Использование экономических методов

    Для  того, чтобы ограничить время, затрачиваемое на  беседу  (а значит

сэкономить  время менеджера), необходимо, как  уже отмечалось ранее,  сообщить

посетителю  допустимую  продолжительность   беседы.   Если   собеседник   не

прекращает  разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло.

    В  заключение необходимо отметить, что для оптимального  ведения   беседы

менеджер должен:

 уметь активно  слушать. То есть в процессе  рассказа  собеседника  не  просто

слушать молча, а показывать, что вы следите заходом мысли.

 уметь понять  собеседника. Причем “понять  не значит принять”. Если  менеджер

может правильно  понять собеседника, то это поможет  ему  принять  правильное

решение;

 уметь направить  разговор в нужное русло;

 стараться  говорить на уровне собеседника  и др.

 

 

 

                           Посещение рабочих мест

 

    Посещение   рабочих  мест  позволяет   наладить  с  коллективом   хорошие

отношения, быть в курсе  дел  на  предприятии  (в  организации).  Также  при

посещении рабочих мест рабочие (служащие)  могут высказать менеджеру свои

пожелания или  возможные варианты решения проблем.

    При  подготовке к посещению менеджер  должен собрать необходимый материал

по тому или  иному  цеху,  подразделению,  отделу  чтобы  быть  в  курсе  дел

происходящих  в них.

    Для   хорошего   контакта   с    работниками    необходимо    учитывать

психологические моменты. В частности в цех, подразделение, отдел лучше  идти

одетым  соответствующим  образом.  При  встрече  с  работниками   необходимо

поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не  забыть

внесенные предложения  их лучше кратко записывать и после  анализа  внедрять,

не забывая  поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.

    Для  посещения рабочих мест лучше  выбирать время ближе к концу   рабочего

дня, когда  производительность низкая  и  отвлечение  работников  не  нанесет

большого вреда.

    Важно  отметить также,  что  необходимо  встречаться  с  работниками   не

только в  рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно  обсудить

общее положение  дел  на  предприятии  (организации),  послушать  выступления

работников.

 

 

      5. Характеристика основных элементов  проектирования организации.

 

    Ключевыми   понятиями  структур  управления  являются  элементы,   связи

(отношения), уровни  и  полномочия.  Элементами  организационной  структурой

управления  могут быть как отдельные работники (руководители,  специалисты,

служащие), так  и службы либо органы аппарата управления, в  которых  занято

то   или   иное   количество   специалистов,    выполняющих    определенные

функциональные  обязанности. Есть два  направления  специализации  элементов

организационной структурой управления:

    а)  в  зависимости  от  состава   структурных  подразделений   организации

вычленяются  звенья   структуры   управления,   осуществляющие   маркетинг,

менеджмент  производства, научно-технического прогресса  и т.п.;

    б)  исходя  из  характера  общих   функций,   выполняемых   в   процессе

управления, формируются  органы,  занимающиеся  планированием,  организующие

производство, труд и управление, контролирующие все процессы в организации.

    Отношения   между   элементами   структуры   управления   поддерживаются

благодаря  связям,  которые  принято  подразделять  на   горизонтальные   и

вертикальные. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми.

Вторые - это  отношения  подчинения.  Необходимость  в  них  возникает  при

иерархичности построения системы управления, то есть при наличии  различных

уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.

    При   двухуровневой  структуре   создаются  верхние   звенья   управления

руководство  организацией   в   целом)   и   низовые   звенья   (менеджеры,

непосредственно руководящие работой исполнителей). При трех и более уровнях

в организационной  структуре управления  формируется  так называемый  средний

слой, который  в свою очередь может состоять из нескольких уровней.

    В   структуре   управления   организацией   различаются   линейные    и

функциональные  связи.  Первые  -  суть  отношения  по  поводу  принятия  и

реализации  управленческих  решений  и  движения   информации   между   так

называемыми линейными руководителями, то есть лицами, полностью отвечающими

за   деятельность   организации   или   ее    структурных    подразделений.

Функциональные  связи сопрягаются с теми или  иными  функциями  менеджмента.

Соответственно  используется  такое  понятие,  как  полномочия:   линейного

персонала,  штабного  персонала  и  функциональные.   Полномочия   линейных

руководителей  дают  право  решать  все  вопросы  развития   вверенных   им

организаций и подразделений, а также  отдавать  распоряжения,  обязательные

для выполнения  другими  членами  организации  (подразделений).  Полномочия

штабного  персонала  ограничиваются  правом   планировать,   рекомендовать,

советовать  или  помогать,  но  не  приказывать  другим  членам  организации

выполнять их распоряжения. Если тому или  иному  работнику  управленческого

аппарата предоставляется  право  принимать  решения  и  совершать  действия,

обычно  выполняемые  линейными менеджерами,  он  получает  так называемые

функциональные  полномочия.

    Между  всеми названными  выше  составляющими   организационной  структуры

управления  существуют сложные  отношения  взаимозависимости:  изменения  в

каждой из них (скажем, числа элементов и  уровней,  количества  и  характера

связей и  полномочий  работников)  вызывают  необходимость  пересмотра  всех

остальных. Так, если руководством организации принято  решение о введении  в

организационную  структуру  управления   нового  органа,  например,  отдела

маркетинга (функции  которого ранее никто не выполнял),  нужно  одновременно

дать ответ  на следующие вопросы: какие задачи  будет решать  новый отдел?

кому он  будет непосредственно подчинен?  какие  органы  и подразделения

организации  будут  доводить  до  него  необходимую  информацию?  на  каких

иерархических уровнях будет представлена новая  служба? какими  полномочиями

наделяются  работники  нового  отдела?  какие формы связей  должны   быть

установлены между новым отделом и другими отделами?

