Отчет по преддипломной практике на предприятии ООО «Тераграта»

Заявление, чаще всего, пишется от руки, но организация может иметь и трафаретную форму. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда работник устраивается и условия приема. Оклад и дата приема на работу указываются в визах или в резолюции руководителя. Заявление подписывается, указывается дата.

Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров (департамента по персоналу). Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т–2 или заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

Заявление об увольнении работник пишет за месяц предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю. Руководитель издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т–2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме.

Руководитель предприятия или организации издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т–2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате. Проект приказа о переводе на другую работу – Приложение 3.

3.5. Приказы по личному  составу

Центральное место в организации занимают приказы по основной деятельности, связанные с решением основных задач управления. Однако работник отдела кадров в практической работе чаще имеет дело с приказами по личному составу, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе (перемещении) на другую работу, увольнении, поощрении, предоставлении отпуска, командировании, наложении дисциплинарного взыскания и другое. И хотя составление и оформление приказов всех видов регламентируется одними и теми же нормативными и методическими документами, разрабатываемыми и утверждаемыми Государственной архивной службой Республики Беларусь, оформление приказов по личному составу имеет некоторые особенности.

Требования к подготовке и оформлению приказов, в том числе и по личному составу, сформулированы в следующих основных нормативно-методических документах:

-Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

-Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95;

-Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утверждена приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13);

-Унифицированная система организационно-распорядительной документации (утверждена Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1999 г.).

При подготовке приказа в организации используется так называемый «общий бланк». Название этого бланка говорит о том, что он может использоваться при составлении любого организационно-распорядительного документа (приказа, положения, распоряжения, акта, справки и так далее), за исключением письма, для которого предусмотрен специальный бланк. На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты (элементы) документа:

-Государственный герб Республики Беларусь – если организация является государственной;

-товарный знак (знак обслуживания) или эмблема организации – если они зарегистрированы в установленном порядке;

-наименование вышестоящей организации – если имеется;

полное и сокращенное наименования организации – автора документа в -соответствии с уставом (положением об организации);

-ограничительные линии для даты и индекса документа;

-место издания (составления) документа.

Между наименованием организации и ограничительными линиями для даты и индекса документа на бланке оставляется свободное место, которое используется для написания названия вида документа (приказ, акт, справка). При изготовлении бланка следует помнить, что государственные органы и организации, обязанные помещать на бланки изображение Государственного герба Республики Беларусь, должны оформлять все реквизиты бланка на двух языках (белорусском и русском).

Негосударственные организации, не имеющие права помещать изображение Государственного герба на бланки, могут изготавливать общий бланк на одном из государственных языков (белорусском или русском).

Если общий бланк используется для составления приказа, то на свободном месте впечатывается название этого вида документа (соответственно «ЗАГАД» и «ПРИКАЗ»). Название вида документа в кавычки не заключается.

Организация может изготовить и специальный бланк для приказов для облегчения и ускорения их подготовки. Его отличие от общего бланка заключается в том, что на нем сразу указывается название вида документа, для которого он предназначен

При составлении приказа обязательно указывается заголовок, который облегчает регистрацию документа и его поиск в деле. Заголовок должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста. Он должен грамматически согласовываться с названием вида документа. Например, приказ (о чем?) «О приеме на работу», «О премировании», «О командировании», «О предоставлении отпуска» и тому подобное. Если приказ касается одного работника, то в заголовке указываются его фамилия и инициалы, например: «О приеме на работу Иванова И.И.». В конце заголовка точка не ставится, сам заголовок в кавычки не заключается.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа.

Обычно она начинается словами «В соответствии», «В целях» и т.п. Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть будет отсутствовать. В приказах по личному составу констатирующая часть, как правило, отсутствует, а основание для издания приказа указывается в конце текста. Вместе с тем, при необходимости констатирующая часть может быть вынесена в начало текста приказа.

Распорядительную часть приказов по личному составу следует начинать словами, точно обозначающими предписываемые действия, например: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕМИРОВАТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ» и т.п.

После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст приказа.

Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) установлены структуры текстов для некоторых видов приказов по личному составу.

Одним приказом допускается оформлять одного, двух и более работников. В этом случае текст приказа разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В заголовке фамилии работников, на которых распространяется действие приказа, не указываются.

В некоторых случаях допускается издавать приказы по личному составу, содержащие несколько предписываемых действий по разным вопросам, например, о приеме, переводе и увольнении нескольких работников. Такой приказ называется сводным. В сводном приказе указывается не конкретный, а общий заголовок: «По личному составу».

