Использование экономических методов

специальные цветные папки. На столе у менеджера  должен  стоять  специальный

лоток для  бумаг с несколькими  отделениями,  в  которые  он  сможет   класть

корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

    Менеджер,  просматривая  корреспонденцию   в  порядке  важности,  должен

поставить резолюцию.

    Хранить  документы в кабинете  менеджера   нет  никакой  необходимости   и

поэтому в  обязанности секретаря или специального  отдела  вменяется  ведение

архива.  Хранимые документы должны  быть  классифицированы  по  определенным

признакам, по которым их легко было  бы  найти.  С  повсеместным  внедрением

компьютеров  задачу  хранения  документов  можно  переложить  на  них.   Это

сэкономит время  на их поиск и место.

 

 

                        Ведение телефонных разговоров

 

    Телефон   —  важное  средство  эффективности   управленческого   работы,

оперативного  делового общения. Но при  неправильном  пользовании  им  именно

телефон  становится  источником  потерь  рабочего  времени.  На   телефонные

переговоры  тратится от 4% до 27% рабочего времени.

    Искусство  в  пользовании  телефоном   состоит  в  максимальной  экономии

времени на телефонные беседы  при  максимальной  реализации  предоставленных

телефоном возможностей.

    Большую   помощь  при  телефонном   обслуживании   оказывает   менеджеру

правильно  организованный  справочный  аппарат.  Удобно   для   этих   целей

использовать  компьютер. Кроме этого менеджеру  удобно иметь при  себе  личный

справочник  с адресами и телефонами, который  регулярно  должен  проверяться,

обновляться и дополняться. В  личном  справочнике  кроме  фамилии,  имени  и

отчества абонента (по алфавиту)  целесообразно  указать  его  должность  или

дело, с которым  он связан.

    Длительность  деловых  телефонных  переговоров   должна  быть  предельно

минимальной при максимальной информативности.

    Для  того чтобы телефонный разговор  продолжался  минимальное   количество

времени,  нужно  его  тщательно   спланировать,   предварительно   составить

короткую наметку  и подобрать необходимые  материалы,  продумать  разговор  и

записать  основные  вопросы,  которые  вы  собираетесь  выяснить,  а   также

вопросы, которые  могут возникнуть в ходе беседы.

    Недостающую  зрительную связь люди обычно  стремятся восполнить  излишним

многословием  или привлечением к разговору  посторонних, что удлиняет  беседу.

Большинство телефонных разговоров можно уложить  в три  минуты,  максимальная

продолжительность их пять-шесть минут.

    В  заключение необходимо отметить,  что  все  телефонные  звонки  должны

проходить через  секретаря, который  перенаправляет  звонки  в  то  или  иное

подразделение и переключает на  менеджера,  если  звонки  предназначены  для

него. Это позволит сэкономить время менеджера.

 

 

                      Проведение совещаний, конференций

 

    Каждый  день, утром менеджер проводит  планерки,  конференции.  Они,  как

правило, носят  кратковременный характер (максимум 15 мин.) и  повторяемость.

На них докладывается  проделанная работа за предыдущий день и  решается,  что

делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются  краткость

изложения и  максимальная информативность.

    Совещания,  в противоположность  планеркам,  более  долговременны  и   не

носят,  как  правило,  столь   повторяющегося   характера.   На   совещаниях

обсуждаются важные вопросы и  принимаются  коллективные  решения.  Совещание

является эффективной  формой выработки групповых решений. От  того  насколько

эффективно   оно   проводится,   зависит    качество    принятых    решений.

Спланированные  и  организованные  определенным  образом  совещания  помогают

уменьшить потери времени и повысить  качество  вырабатываемых  решений.  При

подготовке  к совещанию необходимо:

 Четко и  однозначно определить тему совещания  и ее цель;

 Определить: можно ли за одно совещание  решить несколько вопросов;

  Тщательно   разработать  повестку  дня,  выбрать  наиболее   целесообразную

последовательность  вопросов;

 Заранее  познакомить участников с теми  фактами, которые могут обсуждаться   в

ходе дискуссии;

 Как можно  раньше послать приглашение участникам;

  Выбрать  помещение  для  заседаний  (кабинет  менеджера  или   специальная

комната) с  хорошей вентиляцией и нормальной температурой;

  Участникам  совещания  выработать  возможные   решения   по   предлагаемым

вопросам.

