Организация экспертизы хранения документов

1.2. Локальные уровни регулирования

Положение об экспертной комиссии организации относится к организационным документам, поэтому его оформляют на общем бланке организации, в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.

Текст Положения об ЭК состоит из пяти разделов:

1. Общие положения.
2. Основные задачи ЭК.
3. Основные функции ЭК.
4. Права ЭК.
5. Организация работы ЭК.

Если в организации отсутствует Положение об экспертной комиссии, то весь процесс документирования подготовки и передачи документов в архив организации не будет иметь основания, так как на следующих формах: акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; номенклатуре дел  организации должен проставляться гриф согласования с экспертной комиссией организации .

Примерное положение может распространяться на работу экспертных комиссий  учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности, общественно - политических организаций, если по решению руководства последних ЭК будут созданы. экспертные комиссии могут создаваться в учреждениях, не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России 7.

Примерное положение разрабатывается на основании приказа об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, в котором утверждается состав постоянно действующей экспертной комиссии 8.

1.3. Нормативно-методическое регулирование экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Методика и технология хранения документов в делопроизводстве в архиве разработана также архивными органами. В общих чертах она сложилась в середине 1960-х гг. С 1987 г. много лет действовали Основные правила работы ведомственных архивов, которые представляли собой базовый нормативно-методический документ, определявший правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном архиве. В 2002 г. Федеральная архивная служба России подготовила новый нормативный документ, устанавливающий нормы и технологию работы архива организации. Этот норматив не меняет кардинальным образом сложившуюся и действующую многие годы технологию хранения документов, т. е. определенная преемственность по сравнению с Правилами 1987 г. сохраняется. Однако пересмотр основных правил был необходим в связи с изменениями, во-первых, правовых основ архивного дела в РФ, во-вторых, практически повсеместным внедрением в делопроизводство информационных технологий, а также с учетом того, что возникла масса организаций различных организационно-правовых форм. «Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.) содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций. Среди них:

• требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

• правила формирования дел в делопроизводстве;
• организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве 9;
• подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т.д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;
• порядок выделения документов к уничтожению;
• оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
• порядок передачи дел из делопроизводства в архив.

Положение о Государственном архивном фонде от 13 августа 1958 г. внесло существенные уточнения в организацию и методику экспертизы ценности документов. На первое место выдвигалась задача отбора документов на хранение. В Положении отмечено: что порядок «определения состава материалов, подлежащих и не подлежащих хранению в государственных архивах и архивах учреждений, организаций и предприятий, устанавливается правилами, инструкциями и указаниями Главного архивного управления», которое должно было осуществлять разработку перечней типовых документов с указанием сроков хранения 10.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

 Документы Государственного архивного фонда независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения подлежат постоянному государственному хранению. Виды учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат включению в Государственный архивный фонд, и категории таких документов определяются Главным архивным управлением. Состав документов, подлежащих передаче на государственное хранение, и сроки хранения документов определяются перечнями документов. Типовые перечни документов, как подлежащих передаче на госхранение, так и с указанием сроков хранения утверждаются Главным архивным управлением. На основании этих перечней ведомства разрабатывают ведомственные перечни документов и утверждают их совместно с Главным архивным управлением.

«Основные правила работы архивов организаций» (М., 2002) раскрывают вопросы: определения источников комплектования государственных архивов; порядок составления и утверждения списков источников комплектования государственных архивов; критерии экспертизы ценности документов; организацию и методику ее проведения 11.

«Основные правила работы ведомственных архивов» (М., 1986) определили: организацию экспертизы ценности документов в ведомственных архивах; функции экспертных комиссий; порядок проведения экспертизы ценности в организациях. В разделе 3 изложен правовой статус, задачи и функции экспертных комиссий организаций, вопросы их работы и основные требования к проведению практической экспертизы ценности документов в делопроизводстве и в ведомственном архиве 12.

«Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989) имел современную структуру, был уточнен и дополнен по составу видов документов и срокам их хранения.

