Отчет по преддипломной практике на предприятии ООО «Тераграта»

-оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации, а также другую установленную документацию по кадрам;

-формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;

-подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям;

-заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

-производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих;

-вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале организации, следит за его своевременным обновлением и пополнением;

-ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

-оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам организации и их семьям, установления льгот и компенсаций;

-изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению;

-подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;

-осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка;

-составляет установленную отчетность.

Должен знать:

-нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

-трудовое законодательство;

-структуру и штаты организации;

-порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников организации;

-порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

-порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

-порядок ведения банка данных о персонале организации;

-основы делопроизводства;

-средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

-правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Квалификационные требования:

среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы или общее среднее образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе в данной организации не менее 1 года.

2.5. Основные направления  деятельности кадровой службы.

Основными задачами кадровой службы являются:

-участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом;

-обеспечение предприятия необходимым количеством кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации;

-осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами;

-участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата;

-постоянное совершенствование управления кадрами на основе реализации целевых программ, современных персонал-технологий и оказании систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.

 

3 Делопроизводство кадровой службы

3.1. Требования к организационно-распорядительным документам.

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразием и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25 утверждена новая редакция Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм.

Основополагающим документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь 6.10.1-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения", устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации.

В состав УСОРД входят:

-Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

-Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

-Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению;

-альбом унифицированных форм организационно-распорядительной документации.

Унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Альбом унифицированных форм организационно-распорядительной документации может использоваться как эталонный массив для разработки альбомов унифицированных форм документов в организациях и поддержания их в актуализированном состоянии путем своевременного включения новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения областей применения унифицированных форм организационно-распорядительной документации и так далее.

Целью разработки УСОРД является создание взаимосвязанных комплексов документов, обеспечивающих организационно-распорядительную деятельность организаций. Использование УСОРД в деятельности организаций способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.

3.2. Организационные документы.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы. Организационные документы – это должностная инструкция, правила, штатное расписание, график отпусков и другое.

3.2.1. Должностная инструкция.

Должностная инструкция — краткое изложение основных задач, требующихся навыков и полномочий различных должностей в организации. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Должностная инструкция должна быть разработана на основе Квалификационных справочников должностей служащих, утвержденных Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь, и с учетом положения о подразделении. В Квалификационных справочниках предусмотрены наиболее часто встречающиеся обязанности по соответствующей должности. В должностной инструкции предусматриваются конкретные обязанности работника с учетом произведенного в данной организации разделения функций между структурными подразделениями и распределения обязанностей между работниками, то есть с учетом личностной спецификации и описания работы по должности, сделанного работником службы управления персоналом.

Оформляется должностная инструкция в соответствии с «Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» (утверждена приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13).

3.2.2. Правила внутреннего  трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка относятся к числу локальных нормативных актов, устанавливаемых нанимателем с участием профсоюзов на основании Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утверждаемых Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (статья 195 Трудового Кодекса Республики Беларусь).

Такие правила разработаны и утверждены постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 5 апреля 2000 г. № 46.

Правила внутреннего трудового распорядка организации должны включать разделы, содержащие общие положения, порядок приема и увольнения работников, обязанности работников и нанимателя, продолжительность рабочего времени и его использование, определение видов поощрений за успехи в работе, применяемые меры дисциплинарных взысканий к работникам за нарушение трудовой дисциплины.

3.2.3. Штатное расписание

Штатное расписание – это документ, который содержит сгруппированный с учетом структуры управления организации перечень наименований должностей служащих и профессий рабочих с указанием их количества по каждому наименованию, квалификации и размеров должностных окладов (ставок).

Штатное расписание является одним из локальных нормативных актов, определяющих трудовой распорядок для работников организации (статья 194 Трудового Кодекса Республики Беларусь).

Учитывая важную роль штатного расписания в деятельности организации, подход к его созданию должен быть профессиональным и основываться на применении нормативных актов по вопросам структуры, наименования профессий (должностей), определения численности работников, установления размеров должностных окладов (ставок), доплат и надбавок.

Штатное расписание организации утверждается должностными лицами, которым это право предоставлено уставом (положением), учредительным договором.

3.2.4. График отпусков

График отпусков относят к числу локальных нормативных актов, то есть актов, действие которых ограничено рамками одной или нескольких организаций. Посредством графика определяется очередность отпусков для коллектива работников. В нём содержатся сведения о времени предоставления отпусков, и при его составлении, как правило, учитывается, чтобы отпуск распределялся равномерно. График трудовых отпусков составляется и согласовывается с профсоюзом, а при его отсутствии — с работником и в установленном порядке утверждается.

3.3. Распорядительная документация.

Распорядительная документация — это совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций. В распорядительных документах фиксируются основные управленческие решения. Распорядительные документы – это приказ, распоряжение, указание, протокол, решение, поручение.

3.3.1. Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

3.3.2. Распоряжение

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Распоряжения делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации областей, городов, районов, администрации предприятий (учреждений) в пределах прав, предоставленных им законами Республики Беларусь. Подготовка и оформление распоряжения аналогично остальным видам распорядительных документов.

3.3.3. Протокол

Протокол - это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол используется для документирования деятельности как временных (собрания, конференции, совещания, комиссии), так и постоянных (коллегии министерств и госкомитетов, ученые советы научных учреждений, президиумы) коллегиальных органов. Протоколами оформляется также деятельность следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и другое.

3.3.4. Указание

Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).

3.3.5. Решение

Решение – это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и так далее.

3.3.6. Поручение

Поручение – распорядительный документ, издаваемый должностным лицом, для выполнения конкретного задания.

3.4. Документы по личному  составу

Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются Трудовым кодексом Республики Беларусь. На основании статей Трудового Кодекса, на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.