Управление запасами на торговом предприятии (на примере ООО «Коллаж»)

Различное сочетание звеньев основных систем управления запасами, а также добавление принципиально новых идей в алгоритм работы системы приводит к возможности формирования огромного числа систем управления запасами, отвечающих самым разнообразным требованиям.

Существуют две наиболее распространенных прочих системы:

- система с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня;

- система «минимум – максимум» [4, c. 56-62].

В системе управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня входным параметром является период времени между заказами. Эта система ориентирована на работу при значительных колебаниях потребления. Чтобы предотвратить завышение объема запасов, содержащихся на складе, или их дефицит, заказы производятся не только в установленные моменты времени, но и при достижении запасом порогового уровня. Таким образом, рассматриваемая система включает в себя элемент системы с фиксированным интервалом времени между заказами (установленную периодичность оформления заказа) и элемент системы с фиксированным размером заказа (отслеживание порогового уровня запасов). Порядок расчета всех параметров данной системы представлен в приложении Г.

Исходные данные для расчета параметров системы:

- потребность в заказываемом продукте, шт.;

- интервал времени между заказами, дни;

- время поставки, дни;

- возможная задержка поставки, дни.

Для определения интервала  времени между заказами (или периодичности  пополнения запасов) можно воспользоваться рекомендациями для расчета интервала времени между заказами [24, c.98].

Гарантийный (страховой) запас позволяет обеспечивать потребителя в случае возможной задержки поставки. Под возможной задержкой поставки, как уже отмечалось выше, подразумевается максимально возможная задержка. Восполнение гарантийного запаса производится во время последующих поставок через пересчет размера заказа таким образом, чтобы его поставка увеличила запас до максимально желательного уровня. Гарантийный запас не оказывает непосредственного воздействия на функционирование системы в целом.

Пороговый уровень запаса определяет уровень запаса, при достижении которого производится очередной заказ. Величина порогового уровня рассчитывается исходя из значения ожидаемого дневного потребления таким образом, что поступление заказа происходит в момент снижения текущего запаса до гарантийного уровня.

Таким образом, отличительной  особенностью системы является то, что заказы делятся на две категории. Плановые заказы производятся через заданные интервалы времени. Возможны дополнительные заказы, если наличие запасов на складе доходит до порогового уровня. Очевидно, что необходимость дополнительных заказов может появиться только при отклонении темпов потребления от запланированных.

Максимально желательный заказ представляет собой тот постоянный уровень, пополнение до которого считается целесообразным. Этот уровень запаса косвенно (через интервал времени между заказами) связан с наиболее рациональной загрузкой площадей склада при учете возможных сбоев поставки и необходимости бесперебойного снабжения потребления.

Постоянно рассчитываемым параметром системы управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня является размер заказа. Его вычисление основывается на прогнозируемом уровне потребления до момента поступления заказа на склад организации.

 Расчет размера  заказа РЗ в штуках в данной системе осуществляется либо по формуле (5) (в зафиксированные моменты заказов), либо по формуле (6) (в момент достижения порогового уровня):

                                              РЗ = МЖЗ – ПУ + ОП,                             (6)

где    МЖЗ – желательный максимальный запас, шт.;

ПУ – пороговый уровень запаса, шт.;

ОП – ожидаемое потребление до момента поставки, шт.

Графическая иллюстрация  функционирования системы управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня приведена в приложении Г [4, c. 56-62].

В системе управления запасами «минимум – максимум» также используется постоянный интервал времени между заказами. Система «минимум – максимум» ориентирована на ситуацию, когда затраты на учет запасов и издержки на оформление заказа настолько значительны, что становятся соизмеримы с потерями от дефицита запасов.

Поэтому в этой системе  заказы производятся не через каждый заданный интервал времени, а только при условии, что запасы на складе в этот момент оказались равными или меньше установленного минимального уровня. В случае выдачи заказа его размер рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимально желательного уровня. Данная система работает лишь с двумя уровнями запасов – минимальным и максимальным, чему она и обязана своим названием.

Порядок расчета параметров системы «минимум – максимум»  представлен в приложении Д.

Исходные данные для расчета параметров системы:

- потребность в заказываемом продукте, шт.;

- интервал времени  между заказами, дни;

- время поставки, дни;

- возможная задержка  поставки, дни. 

Для определения интервала  времени между заказами следует  пользоваться формулой (4).

Гарантийный (страховой) запас позволяет обеспечивать потребителя в случае предполагаемой поставки. Как и в системе с установленной периодичностью запасов до постоянного уровня, гарантийный (страховой) запас используется для расчета порогового уровня запаса.

Пороговый уровень запаса в системе «минимум-максимум выполняет роль «минимального» уровня. Если в установленный момент времени этот уровень пройден, т.е. наличный запас равен пороговому уровню, или не достигает его, то заказ оформляется. В противном случае заказ не выдается, и отслеживание порогового уровня, а также выдача заказа будут произведены только через заданный интервал времени.

Максимально желательный запас в системе «минимум-максимум» играет роль «максимального» уровня. Его размер учитывается при определении размера заказа. Он косвенно (через интервал времени между заказами) связан с наиболее рациональной загрузкой площадей склада при учете возможных сбоев поставки и необходимости бесперебойного снабжения потребления.

Постоянно рассчитываемым параметром системы «минимум-максимум» является размер заказа. Его вычисление основывается на прогнозируемом уровне потребления до момента поступления заказа на склад организации. Расчет размера заказа производится по формуле (6).

