Организация экспертизы хранения документов

Деятельность экспертной комиссии и центральной экспертной комиссии оформляется протоколами (решениями), утверждаемыми руководителем учреждения. По ряду вопросов, как говорилось выше, решения центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) утверждаются или согласовываются с экспертно-проверочной комиссией учреждения государственной архивной службы.

Экземпляр текста решения, принятого по каждому из этих вопросов, визируется руководителем организации и направляется в экспертно-проверочную комиссию архивного учреждения. После утверждения, решение утверждается руководителем организации.

В функции экспертно-проверочной комиссии входит рассмотрение 50:

• списков учреждений, организаций и предприятий, документов, которые подлежат или не подлежат приему на государственное хранение;
• перечней документов, подлежащих приему в государственные архивы;
• проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласование конкретных номенклатур дел;
• предложении об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами (с последующим внесением предложений в центральную экспертно-проверочную комиссию);
• описей дел постоянного хранения и по личному составу, представляемых учреждениями;
• вопроса о комплектовании государственного архива документами личного происхождения;
• методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки документов.

Экспертно-проверочная комиссия проводит согласование актов о выделении к уничтожению дел с отметкой ЭПК, об утере дел, о неисправимых повреждениях дел; заслушивание экспертной комиссии учреждений и оказание им помощи, организацию обмена опытом экспертной комиссии учреждений и обобщение этого опыта.

Центральная экспертно-проверочная комиссия является высшей инстанцией по вопросам экспертизы ценности документов. Центральная экспертно-проверочная комиссия Росархива рассматривает эти вопросы на общефедеральном уровне.

Центральная экспертно-проверочная комиссия, как и все экспертные комиссии, — совещательный орган, поэтому все ее решения приобретают силу после утверждения их руководством Росархива.

Экспертные комиссии участвуют в подготовке и обсуждении проектов ведомственных перечней, типовых и примерных номенклатур, а также в разработке предложений по изменению сроков хранения документов и установлению сроков, не предусмотренных перечнем. Центральные экспертные комиссии рассматривают эти вопросы на уровне министерств и выносят решения о представлении разработанных проектов на согласование экспертно-проверочной комиссии Российского государственного архива, которая выносит свои мнения центральной экспертно-проверочной комиссии, а центральная экспертно-проверочная комиссия принимает окончательное решение (представляемое на утверждение руководству Росархива).

2. Организация работы по экспертизе ценности документов

Как говорилось ранее, экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов.

Сдача дел в ведомственный архив (архив учреждения) проводится через год после окончания их делопроизводством. В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении. К этим документам можно обращаться в процессе оперативной деятельности учреждения, но в это же время ведется работа по отбору дел постоянного хранения, которая по требованию ЕГСД должна быть завершена сразу по окончании делопроизводственного года.

Начать работу целесообразно с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет включительно). Если в архив учреждения сдаются дела со сроками хранения десять и пять лет, то количество групп соответственно увеличивается. Отдельную группу составят дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Распределив дела по группам, можно приступать к отбору дел на постоянное хранение, т.е. полистно просмотреть все дела постоянного хранения в целях выявления и изъятия из них ошибочно попавших малоценных документов. Просмотр надо начинать с дела № 1 по номенклатуре: только при такой последовательности можно получить правильное представление о комплексе документов, отбираемых на постоянное хранение (оценка документов должна проводиться в совокупности). В определении ценности документов участвуют специалисты соответствующего профиля 51.

Результатом экспертизы ценности конкретного комплекса документов являются годовые разделы описи дел постоянного и долговременного хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел и документов данного структурного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек (на данном этапе, как правило, выделяются к уничтожению дела со сроками хранения до трех лет включительно, с учетом не переданных в ведомственный архив за предыдущие годы). Акт утверждает руководитель учреждения (или организационно обособленного структурного подразделения) после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения.

Выделение документов к уничтожению с более длительными истекшими сроками хранения проводится на следующем этапе — в ведомственном архиве при отборе дел на государственное хранение.

Ежегодно истекают сроки хранения различных групп дел, находящихся в архиве и структурных подразделениях (там, где архив принимает на хранение дела со сроками от десяти лет и выше). Сроки хранения исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Например, в 2010 г. можно выделять к уничтожению дела с истекшими сроками хранения 52:

• трехгодичного – законченные делопроизводством в 2007 г.;
• пятилетнего – законченные делопроизводством в 2005 г.;
• десятилетнего – законченные делопроизводством в 2000 г.

Экспертиза ценности в ведомственном архиве осуществляется в процессе подготовки дел к сдаче на государственное хранение. В связи с этим должно быть обеспечено ее высокое качество. При проведении экспертизы в первую очередь анализируется организационно-распорядительная документация (постановления, приказы, решения, протоколы совещательных органов и т.п.), а также плановая и отчетная. В ходе изучения изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры, документы временного хранениях Одновременно собираются сведения для дополнения исторической справки (об изменении структуры, подведомственности, функции и т.д. со ссылками на распорядительные документы) 53.

При наличии дублетной документации определяются структурные подразделения, где остается на постоянное хранение основной экземпляр. Оставление при необходимости в делах дублетных экземпляров согласовывается с государственным архивом. Ответственный момент экспертизы – выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На государственное хранение отбираются документы, обладающие наибольшей полнотой информации. Остальные по согласованию с государственным архивом могут включаться в акт о выделении к уничтожению.

В процессе экспертизы выявляются особо ценные дела и документы, категории которых определены государственной архивной службой. Работа по экспертизе в ведомственном архиве проводится в контакте с государственным архивом, при его постоянной методической помощи. При этом используются ведомственные и типовые перечни, перечни документов, поступающих на государственное хранение, другие нормативные и методические документы.