Следует обратить внимание на способ оформления даты во всех приведенных выше примерах – цифровой (01.01.2001, а не 1 января 2001 г.). Цифровой способ оформления даты применяется в приказах по личному составу не только при указании даты документа, но и в тексте, а также во всех других реквизитах документа (в визах согласования, визах ознакомления).

Каждый приказ по личному составу должен иметь основание. При приеме на работу основанием является заявление работника о приеме на работу и трудовой договор, в других случаях – соответствующие документы (заявления, докладные записки, документы аттестационной комиссии и другое). Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Все они указываются после этого пункта и нумеруются арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста.

Слово «Основание» пишется от границы левого поля (без абзаца). Само слово «Основание» остается открытым, то есть при переносе текста основания на новую строку ее печатают не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) текста основания. После слова «Основание» ставится двоеточие.

Одним из важнейших реквизитов, придающих документу юридическую силу, является подпись. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и расшифровки подписи (вначале указываются инициалы, затем фамилия).

Наименование должности следует печатать от границы левого поля (без абзаца). При этом к наименованию должности (директор, ректор и другие) принято добавлять видовое наименование организации, например: директор завода, ректор академии, директор института и тому подобное.

Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись – руководителя организации или другого лица, имеющего право издания приказов (как правило, заместителя руководителя).

Проекты приказов до подписания подлежат внутреннему согласованию (визированию). Лица, которые должны завизировать документ, определяются на основании организационных документов (устава, положения об организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, инструкций по делопроизводству), исходя из их компетенции и содержания документа.

В состав визы входит наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка подписи и дата. Визы располагаются на приказе ниже подписи, допускается помещать их на обороте последнего листа приказа.

С приказами по личному составу необходимо знакомить работников, которых они непосредственно касаются (виза ознакомления). Виза ознакомления состоит из слов «С приказом ознакомлен (а,ы)», после чего ставится двоеточие, личной подписи ознакомленного работника (в одну строку) и ниже – даты ознакомления. При подготовке приказов рекомендуется сразу впечатывать составляющие этой визы в проект документа, а работнику после издания приказа остается лишь расписаться в приказе и поставить дату.

Виза ознакомления в приказе помещается ниже подписи либо на оборотной стороне последнего листа документа.

Таким образом, составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

Проект приказа о переводе на другую работу – Приложение 3.

Проект приказа о направлении в командировку – Приложение 4.

Проект приказа об увольнении – Приложение 5.

 

4 Документы по личному составу. Документальное оформление приёма на работу и увольнения. Документирование движения кадров

4.1. Порядок оформления  приёма на работу.

При оформление приема на работу нанимателю необходимо:

-ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда, с коллективным договором (если имеется), соглашением, документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок. Это могут быть Правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда, технике пожарной безопасности и тому подобное. И, конечно, специалисты должны быть ознакомлены с должностной инструкцией. Необходимо разъяснит работнику его права и обязанности и убедиться, что новый сотрудник все понял. С момента такого письменного ознакомления с документами, их соблюдение для работника становится обязательным.

-провести вводный инструктаж по охране труда (статья 54 Трудового Кодекса Республики Беларусь).

-заключить в письменной форме трудовой договор (контракт) в двух экземплярах. Содержание и условия трудового договора (контракта) определяются соглашением сторон с соблюдением требований законодательства. Трудовой договор считается заключенным со дня его подписания сторонами, но началом его действия признается первый рабочий день.

-потребовать от работника предоставить документы, предусмотренные статьёй 26 Трудового Кодекса Республики Беларусь

-при необходимости заключить договор о полной материальной ответственности (статья 405 Трудового Кодекса Республики Беларусь) Примерный перечень должностей и работ утвержден Постановлением Совета Министров от 26.05.2000 №764.

-издать приказ о приеме на работу. Приказ может быть издан как в день приема, так и позднее - в пределах 3-х дней после фактического допущения работника к работе. (статья 25 Трудового Кодекса Республики Беларусь).

-внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника , а так же выдать расписку в ее получении.

-завести личную карточку. Наниматель самостоятельно разрабатывает форму личной карточки работника и порядок ее ведения.

-оформить личное дело работника. В частности, личные дела ведутся на руководителей, специалистов, научных работников, госслужащих и других работников в случаях, определенных законодательством.