Развитие выставочно-ярмарочной деятельности в России

Основные стендовые услуги:

• Информационные и справочные услуги – широкое информирование о предмете деятельности экспонента: раздача рекламных буклетов, подготовка и предоставление посетителям справочных материалов о работе фирмы, ее специализации, производственных возможностях, результатах испытаний демонстрируемого экспоната, наличии сертификата качества и др.
• Переводческие услуги (гид-переводчик) – при необходимости предоставляются всем без исключения посетителям, если при осмотре экспозиции стенда их что-то заинтересовало, а также при подготовке специальных материалов, переговорах и отработке контракта.
• Канцелярские услуги – необходимы при оформлении или корректировке посетителем каких-либо документов.
• Организационно-технические услуги – связаны с необходимостью оперативно соединить клиента по телефону с руководством компании, снять для посетителя ксерокопию, отправить факс и т.п.
• Демонстрационные услуги – обязательный показ на стенде в действии инженерно-конструкторских предложений экспонента. Могут осуществляться с помощью видеотехники или виртуально.
• Буфетное обслуживание – угощение посетителей напитками, блюдами национальной кухни и т.п.20

Соответственно, принимая решение об участии в выставке, необходимо хорошо продумать, какие виды стендовых услуг следует качественно предоставлять посетителям, и трезво оценивать свои реальные возможности в организации стендового сервиса.

Заключительная часть работы на стенде 

Непосредственно сразу после окончания выставки с сотрудниками стенда должна быть проведена заключительная беседа. Пока воспоминания еще свежи, можно учесть некоторые частности общего характера, желательно их письменно зафиксировать, чтобы использовать их потом при подготовке заключительного отчета. В письменном отчете могут быть даны рекомендации для следующих презентаций товара.

Демонтаж стенда можно начинать только после официального завершения мероприятия. Не следует в последний день выставки шокировать посетителей видом полупустых стендов. Как характерно для российских выставок, заинтересованный посетитель может появиться и перед закрытием выставки.

Своевременная организация разборки и транспортировки помогает сэкономить время и избежать стрессовой ситуации.

Безусловно, указанные рекомендации персоналу стенда сохраняют свою актуальность, когда на стенде работают всего два-три стендиста. Все вышеуказанные обязанности должны быть распределены между ними.

3. Подведение итогов ярмарки/выставки

 

Централизованная обработка данных об экспонентах и посетителях и других сведениях о выставочном мероприятии осуществляется компаниями по организации выставок.

Целенаправленная обработка данных о закончившейся выставке способствует достижению заданных ранее целей. С самого начала должно быть определено, в какие сроки и каким путем (через какие службы – сбыт, внешняя служба, представительства) предполагается в дальнейшем укреплять налаженные на выставке связи.

Детальная обработка дает точные показания, например, о количестве партнеров по переговорам из разных областей сбыта или количестве товаров, последовательности роста интереса к товарам покупателей или новых клиентов.

Если учет посетителей электронный, то обработка данных значительно упрощается. Учет с помощью штрих-кода или магнитной карты может сочетаться с учетом на стенде.

Сравнение в цифрах с предыдущими или сходными мероприятиями помогает понять тенденции и найти решения по поводу будущего участия в выставке. Сопоставление результатов других компаний с собственными итогами позволяет выбрать пути дальнейшей работы.

Дальнейшая работа с посетителями имеет свои особенности. Последующий учет может проводиться по-разному для тех целевых групп, которые побывали на выставке, и для круга тех приглашенных, которые не явились, среди которых клиенты, заинтересованные лица, журналисты. Нужно учесть их в целевых группах.

Клиентам и заинтересованным лицам, которые явились, направить:

• благодарность за визит,
• обещанные документы и коммерческие предложения,
• предложения о следующих деловых встречах,
• дать сотрудникам указания по поводу расширения контактов.

 

 Клиентам и заинтересованным лицам, которые не явились:

• направить информацию о программе выставки, новинках и усовершенствованиях, показанных фирмой,
• установить контакты по телефону или письменно.

 

 Журналистам, которые явились, направить:

• благодарственное письмо,
• отчет о выставке (для специальных изданий – с фотографиями).

 

 Журналистам, которые не явились, переслать:

• всю подборку информации для прессы об участии фирмы в выставке,
• отчет о выставке.

Контролирование всей деятельности предприятия является составной частью современного предпринимательства. Выставки и ярмарки, как никакое другое средство информации, приводят к непосредственной реакции посетителей внутри целевых групп и дают возможности анализа рынка. Поскольку ярмарки и выставки, как событие, связаны с определенным временем и пространством, то необходимо измерить и оценить. 

Контролирование результатов предусматривает:

• определение суммы затрат в связи с участием в выставке;
• изучение документации по поводу заключенных договоров, установленных контактов и полученной информации;
• обобщение данных по учету посетителей;
• оценку собственной выставочной рекламы;
• анализ местоположения стенда, его размеров и оснащения;
• оценку квалификации и уровня подготовки персонала стенда;
• обсуждения с персоналом выставки, обмен впечатлениями (настроение на стенде и т. д.);
• анализ поведения конкурентов;
• отзывы в прессе об участии предприятия в выставке.

 

 В случае низкой оценки степени достижения целей целесообразно проанализировать основные причины неудач:

• ошибочное определение целей участия и целевых групп адресатов;
• неудачный выбор ярмарки/выставки;
• низкая квалификация персонала;
• недостаток времени для подготовки к выставке;
• недостаточный бюджет;
• неподходящие экспонаты (неправильный выбор, упаковка, транспортировка);
• неудачное месторасположение стенда;
• нефункциональность стенда;
• недостаточная реклама участия.

