Развитие выставочно-ярмарочной деятельности в России

3. Рыночная группа по международным ярмаркам Комиссии по развитию внешней торговли при Европейской Экономической Комиссии ООН создана в 1955 г.

В ее состав входят представители 20 стран, а также Союз международных ярмарок и Международная торговая палата. Группа разработала ряд рекомендаций правительствам стран – членов ООН относительно административных льгот, которые предоставляются международным ярмаркам и выставкам образцов. Эти рекомендации определяют порядок выдачи виз участникам выставок и ярмарок (бесплатно, в кратчайшие сроки – не позднее 15 дней), порядок ввоза на выставки и ярмарки рекламного и строительного материалов, необходимых для оформления стендов (беспошлинно), образцов для проб и экспонатов (временно беспошлинно), порядок получения экспонентами иностранной валюты, предоставления им товарных контингентов и пр.

Помимо перечисленных международных организаций существуют также временные объединения международных отраслевых выставок и ярмарок по отдельным группам товаров: автомобилям, мотоциклам, металлорежущим станкам, полиграфическому оборудованию, текстилю. Эти международные организации содействуют проведению международных выставок и ярмарок и стремятся унифицировать и распространить льготы для их участников, посетителей, а также грузов на все универсальные и отраслевые выставки и ярмарки международного значения.10

 Местные  учреждения

         Это министерства и ведомства, торговые палаты, ассоциации промышленников  и торговцев, общественные организации, содействующие развитию международных  связей, и городские муниципалитеты. Ими создаются постоянные рабочие  органы по управлению ярмарками  и временные – по управлению  выставками, выставочные комитеты  или управления, являющиеся юридическими  лицами. Управления или комитеты  через соответствующий аппарат  организуют подготовку и проведение  выставок и ярмарок. Правовое  положение участников выставок  и ярмарок и их устроителей  определяется утвержденным  надлежащим  порядком регламентом или правилами  участия в выставках и ярмарках.

Правительства государств, на территории которых проводятся выставки и ярмарки, оказывают им содействие в создании материальной базы и в установлении различных льгот для экспонентов и их грузов.

Важной формой организационно-технической работы управлений и комитетов международных выставок и ярмарок является проведение мероприятий, способствующих обмену научно-техническим опытом между участниками, и содействие в осуществлении рекламы товаров. Эти мероприятия оказывают серьезное влияние на международную торговлю, привлекая на выставки и ярмарки специалистов, промышленников, торговцев и увеличивая суммы экспортно-импортных сделок.

 

 

Глава 2. Основы организации ярмарок и выставок

2.1. Подготовка к ярмарке/выставке

 

Участие фирмы в работе  той или иной выставки или ярмарки требует определенных затрат и в конечном итоге может оказать как положительное влияние на деятельность фирмы, так принести некоторые убытки или создать негативное мнение о фирмы и ее товаре. Для этого необходимо тщательно продумать предстоящие действия, реализация которых должна обеспечить эффективное участие в работе каждой конкретной ярмарки или выставки. Прежде всего, необходимо найти обоснованные решения следующих задач:

- определить целесообразность  участия организации в данной  выставке      или ярмарке;

- обеспечить качественную  подготовку к участию данной  организации в выбранной выставке  или ярмарке

- подвести итоги участи  в работе организации 

Таким образом, подготовку и участие в работе ярмарки и выставки можно представить в виде процесса, который содержит 8 этапов, на каждом из которых принимаются и реализуются соответствующие решения.

Рис.1

 

 

 

 

 

 

 

Участвуя в работе ярмарки и выставки, каждая фирма использует конкретные мероприятия для достижения своей главной цели – обеспечение эффективной предпринимательской деятельности в долгосрочной перспективе. Этой цели должны быть подчинены цели более низкого уровня (рис.1)11

Такими целями являются:

• обеспечение эффективной товарной политики;
• реализация действенной ценовой политики;
• обеспечение эффективной политики распределения товаров;
• реализация действенной политики продвижения товаров.

Целями более низкого уровня для обеспечения эффективной товарной политики являются:

• расширение ассортимента;
• оценка новых товаров;
• улучшение качества уже производимых товаров.

Для обеспечения действенности ценовой политики возможными целями участия организации в ярмарках и выставках можно назвать:

• определение верхней границы цены товара;
• определение наиболее приемлемого уровня сервисного обслуживания.

Для совершенствования распределения товаров основными целями участия в выставках и ярмарках можно назвать:

• оценка эффективности имеющейся системы распределения;
• поиск новых партнеров;
• создание и совершенствование деятельности сети;

Для обеспечения эффективной политики продвижения товаров в качестве целей участия в ярмарках и выставках могут быть:

• создание имиджа товара и услуг;
• создание имиджа самой фирмы.

