Информационные системы в экономике

Первое правило: всегда работайте в сохраненном документе.

Вы сталкивались с ситуацией, когда в преддверие важной встречи, вы всю ночь готовите доклад на компьютере, а утром обнаруживаете его отсутствие? Если нет, то вы счастливчик. Потому что у меня такой случай был. Днем я получила ответственное задание. Как добросовестный работник принялась его выполнять. Однако оно оказалось таким громоздким, что в прямом смысле лишило меня сна на ночь. Всю ночь я писала доклад, однако под утро произошел сбой в электричестве, и мой «электронный» помощник отключился. Преисполненная надеждой, что мой доклад никуда не денется из «умной машины», я с легким сердцем отправилась досыпать оставшееся время до того момента пока прозвенит будильник. Не буду повествовать об ужасе, который охватил меня в тот момент, когда я поняла, что мой труд бесследно исчез. Моя ошибка заключалась в том, что всю ночь я трудилась над своим «детищем» в несохраненном документе. Скажу честно, такая оплошность встречается часто среди новичков. И каждый из них постигает эту прописную истину на собственном горьком опыте.

Хочется вас предостеречь от подобного нелепого казуса и посоветовать ВСЕГДА, прежде чем начинать работать в текстовом  документе  или  графическом  редакторе,   сохранить

93

документ. По ходу работы также рекомендую периодически «сохраняться» (например, в \Ушс1олу8 для этого достаточно нажать на значок И или комбинацию клавиш на клавиатуре СопШ+8).

Второе правило: давайте документам и папкам осмысленные названия.

Недавно я стала случайным свидетелем интересной истории. Моя знакомая пыталась найти в своем компьютере файл, в котором содержалось ее резюме. К сожалению, среди бессмысленно названных папок, таких как «Ромашка», «Вчерашнее мероприятие», «Труд», «Всякий хлам», «Пончик» и многих других, ей не удалось найти важный документ. Конечно, каждый волен называть свои документы и папки, хранящиеся на компьютере, так как угодно его душе. Я на это не посягаю. Однако нужно помнить, что, складируя различные документы в беспорядочном порядке и притом с непонятными названиями, вы не оставляете себе шанса найти через некоторое время тот документ, который вам понадобится.

Настоятельно рекомендую давать осмысленные названия папкам, например «Бухгалтерская отчетность за 2009 год», «Мои фотографии», «Подготовка к конференции», и документам, например «Резюме», «Отчет за 2008 года», «Расчетно-платежная ведомость за январь 2009». Поверьте, выполнение этого простого правила сохранит не только ваше время при поиске необходимого файла, но и нервы.

Третье правило: создайте архивную папку

Это правило на первый взгляд может показаться несколько странным, однако такие предположения являются ложными. Кто может дать гарантию, что доклад, который вы писали на 1-ом курсе института, не пригодится вам на 5-ом? Что бы вы ни говорили, но такая вероятность есть.

Бывают и другие обстоятельства, когда необходимо обратиться к информации 2-х, 3-х летней давности, а подчас и большей. Если вы создадите у себя в компьютере папку «Архив»

94

и будете отправлять ненужные на данный момент документы туда, а не в «Корзину», то для вас не составит труда найти файл любой давности.

Обратите внимание, данное правило нельзя воспринимать буквально и отправлять в «Архив» все без исключения документы. В этом случае рано или поздно вам просто не хватит компьютерной памяти. Нужно отправлять те файлы, которые, на ваш взгляд, представляют ценность.

Четвертое правило: делайте резервное копирование.

Мой сосед - преподаватель, серьезный и уважаемый человек. Он вырос в то время, когда компьютеры можно было увидеть только в западных телесериалах. Осваивать это чудо техники он начал далеко за 30. Честно говоря, пребывание этого преподавателя за компьютером напоминало басню Крылова «Мартышка и очки». Тем не менее, преподаватель принялся мастерить кандидатскую работу с использование высоких технологий. И для хранения своего труда он не нашел ничего лучше, как флешку. Когда же работа была в шаге от завершения, по иронии судьбы, протискиваясь в автобусе, товарищ-преподаватель выронил флешку. Печально, поскольку флешка являлась единственным хранилищем кандидатской работы. Признаюсь, исход этой истории мне не известен. Знаю только, что «без пяти минут кандидат наук» долго еще не мог прийти в себя.

Таким образом, хочется предостеречь вас от подобных курьезов. Если документ для вас действительно важен, сделайте копию и запишите ее на диск, флешку, поместите в папку «Архив». (Я сейчас не говорю про «шпионские штучки», которые нельзя копировать в силу их конфиденциальности.) Это минутное дело может стоить вам многого.

Пятое правило: не сохраняйте в «Корзине» ценную информацию. Периодически очищайте «Корзину».

Мой рассказ был бы неполным, если бы я не упомянула про один забавный случай. Эту историю мне рассказали, и с непосредственным ее участником я не знакома. В общем, один руково-

95

дитель издательской конторы, сродни упомянутому выше «кандидату», приобрел ноутбук.

Положение и должность не позволяли ему спросить у знающего человека, что, к чему и за чем в этом ноутбуке.

Поэтому руководитель принялся собственными силами осваивать технику. Не знаю причины, но ему почему-то показалось, что «Корзина», расположенная на рабочем столе ноутбука, является тем местом, куда нужно помещать все важные документы. Так он и делал. Пока однажды его компьютер не стал «зависать», то есть очень медленно работать. Тут руководитель был бессилен, и пригласил для починки своего ноутбука системного администратора, работающего в издательстве.

Специалист сразу обнаружил причину - «в корзине слишком много документов», и решил ее устранить, очистив «Корзину». Работа компьютера нормализовалась. Однако руководитель был крайне возмущен. Таким образом выявилось, что руководитель использовал «Корзину» не по назначению. Эта история закончилась хорошо: системный администратор сумел восстановить информацию, которую глава издательства хранил в «Корзине». А руководитель уяснил, что «Корзина» - это не место для хранения ценной информации.

Пожалуй, комментарии к пятому правилу будут лишними. Делайте выводы сами.

Конец курса

Все замечания и предложения отсылайте по адресу: ГееёЬаск@,гГе1.ш

96