Графическая иллюстрация  функционирования системы управления запасами «минимум-максимум» приведена в приложении Д [4, c. 56-65].

Таким образом, проведя  критический теоретический анализ управления запасами по различным литературным источникам, можно обобщить выводы.

Запас – обязательный элемент любой экономической системы, сглаживающий неравномерность производства, обмена, распределения и потребления, материальных благ. Запасы – это резерв материальных ценностей организации (системы). Основное назначение запасов заключается в том, чтобы ослабить зависимость между поставщиком, производителем и потребителем.

Запас можно охарактеризовать с разных точек зрения. Понятие  запаса пронизывает все области материального производства, так как материальный поток на пути движения от первичного источника сырья до конечного потребителя может накапливаться в виде запаса на любом участке. Причем управление запасами на каждом из участков имеет свою специфику.

На пути превращения  сырья в конечное изделие и  последующего движения этого изделия до конечного потребителя создаются два основных вида запасов –  производственные и товарные.

Запасы текущие – основная часть производственных и товарных запасов. Эта категория запасов обеспечивает непрерывность производственного или торгового процесса между очередными поставками.

Запасы страховые – предназначены для непрерывного обеспечения материалами или товарами производственного или торгового процесса в случае различных, непредвиденных обстоятельств.

Запасы сезонные – образуются при сезонном характере производства, потребления или транспортировки [9, с.285-287].

 Ввиду выше сказанного, нужно отметить, что для содержания материальных запасов необходимы склады. Представление о гармонично организованной логистической  системе, как о системе без складов ошибочно. Гармония в логистике достигается правильным сочетанием складского и транзитного способов продвижения вещественной субстанции от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя.

Склады являются одним из важнейших элементов логистических систем. Объективная необходимость в специально обустроенных местах для содержания запасов существует на всех стадиях движения материального потока, начиная от первичного источника  и кончая конечным потребителем. Этим объясняется наличие большого количества разнообразных видов складов [приложение Е].

Реализация функции временного хранения материальных запасов означает необходимость проведения работ по размещению грузов на хранение, обеспечению необходимых условий хранения, изъятию грузов из мест хранения [9, с.317-322]. Основные формы складирования товаров представлены в приложении Ж.

Представление о гармонично организованной логистической системе, как о системе без складов  ошибочно. Гармония в логистике достигается  правильным сочетанием складского и транзитного способов продвижения вещественной субстанции от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя. Склад в логистике используется только тогда, когда это позволяет улучшить показатели сквозного процесса. Таким образом, роль склада заключается в создании условий для оптимизации материального потока.

Логистика ставит задачу гармоничной организации внутри складских процессов, а также задачу технической, технологической и планово-организационной сопряженности внутрискладских процессов с процессами, происходящими в окружающей склад экономической среде. Склады в логистике рассматривают как элементы системы товародвижения, и, в то же время как самостоятельные системы. Соответственно, выделяют две группы задач:

- задачи, связанные со  складами, возникающие при проектировании  систем товародвижения;

- задачи по складам как по самостоятельным системам.

Управление  запасами предусматривает организацию контроля их фактического состояния. Контроль состояния запасов – это изучение и регулирование уровня запасов производственно-технического назначения, изделий народного потребления и др. с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия, оперативных мер к ликвидации отклонений [9, с.297].

Логистическая система управления запасами проектируется с целью непрерывного обеспечения потребителя каким-либо видом материального ресурса. Реализация этой цели достигается решением следующих задач:

- учет текущего уровня запаса на складах различных уровней;

- определение размера гарантийного (страхового) запаса;

- расчет размера запаса;

- определение интервала времени между заказами.

 Для ситуации, когда  отсутствуют отклонения от запланированных  показателей и запасы потребляются равномерно, в теории управления запасами разработаны две основные системы управления, которые решают поставленные задачи, соответствуя цели непрерывного обеспечения потребителя материальными ресурсами. Такими системами являются:

- система управления  запасами с фиксированным размером  заказа;

- система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами.

Однако на практике чаще встречаются иные, более сложные ситуации. При наличии систематических сбоев в поставке и потреблении основные системы управления запасами становятся неэффективными. Для таких случаев проектируются иные системы управления запасами, названные «прочими». Их составляют элементы основных систем управления запасами. Наиболее распространенными прочими системами являются:

- система управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня;

- система «минимум-максимум».

Таким образом, решение обобщённой задачи управления запасами определяется следующим образом:

- в случае периодического контроля состояния запаса следует обеспечивать поставку нового количества ресурсов в объеме размера заказа через равные интервалы времени.

- в случае непрерывного контроля состояния запаса необходимо размещать новый заказ в размере объема запаса, когда его уровень достигает точки заказа.

Размер  и точка заказа обычно определяются из условий минимизации суммарных затрат системы управления запасами.

 Во всех товаропроизводящих операционных системах и большинстве систем сферы обслуживания имеются определенные запасы. Цель создания запасов – образование определенного буфера между последовательными поставками материалов и исключение необходимости непрерывных поставок [16, с.624].

 Исходя  из выше сказанного, можно сделать  вывод – рассмотренные основные  и прочие системы управления запасами применимы лишь к весьма ограниченному спектру условий функционирования и взаимодействия поставщиков и потребителей. Стремление к повышению эффективности использования системы управления запасами в логистической системе организации приводит к необходимости разработки оригинальных систем управления запасами. В теории управления товарными запасами имеется достаточное количество специальных способов ведения такой работы [4, с.249-250].