    Увеличение  количества элементов и уровней  в  организационной  структуре

управления  неизбежно приводит к  многократному  росту  числа  и  сложности

связей, возникающих  в процессе принятия управленческих решений;  следствием

этого нередко  является замедление процесса управления,  что  в  современных

условиях  тождественно  ухудшению качества  функционирования   менеджмента

организации.

 

     6. Контроль как функция управления: сущность, необходимость, видя,

                        характеристика эффективности.

 

    Контроль - это процесс, обеспечивающий  достижение целей организации.  Он

необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше,  чем они

станут слишком  серьезными, и может также использоваться  для  стимулирования

успешной деятельности.

    Процесс  контроля состоит из установки  стандартов, изменения  фактически

достигнутых результатов  и  проведения  корректировок  в  том  случае,  если

достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

    Руководители  начинают  осуществлять  функцию   контроля  с  того  самого

момента, когда  они сформулировали цели  и  задачи  и   создали  организацию.

Контроль очень  важен, для того чтобы организация  функционировала успешно.

    Функция   контроля  -  это  такая   характеристика  управления,   которая

позволяет выявить  проблемы  и  скорректировать  соответственно  деятельность

организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

    Одна  из важнейших причин необходимости  осуществления контроля состоит  в

том,  что  любая  организация,  безусловно,  обязана  обладать  способностью

вовремя фиксировать  свои ошибки и исправлять их до того,  как  они  повредят

достижению  целей организации.

    Равно  важной является и положительная  сторона  контроля,  состоящая   во

всемерной  поддержке  всего  того,  что  является  успешным  в  деятельности

организации. Другими словами, один из важных  аспектов  контроля  состоит  в

том, чтобы  определить, какие  именно  направления  деятельности  организации

наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации  и  их  причины,

мы  получаем  возможность  достаточно  быстро  адаптировать  организацию   к

динамичным  требованиям внешней среды.

    Контроль  не только позволяет проблемы  и реагировать на них  так,  чтобы

достигнуть  намеченных целей, но и помогает руководству  решить,  когда  нужно

вносить радикальные  изменения в деятельности организации.

    Контроль - это критически важная и сложная  функция управления. Одна  из

важнейших  особенностей  контроля,  которую  следует  учитывать   в   первую

очередь, состоит  в том,  что  контроль  должен  быть  всеобъемлющим.  Каждый

руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять  контроль  как

неотъемлемую  часть своих  должностных  обязанностей,  даже  если  никто  ему

специально  этого не поручал.

    Контроль  есть  фундаментальный   элемент   процесса   управления.   Ни

планирование, ни создание  организационных  структур,  ни  мотивацию  нельзя

рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически  все

они  являются  неотъемлемыми  частями  общей  системы  контроля   в   данной

организации.  Существует  три  основных  вида   контроля:   предварительный,

текущий и  заключительный. По  форме  осуществления  все  эти  виды  контроля

схожи, так как имеют одну  и ту  же  цель:  способствовать  тому,  чтобы

фактически  получаемые  результаты  были  как  можно  ближе   к   требуемым.

Различаются они только временем осуществления.

 

 

 

                      Предварительный                               Текущий

Заключительный

                         контроль                                  контроль

        контроль

 

 

                                                    Время

 

 

 

                                                 Рис. № 2

 

 

 

    Предварительный  контроль.

 

    Этот   вид    контроля   называется   предварительным    потому,    что

осуществляется  до фактического начала работ.

    Основными  средствами осуществления предварительного  контроля  является

реализация  определенной  политики,  процедур,  правил  и  линий  поведения.

Прежде всего,  он  применяется  по  отношению  к  трудовым,  материальным  и

финансовым  ресурсам.  Предварительный  контроль  в   области   человеческих

ресурсов достигается  в организациях за счёт тщательного  анализа  деловых  и

профессиональных   навыков    и    отбора    наиболее    подготовленных    и

квалифицированных людей. Во  многих  организациях  предварительный  контроль

человеческих  ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения.

    Контроль   материальных   ресурсов   осуществляется   путем   выработки

стандартов  минимально допустимых уровней качества  и  проведения  физических

проверок соответствия  поступающих материалов этим  требованиям.  К  методам

предварительного  контроля материальных ресурсов относится  также  обеспечение

их запасов  на уровне достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

    Важнейшим   средством  предварительного  контроля  финансовых   ресурсов

является  бюджет  (текущий  финансовый  план),   который   позволяет   также

осуществлять    функцию    планирования.    Бюджет    является    механизмом

предварительного  контроля  в  том  смысле,  что  даёт  уверенность:   когда

организации потребуются наличные средства, эти  средства у неё будут.

 

 

    Текущий  контроль

 

    Как   это  собственно  следует   из  его   названия,   текущий   контроль

осуществляется  непосредственно в ходе  проведения  работ.  Текущий  контроль

обычно   производится   в   виде   контроля    работы    подчиненного    его

непосредственным  начальником.

    Текущий  контроль не проводится  буквально   одновременно  с  выполнением

самой работы. Скорее он базируется  на  измерении  фактических  результатов,

после проведения работы. Текущий контроль основывается на  обратных  связях.

Управляющие системы в организациях имеют  разомкнутую  обратную  связь,  так

как  руководящий  работник,  являющийся  по  отношению  к  системе   внешним

элементом, может  вмешиваться  в  ее  работу,  изменяя  и  цели  системы,  и

характер ее работы.

 

 

    Заключительный  контроль

 

    Заключительный  контроль осуществляется после  того, как работа закончена