Организация экспертизы хранения документов

Оформление результатов экспертизы ценности документов проводится при целевой экспертизе только актом, а при попутной – актом и описью. Документы, оформляющие результаты экспертизы, рассматриваются сначала экспертно-методическая комиссия государственного архива, а затем (в соответствии с установленным Росархивом порядком) рассматриваются и утверждаются на экспертно-проверочной комиссии архивного органа или центральной экспертно-проверочной комиссии Росархива. По утвержденным актам вносятся изменения в учетные документы архива, а выделенные к уничтожению документы передаются по приемосдаточной накладной на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам.

 

Заключение

В архивном деле экспертиза ценности является одним из основных и наиболее ответственных процессов работы с документами, заключающийся в их источниковедческой оценке, в результате которой осуществляются комплектование государственных архивов полноценными документами и их формирование.

Теория экспертизы ценности документов и комплектования архивов, как любая другая научная теория, отражает закономерности развития общества и начинается с мысленной реконструкции существенных моментов того объекта, явления, факта, функционирование которого пытается познать. При обозначении предмета исследования всегда соблюдаются принципы целостности, стабильности (повторяемости), наблюдаемости.

Перестройка всех сторон жизни нашего общества находится в стадии развития. Основные его направления обозначены в основополагающих законодательных актах Российской Федерации.

В настоящее время можно говорить о создании правовой базы архивного дела в России, ее постоянном совершенствовании на основе законодательства Российской Федерации. Создание комплекса законов, которые адекватно отражают правовую форму общественных отношений на современном этапе позволит архивистам более качественно решать проблемы определения источников комплектования, а также отбора документов взаимосвязанных организаций.

Основу теории экспертизы ценности документов и комплектования архивов составляют принципы, критерии, методы.

Архивоведческие принципы историзм, всесторонность, комплексность являются выражением общенаучных принципов историзма, системности, целостности применительно к задачам оценки и отбора документов и ориентированы на социально-политическую нейтральность в определении значимости социальных ценностей.

Критерии оценки документов могут быть представлены следующей моделью: 1) критерии происхождении (функционально-целевое назначение учреждения, организации, предприятия; время и место образования документа); 2) критерии содержания (значение имеющейся в документе информации; повторение информации документа в других документах; вид документа: подлинности документа); 3) критерии внешних особенностей (внешние особенности документа, физическое состояние документа, степень пол(юты сохранности фонда). Критерии имеют современную интерпретацию, функционально-целевое назначение учреждения, организации, предприятия основано на двух главных признаках: типовом характере и особой роли учреждения, организации, предприятия в современной системе управления.

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется экспертными органами специально уполномоченных федеральных органов исполнительной власти в сфере архивного дела.

В систему экспертных органов, на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов входят: центральные экспертные комиссии, центральные экспертно-проверочные комиссии, экспертные комиссии учреждений и организаций, экспертно-методические комиссии.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Вначале, после завершения делопроизводственного года дела поступают в ведомственный архив (архив учреждения). Результатом данной экспертизы ценности являются годовые разделы описи дел постоянного и долговременного хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел. Затем дела постоянного хранения передаются на вечное хранение в государственный архив. При этом проводится экспертиза двух видов: целевая экспертиза – самостоятельный вид работы; попутная экспертиза – в ходе переработкой совершенствования описей дел.

Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации. Одни документы несут ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата и т. п. Они могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат лишь средством обеспечения оперативной деятельности учреждений. Роль их как источников научных исследований невелика. Встречаются документы, информация которых теряет свое значение почти тотчас же после их возникновения. Таким образом, если отпала необходимость в информации, то теряют значение и первичные источники информации – документы, которые могут быть уничтожены. Следовательно, значение информации предопределяет возможность и длительность использования документов и обусловливает в связи с этим продолжительность их жизни.