 

 Контролирование результатов становится основой решений последующего участия в выставках. В результате выявляются организационные ошибки, в дальнейшем прорабатываются будущие концепции стенда, оказывается влияние на отбор персонала.

 

Глава 3. Состояние выставочно-ярмарочного движения в РФ

3.1. Формирование выставочных  центров в Москве и Санкт- Петербурге

 

Столица России всегда была и остается признанным выставочным центром не только Восточной Европы, но и Азии. Этому способствует выгодное географическое положение Москвы – на линии между крупнейшими выставочными центрами Европы – в Германии и Азии в Китае. Такое же центральное географическое положение занимает Москва по отношению к городам России на Евразийском континенте и городам других стран СНГ, включая страны Балтии.

Столичные власти ранее других в России оценили роль выставок не только как важный фактор для маркетинговой деятельности предприятий и для формирования рынка, но и как важный элемент образования бюджета. У Москвы есть хорошие перспективы развития выставочной деятельности и получения от этого больших выгод. Нынешний же выставочный потенциал столицы развит недостаточно.

В целях определения принципов эффективного развития выставочно-ярмарочной деятельности в интересах экономики Москвы и прежде всего производителей отечественной продукции в соответствии с законодательством Российской Федерации и международной практикой в 1999 г. была разработана и одобрена Правительством Москвы Концепция выставочной деятельности и схема размещения выставочно-ярмарочных комплексов. Пример Москвы был подхвачен другими регионами и в определенной мере инициировал подготовку и принятие соответствующей Концепции на федеральном уровне.

Концепция и схема размещения и развития выставочно-ярмарочных комплексов разработана в тесном сотрудничестве с Московской торгово-промышленной палатой, выставочными комплексами, фирмами-организаторами выставочных мероприятий, предприятиями сервисных услуг, консалтинговыми фирмами. Все проектные проработки делались совместно с организациями Москомархитектуры и на основе их предложений.

Важнейшие аспекты Концепции выставочной деятельности и схемы размещения и развития выставочно-ярмарочных комплексов в Москве – это:

• создание благоприятных экономических, организационных, правовых и иных условий для поддержки московских товаропроизводителей, продвижения московских товаров и услуг на российский и зарубежный рынки;
• увеличение поступлений от выставочно-ярмарочной деятельности в города Москвы с учетом инфраструктуры города (гостиницы, транспорт, предприятия общественного питания, театры, музеи);
• развитие материально-технической и экспозиционной базы в выставочной сфере;
• нормативно-правовое регулирование выставочно-ярмарочной деятельности;
• создание комплексной системы поддержки и развития выставочно-ярмарочной деятельности в соответствии с интересами г. Москвы во внешнеэкономической деятельности и региональной политике;
• поддержка организаторов выставок – отечественных фирм, зарегистрированных в г. Москве;
• создание условий для подготовки и проведения выставок в соответствии с международными нормами и практикой;
• подготовка и обучение квалифицированных выставочных кадров.

 

 В Концепции определены приоритеты выставочно-ярмарочной деятельности в Москве:

• обеспечение возможностей для предприятий г. Москвы более масштабного представления своей продукции;
• эффективное взаимодействие городских управленческих структур с выставочно-ярмарочными комплексами, организаторам выставок-ярмарок, предприятиями, организациями и повышение влияния Правительства Москвы на весь процесс выставочно-ярмарочной деятельности в городе;
• оптимизация интегральной бюджетной отдачи от выставочно-ярмарочной деятельности в г. Москве.

 

 Основными выставочно-ярмарочными комплексами и центрами г. Москвы считаются общегородские комплексы – ГАО ВВЦ, ЗАО «Экспоцентр» и специализированные комплексы – ОАО «Росстройэкспо», КВЦ «Сокольники», ОАО «Совинцентр», ГП «Москва», ОАО «Манеж», Центральный дом художников, Центр межрегионального и международного сотрудничества Департамента науки и промышленной политики на Варшавском шоссе, при этом ОАО «ГАО ВВЦ», ЗАО «Экспоцентр», ОАО «Росстройэкспо», КВЦ «Сокольники» определены в качестве базовых.

 

 

ВСЕРОССИЙСКИЙ ВЫСТАВОЧНЫЙ ЦЕНТР 

ВВЦ – ОАО «Государственное акционерное общество «Всероссийский выставочный центр» – крупнейший и наиболее посещаемый выставочно-ярмарочный комплекс страны, на котором традиционно представляются образцы достижений экономики, науки и культуры России, стран СНГ.

В распоряжении участников выставок весь спектр выставочных услуг: таможенный пост и склад временного хранения, отделения 10 банков, 18 конференц-залов на 3300 посадочных мест, современные средства связи, Интернет, широкая сеть объектов общественного питания.

ВВЦ занимает территорию в 2375 тыс. кв. м. Это 108 тысяч закрытых экспозиционных площадей, из которых: 36,8 тыс. кв. м. постоянно действующие закрытые экспозиционные площади для проведения крупных международных, общероссийских, межрегиональных и отраслевых выставок; 48,2 тыс. кв. м. – для небольших выставок, ярмарок, смотров; 23,5 тыс. кв. м. – для проведения сельскохозяйственных выставок и ярмарок; 158,1 тыс. кв. м. открытых экспозиционных площадей – для выставок, культурно-массовых, образовательных и спортивных мероприятий. ГАО ВВЦ – член Международного союза выставок и ярмарок, член Международного союза ярмарок (UFI), член ТПП РФ, Московской ТПП, Гильдии выставочных организаций.

В 1999 г. Решением правительства Москвы ВВЦ определен основным выставочным комплексом столицы. В том же 1999 г. совет директоров ГАО ВВЦ принял Концепцию развития комплекса.