Эти цели конкретизируются и уточняются для конкретных ярмарок и выставок. Также они должны быть подчинены основным, долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным целям деятельности фирмы. Основной предпосылкой достижения целей является, прежде всего, обоснованный выбор ярмарки или выставки для участия фирмы в ее работе.                                                                                                                               Рис.2

 

Сформулированные цели позволяют фирме провести предварительный отбор наиболее привлекательных для нее ярмарок и выставок. Следующим важным шагом должен быть сбор информации о каждом конкретном мероприятии, которое представляет для фирмы определенный интерес (рис.2).12

Данная информация может быть получена, например, у самого организатора мероприятия, у ранее участвовавших в нем фирм или в различных организациях, занимающихся ярмарочной и выставочной деятельностью. Иными словами, чтобы получить сведения о привлекательных ярмарках и выставках, следует провести соответствующие маркетинговые исследования. В результате таких исследований по каждой ярмарке или выставке нужно установить:

• качественный и количественный состав посетителей и экспонентов  и динамику их изменений;
• динамику деловой активности;
• время и место проведения, радиус действия;
• стоимость предоставляемых услуг

Сравнительный анализ полученных данных, собранных по каждой конкретной ярмарке или выставке, позволяет выбрать наиболее приемлемое мероприятие для организации. Чтобы принять окончательное решение об участии в работе той или иной ярмарки или выставки, следует провести дополнительный анализ и ответить на следующие вопросы:

• возможно ли достижение поставленных целей при участии в данном мероприятии?
• будут ли участвовать основные конкуренты в планируемом мероприятии?
• каковы будут расходы на:
• маркетинговые исследования и обработку данных до и после участия в ярмарке и выставке
• персонал, занятый в подготовке и проведении ярмарки и выставки
• рекламу и общественные связи, обусловленные участием в работе ярмарки или выставки
• по приему посетителей
• на транспортировку, установку, демонтаж, складирование экспонатов

Учитывая вышеперечисленные затраты, фирма поэлементно рассчитывает их и составляет смету для каждой конкретной ярмарки или выставки. Конечно, эти расходы индивидуальны для каждого конкретного мероприятия, однако, на практике выходит, что в большинстве случаев больше половины всех затрат приходится на изготовление стенда и арендную плату (рис.3)13

Рис.3

Стенд, оформленный не на должном уровне, может вызвать негативное отношение, как к нему, так и к экспонату в целом. Затраты на оформление стенда должны быть обоснованными и достаточными.

Также очень важно предусмотреть средства, которые на должном уровне позволят организовать работу персонала и провести необходимую рекламу.

Методы организации, система расходов и конечный результат зависят от способа участия предприятия в ярмарке-выставке. Самые большие шансы на успешное участие дает самостоятельное участие со своим собственным стендом.

Выбор способа участия экспонента в выставке-ярмарке обуславливается несколькими факторами:

• размеры предприятия;
• наличие необходимых финансовых средств;
• наличие программы участия в ярмарке/выставке;
• уровень профессионализма его персонала и степень готовности организации к участию в конкретный период времени;
• опыт фирмы в участии в подобных мероприятиях;
• возможные ограничения со стороны организаторов выставки или ярмарки;
• ожидаемые результаты от участия;
• наличие государственной политики в отношении ярмарок и выставок (целенаправленность, наличие интересов, совпадающих у государства и экспонента).

Самостоятельное участие фирмы в национальной или международной выставке означает, что она готова взять на себя всю ответственность, решение всех организационных вопросов и, как правило, нести все финансовые расходы. Также такие участники должны помнить, что хоть они и представляют частное предприятие, производимое ими впечатление отражается на мнении о стране в целом.

В развитых промышленных странах разработана такая государственная система, выделяющая субсидии в основном экспортерам, направленная на развитие участия частных предприятий в ярмарках и выставках. Величина государственной поддержки (процент участия в расходах фирмы) зависит от размера, структуры организации-участницы, вида производимых товаров (потребительские или инновационные), уровня развития технологий, достигнутых результатов, страны организации ярмарки/выставки.

Участие же российских предприятий в зарубежных выставках происходит довольно редко. Объясняется это несколькими причинами:

• малые и средние размеры предприятий;
• ограниченные экономические возможности;
• отсутствие экономической поддержки государства;
• нехватка организационного опыта и квалифицированного персонала;
• низкий уровень осведомленности.

Различные государственные учреждения, союзы, торгово-промышленные палаты организуют вместе с уже имеющими достаточный опыт организаторами национальные павильоны  на международных выставках и ярмарках или создают общие групповые стенды.

 Также еще одной  формой участия в выставке/ярмарке  может быть участие в виде  субэкспонента на стенде дружественной  организации. Данная форма является  очень полезной, так как с помощью  нее есть возможность познакомиться  с выставочным процессом. При  этом товары, выставляемые субэкспонентом, должны соответствовать товарной  номенклатуре экспонента. Данные  о субэкспоненте должны быть  также внесены в общий каталог  вместе с данными основного  экспонента. Данная форма участия  наиболее распространена в России  и наименее – за рубежом. Основная  причина состоит в том, что  существует убеждение, что такое  групповое участие на стенде  создает препятствия для развития  независимости экспонента и не  приносит ему существенной пользы.

Участие предприятия в составе экспозиции павильона страны обуславливается обычно низкой стоимостью и освобождением от решения организационных вопросов. Такие национальные павильоны направлены на улучшение имиджа страны и продвижение новых национальных предприятий, однако, существенным недостатком является то, что предприятие не может в полной мере продемонстрировать свою организационную самостоятельность, особенно, если участие данного предприятия обусловлено неэкономическими причинами.