Объединение усилий специалистов архивной отрасли, историков и архивистов создает условия для реальной объективной оценки документов. Ведь огромный поток документной информации затрудняет их выявление. Погоня за обобщенной информацией порой приводит к выхолащиванию ценных документов, отходящих от привычных стереотипов, содержащих информацию о новаторских начинаниях, творческих поисках, нестандартных решениях проблем. Особенно характерно содержание такой информации в документах определенных исторических периодов, связанных с различными переменами в жизни общества – политическими, экономическими, социальными, культурными. Задача экспертной службы – сохранить наиболее ценные документы из тех, что освещают ход перестройки и экономических реформ.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации (с изменениями на 10 февраля 2014) // Собр. законодательства РФ. 2004
2. Закон Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 07 июня 2005г. № 42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре». [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.arhivugra.admhmao.ru/ wps/wcm/connect/Web+Content/hmao-departments/archive, свободный.
3. Основные правила работы государственных архивов РФ. М., 2002.
4. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.
5. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984, свободный.
6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив СССР, 1991.
7. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.
8. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Издательство стандартов, 2003.
9. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН. М., 2007.
10. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения М., 2010.
11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения. М., 1989.
12. Основные положения отбора документов с повторяющейся информацией на государственное хранение. М., 1976.
13. Приказ Росархива от 08.10.1993 г. №84 «Об утверждении Примерного положения о ЦЭК министерства (ведомства) Российской Федерации».
14. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия: утв. Приказом Росархива от 19 янв. 1995 г. № 2.
15. Приказ Росархива от 11.03.1997 «Об утверждении регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» / Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 1997. № 17.

Литература

1. Автократов, В.Н. Источниковедческий и информационный подходы в теории экспертизы документов / В.Н. Автократов // Материалы научной конференции по проблемам комплектования документальными источниками государственных архивов СССР. М.: ВНИИДАД, 1976. Ч. 1.
2. Автократов, В.Н. Проблемы комплектования государственных архивов современными документами (источниковедческий аспект) / В.Н. Автократов, А.В. Елпатьевский // Источниковедение отечественной истории. – 1976. – № 2. – С. 8-10.
3. Альбрехт Б. О разработке и применении нового перечня документов со сроками хранения / Б. Альбрехт // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010, № 2. С.24-25
4. Ерошкин, Н.П. Государственные учреждения – важнейшие фондообразователи ГАФ СССР / Н.П. Ерошкин // Материалы Всесоюзной научно-практической конференции «Актуальные вопросы современного архивного дела в условиях развитого социалистического общества». – 1985. – Вып. 3. – С.25-26.
5. Жукова, М.П. Экспертиза ценности современных документов / М.П. Жукова // Отечественные архивы. – 2004. – №5. – С.13-15.
6. Кошелева, Е.А. Организация экспертизы ценности документов / Е.А. Кошелева //Справочник кадровика. 2006. № 1. С. 28-32.
7. Краткий словарь по социологии. – М., 1989.
8. Кузнецова, Т.В. О сроках хранения документов / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. 2004. № 4. С.36-38.
9. Курносов, А.А. К вопросу о природе видов источников / А.А. Курносов // Источниковедение отечественной истории. – 1977. – №5. – С.24-25.
10. Литвак, Б.Г. О некоторых источниковедческих аспектах современной теории экспертизы / Б.Г. Литвак // Материалы научной конференции по проблемам комплектования документальными источниками государственных архивов . – 1996. – Ч. 1. – С.112-117.
11. Митяев, К.Г. О принципах и критериях экспертизы научной ценности документальных материалов и их применении / К.Г. Митяев // Исторический архив. – 1998. – №3.
12. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. – М., 1988.
13. Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов СССР // Труды ВНИИДАД. 1974. Т. IV. Ч. 1. С. 67-68,100-101, 155-156.
14. Философский энциклопедический словарь. – М., 1989.
15. Цаплин, В.В. За обновление архивоведения в условиях суверенитета республик / В.В. Цаплин // Отечественные архивы. – 1992. – № 1. – С.31-32.
16. Шепукова, Н.М. К проблеме факта в советском архивоведении / Н.М. Шепукова. – М.: ВНИИДАД, 1986.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

 

Наименование организации   Фонд № _____________   ОПИСЬ №  ___________ дел постоянного хранения за ___________ год

УТВЕРЖДАЮ   Наименование должности руководителя организации   Подпись          Расшифровка подписи   Дата

 

 

Название раздела (структурного подразделения организации)
№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

В данный раздел описи внесено ______________________________________ ед.хр.,

                          (цифрами и прописью)

 

с № ___________________ по № _______________,  в том числе:

 

литерные номера:______________________________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________________________

 

Наименование должности

составителя описи                                Подпись                         Расшифровка подписи

 

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)        Подпись                          Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

УТВЕРЖДЕНО Протоколом  ЭПК архивного учреждения от______________ № ___________

СОГЛАСОВАНО Протокол  ЦЭК (ЭК) организации от ______________ № _________

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2.

Форма описи особо ценных дел

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор ГБУСО «ЦДООСО»

___________________ Ф.И.О.