    Четкие  планирование,  подготовка  и   проведение  беседы  займут  меньше

времени, чем  случайная беседа.

    Последовательность  вопросов, рассматриваемых на  совещании,  необходимо

спланировать,  учитывая,  что  в  ходе  совещания,  в  зависимости  от   его

продолжительности,   снижается   работоспособность   участников.   Так   пик

работоспособности наблюдается через 15 - 20  мин.  после  начала  совещания.

Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.

    Для  эффективности деловой беседы  необходимо приглашать только  тех,  кто

непосредственно нужен при обсуждении  вопросов.  При проведении  совещаний

необходимо  учитывать, что слишком  большое  количество  участников  скажется

отрицательно  на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до  12  человек,

в зависимости  от решаемых вопросов. Любое совещание  необходимо  заканчивать

протоколом  совещания, где  отражается  исполнители,  их  действия  и  другая

информация.

 

 

                         Составление графика работы

 

    Менеджер  располагает определенным фондом  рабочего  времени  в  течение

дня. Продолжительность  рабочего дня менеджера, как  уже  отмечалось  ранее,

строго не лимитирована, но все же  ограничена,  и необходимо  спланировать

свою работу таким образом, чтобы рабочий  день  не  растянулся  на  14  -15

часов.

    Прежде  всего необходимо отметить, что производительность  менеджера в

течении рабочего дня различна. Так пик производительности  приходится   на

период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает.  После  обеда

(между 12 и  13 часами) производительность несколько  возрастает, но после 14

часов заметно  идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения

принимать в  период максимальной работоспособности.

    Менеджер  должен тщательным образом планировать  свой рабочий  день.  Для

этого  лучше  всего  подходят  графики  работы.  В  таких  графиках   сразу

отводиться  определенное  время  в  течение  дня  на  выполнение  каких-либо

повторяющихся   действий.   Например:   проведение    совещаний    в    900

продолжительностью 15 минут, прием  посетителей  с  1300  до  1400  и  т.д.

Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации.  Соблюдение  графика

не является  строго  обязательным,  но  помогает  рационально  спланировать

рабочее время. Менеджер  должен  постоянно  контролировать,  как  выполнены

запланированные  задачи,  а  также  делать  анализ  использования  рабочего

времени и  узнать, не теряется  ли  оно  по  одним  и  тем  же  причинам.  В

результате  менеджер  лучше узнает  самого  себя,  в   дальнейшем   сумеет

сосредоточиться на решении важнейших задач и  сможет не просто  работать,  а

достигать высоких  результатов.

 

 

                     Подготовка и проведение выступлений

 

    Менеджер  должен владеть деловым красноречием. Основная цель выступления

- воздействовать  на мысли слушателей, склонить  их  к  своей  точке   зрения.

Хорошо  выступить  -   это  не  просто  выложить  все  имеющиеся  данные,  а

максимально увлечь внимание слушателей и склонить их  в  свою  сторону.  Для

того,  чтобы  выступление  прошло  эффективно,  к  нему  надо   основательно

подготовиться. Перечислим основные рекомендации, призванные помочь оратору.

 Прежде  всего, важно ответить на  вопросы,  какая  общественная  потребность

лежит в  основе  предстоящего  выступления  и каким  образом оратор  может

удовлетворить эту потребность;

    2. В  соответствии с этим определить  цель своей  речи:  чего  вы  хотите

достичь своим  высказыванием?;

     3. Спросите себя, что вы уже  знаете о предмете изложения.  Изложить  на

бумаге  в  форме  тезисов  сведения  о  предмете,   которыми   располагаете.

Убедиться, что  уже на этом этапе у есть материал для выступления и есть  что

сказать;

    4. Четко  определить, на какие вопросы  должны дать ответы слушателям;

    5. Собрать  недостающие материалы для выступления,  выбрать самое важное,

пользуясь при  этом специальной литературой по теме выступления,  справочными

словарями, журналами  и другими источниками справочного  характера;

    6. Продумать  сложнейшие моменты аргументации;

    7. Попытаться  разбить приготовленный для выступления  материал на части;

    8. Составить  тезисы речи с включением в  них ключевой информации, цитат,

определений.