Результаты экспертизы оформляются годовым разделом сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1), описью особо ценных дел (Приложение 2), годовыми разделами сводных описей дел временного хранения (свыше десяти лет) (Приложение 3) и по личному составу (Приложение 4), актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 5). Все эти документы рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) одновременно, так как в них включаются, как правило, документы одного временного периода. Одобренные описи направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения. После их утверждения экспертно-проверочной комиссией руководитель учреждения утверждает акт на уничтожение дел с истекшими сроками хранения. Включенные в этот акт документы сдаются в упакованном виде на бумагоперерабатывающие фабрики или организации, занимающиеся сбором вторсырья. Сдача оформляется приемосдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной макулатуры) указываются в акте о выделении к уничтожению документов.

В учреждениях, не сдающих документы на государственное хранение, отбор дел с истекшими сроками хранения проводится в том же порядке: в акт о выделении к уничтожению вносятся документы только с истекшими сроками хранения; одновременно с актом за тот же временной период составляются годовые разделы сводных описей дел по личному составу (приказы, списки личного состава, карточки учета и личные дела уволенных рабочих и служащих, лицевые счета или расчетные ведомости по зарплате, невостребованные трудовые книжки и другие личные документы, акты о несчастных случаях), а также годовые разделы сводных описей дел долговременного хранения (свыше десяти лет), но для таких организаций целесообразно включение в опись и дел со сроком хранения десять лет); акт о выделении к уничтожению вместе с описями дел по личному составу и долговременного хранения представляется на утверждение руководителю учреждения. После их утверждения, выделенные к уничтожению документы, сдаются в установленном порядке в местные организации, собирающие вторсырье.

Проведение экспертизы ценности документов в государственных архивах по организации и методике работы несколько отличается от ее проведения в ведомственных архивах. Это объясняется, прежде всего, тем, что государственные архивы в отличие от ведомственных хранят документы лишь постоянного хранения. Документы временного хранения, попавшие в государственные хранилища при национализации архивов и в 20 - 30-е годы, были, как правило, выделены из фондов при неоднократно проводившихся архивистами экспертизах ценности.

Кроме того, в государственном архиве находятся многоотраслевые хранилища, собравшие документы учреждений и предприятий различных уровней всех отраслей экономики и культуры, действующих на данной территории. В связи с этим в государственных архивах проводится экспертиза двух видов: целевая экспертиза – самостоятельный вид работы; попутная экспертиза – в ходе переработкой совершенствования описей дел.

Цель проведения экспертизы – освободить архивные фонды от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены при переработке архивных фондов в ходе составления заголовков дел, систематизации дел по структурным подразделениям или годам, а также в пределах названных разделов схемы систематизации. Объем дел, выделяемых к уничтожению при проведении этих работ, может быть и невелик. Если количество документов, не подлежащих хранению (дублетные, поглощенные, не имеющие ценности), значительно, то проводится целевая экспертиза. В большинстве случаев в государственных архивах целесообразно проводить комплексную целевую экспертизу, при которой изучаются: фонды учреждений одной системы – вышестоящее учреждение и ему подведомственные; фонды однородных учреждений, деятельность которых связана с определенной территорией; архивные фонды лиц, связанных между собой родственными, служебными или другими отношениями 54.

Осуществление комплексной экспертизы в государственном архиве начинается с определения фондов, по которым ее следует провести. Для этого составляется список фондов (Приложение №6) с указанием их номеров, наименований, хронологических границ документов и объема дел, а также очередности проведения работы с фондами.

Прежде чем приступить к непосредственному просмотру дел, необходимо изучить историю фондообразователя (для фондов личного происхождения – биографию фондообразователя) и фонда. Это позволит правильно определить место и значение учреждения в системе, установить его связи (как внутриотраслевые, так и межотраслевые), узнать, проводилась ли ранее по фонду экспертиза ценности документов, когда и в каких объемах, по каким категориям дел. Для такого изучения используются учетные документы (в основном дело фонда) и описи дел, при просмотре которых изучаются состав и содержание документов, намеченного к экспертизе фонда. Перед экспертизой больших по объему документов, сложных фондов или комплексов фондов составляется рабочая инструкция, которая раскрывает особенности проведения работ по данному фонду или группе фондов, предлагает методику, а также организацию проведения экспертизы (этапы и очередность работы, трудовые затраты, сроки проведения и т.п.).

В целях повышения качества экспертизы ценности в государственных архивах могут составляться примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих дальнейшему хранению. Такие перечни целесообразно разрабатывать по сложным и многообъемным фондам, например издательствам, вузам, народным судам, прокуратурам. Подобные перечни значительно упростят работу по оценке документов.

Изучение дел при комплексной экспертизе нужно начинать с фонда вышестоящего учреждения системы. Дела просматриваются полистно (просмотр дел только по описям не допускается). При дальнейшем просмотре дел подведомственных организаций устанавливается следующее: дублеты, поглощенная информация, степень ее поглощенности, разночтения в информации руководящих и подведомственных учреждений и т.п. С учетом особенностей документов, содержащих сходную информацию, определяется фонд (или структурное подразделение), где оставляется на хранение документ. Предпочтение отдается подлиннику документа. На хранение могут быть оставлены и дублетные экземпляры особо ценных документов, которые выявляются, как правило, в ходе экспертизы, а также документы, содержащие важные для решения вопроса и последующего использования визы, резолюции, поправки текста и др.

При проведении экспертизы необходимо соблюдать особую осторожность в оценке документов, созданных до 1945 г. включительно, так как документы за тот период в силу ряда обстоятельств не требуют массового выделения к уничтожению. Определение сроков хранения тех или иных категорий документов проводится в соответствии с действующими типовыми и ведомственными перечнями.