    9. Если  нет опыта публичных выступлений,  необходимо потренироваться;

    10. Концентрация внимания на основных  вопросах содержания речи.

    Замечено, что на современную публику   особенно  благоприятно  действует

импровизированная речь. Чтение “по бумажке” не эффективно. При подготовке  к

выступлению нужно выяснить, какой круг  слушателей  (половозрастный  состав,

интересы), а  также какой тип выступления предстоит (научный доклад,  лекция,

выступление на собрании и т.д.). Для  эффективности  выступления  необходимо

составить план  выступления, который должен включать:

 Вступлений: цитаты; пословицы и поговорки;  интересные  примеры;  случаи  и

примеры, взятые из личного опыта; ссылка на исторические  примеры  и  факты;

определения. То есть в начале необходимо заинтересовать слушателя.

  Основная  часть:  анализ  проблемы,  о   которой  хотим  сказать;   ясность

построения,  идейное  содержание;  логически  четкое  изложение  основных  и

второстепенных  вопросов; непротиворечивость   речи;  эмоциональный  накал  и

др.

  Заключение:  изложение  основной  мысли   выступления   в   виде   тезисов;

заключительные  выводы  из  своих  высказываний;  указание   на   нерешенные

проблемы и  пути их решения; апеллирование к  слушателям (призыв к  действиям,

предостережение и др.)

    Выступление  должно  быть  ни  слишком  коротким,  ни  слишком длинным.

Основная функция  выступления -  привлечь  внимание  слушателей   к  предмету

изложения и  наладить контакт с аудиторией.

    В  заключение необходимо отметить, что успех речи зависит во  многом и от

того, как  говорить.  Монотонно  выложенные  факты  не  произведут  должного

эффекта. В противоположность этому  эмоциональная,  с  расстановкой  речь  (

перед и после ключевой фразы необходимо делать 1-2  секундную паузу)  будет

более убедительна.

 

 

                          Прием по личным вопросам

 

    Для  проведения приема  лучше  выделить  определенное  время  в  течении

рабочего дня. Оптимальным представляется время  между 1400 и 1600.  Если  это

возможно, то необходимо пользоваться предварительной  записью  у  секретаря.

Посетитель,  по  возможности,  должен   заранее  изложить  тему  предстоящей

беседы.  Это  позволит,  во-первых,  сократить  время  на   изложение   темы

разговора, во-вторых, позволит менеджеру подготовиться  к предстоящей  беседе

и,  в-третьих,  если   это   возможно,   направить   посетителя   к   другим

исполнителям.  Посетителю  необходимо  заранее  сообщить   временные   рамки

разговора.

    Все  приемы посетителей можно разделить  на официальные и неофициальные.

    Официальные  приемы можно проводить:

 за  столом  для  конференций,  совещаний  (см.  рис.  № 1).  Это поставит

менеджера  и  посетителя  в  одинаковые  условия,  то  есть   психологически

собеседнику будет легче. К  такому  способу  лучше  всего  прибегать,  когда

прием   посетителя   официальный,   но   менеджер   хочет   лучше   наладить

межличностный контакт;

 за рабочим  столом. За  рабочим  столом  лучше  всего  вообще  не  принимать

посетителей, т.к. на нем могут находиться важные  документы,  которые  может

увидеть  посетитель  и  по  ряду  других  причин.  За  ним  лучше  принимать

провинившихся  работников.  Когда  менеджер  сидит  за  рабочим  столом,   а

работник находиться спереди, то психологически работнику  намного  сложнее  и

подчас одного этого хватает, чтобы, не критикуя, работник понял свою вину.

    Неофициальные  приемы лучше проводить в “зоне   отдыха”  (см.  рис.  №1).

Удобно расположившись на диване или в кресле, менеджеру  и собеседнику  будет

легче раскрепоститься  и хорошо наладить межличностный  контакт.  Посетитель,

пришедший  с личной беседой к  менеджеру,  будет  чувствовать  себя  гораздо

более уверенно в такой обстановке, чем в официальной.