В настоящее время действует «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), регламентирующий отбор документов организаций независимо от вида их деятельности, уровня в системе управления и формы собственности. Перечень состоит из 12 разделов, включающие в себя, в частности, документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля; последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, учет и отчетность; об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций; по организации труда; о работе с кадрами; о материально-техническом обеспечении и организации хранения имущественно-материальных ценностей; по административному и хозяйственному обслуживанию организаций; по социально-бытовым вопросам; по организации деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций.

 Каждый новый Перечень типовых управленческих документов со сроками хранения – это новый этап в управлении информацией и архивным делом 13. Предыдущий «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000 г.) был разработан в конце 1990 годов и являлся нормативным документом эпохи становления российской государственности. Он не имел возможности, в силу становления правового пространства России, учесть документационное обеспечение этого сложнейшего и многоаспектного процесса. Однако развитие нового правового поля, вновь складывающая практика делопроизводства, появление новых видов документов показало необходимость разработки нового Перечня, который вобрал бы в себя все новые тенденции.

На основе Перечня будут составляться или перерабатываться номенклатуры дел организаций, отраслевые перечни документов со сроками хранения, проводиться экспертиза ценности документов и их отбор к дальнейшему хранению или уничтожению.

В соответствии с пожеланиями организаций состав документов, вошедших в Перечень, значительно увеличен по сравнению с предыдущим Перечнем. И, конечно же, новые виды типовых документов должны найти отражение в новых номенклатурах дел организаций 14.

ГЛАВА II. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОЦЕНКИ И ОТБОРА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ

2.1. Принципы оценки документов

Общенаучные принципы, т.е. универсальные, принятые во всех научных дисциплинах, используются и в архивоведении. Применительно к экспертизе ценности документов и комплектованию архивов ими являются: историзм, системность, целостность. Они находят выражение в архивоведческих принципах: историзма, всесторонности и комплексности

Классически принцип историзма понимается как подход к действительности, изменяющейся во времени, развивающейся. Объекты (в данном случае документы) рассматриваются:

1) с точки зрения внутренней структуры, как система;

2) с точки зрения процесса, т.е. исторических связей;

3) с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений в их структуре в целом;

4) с точки зрения закономерностей развития. При таком рассмотрении историзм совпадает с научной объективностью.

Принцип историзма всегда признавался основным 15, определяющим происхождение, содержание документа, его внешние особенности. Знание конкретно-исторической обстановки, в которой возникли документы, их классовая природа, изучение всех сторон жизни общества, которую они отражают в комплексе с другими документами фондообразователя и других фондов, позволяет обеспечить полноценное комплектование АФ РФ.

Принцип всесторонности и комплексности совпадает с общенаучным принципом целостности, т.е. пониманием явлений действительности как единства частей целого в многообразии их проявлений, связей, а также с общенаучным принципом системности, т.е. рассмотрением объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов 16.

Архивисты понимают принцип всесторонности и комплексности как единый или как две стороны единого методологического требования рассмотрения документа в комплексе других документов и других источников 17 с разных точек зрения, в том числе и будущего использования.

Впервые основные принципы экспертизы ценности документов: историзм, партийность, всесторонность, комплексность были сформулированы К.Г. Митяевым в 1958 году на основе обобщения опыта работы с современными документами 18. Затем они использовались в любой работе по вопросам опенки и отбора документов. Толкование принципов расширялось и углублялось по мере развития теоретических основ оценки и отбора документов.

Теория экспертизы ценности документов всегда строилась в целом на научной базе 19. Принципы экспертизы ценности документов взаимосвязаны и образуют целостную систему, т.е. методологическую основу экспертизы. Принцип — это основа, основные исходные положения любой теории, находящие свою конкретизацию в критериях (или признаках) и методах. В настоящее время применительно к экспертизе ценности документов они ориентируются на социально-политическую нейтральность при оценке социальных ценностей, т.е. явлений действительности с точки зрения их соответствия или несоответствия потребностям общества 20.

Ценность документов – информационные возможности документов, обуславливающие их историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное или иное общественное значение.

Теория экспертизы ценности строилась на признании значения документов как исторических источников. Экспертиза старается при отборе избежать больших потерь информации, но принять на хранение все невозможно, отсюда приоритет более ценного перед менее ценным. Определение степени ценности строится на положениях теории познания. Ценность не может зависеть от спроса конкретных потребителей, но может и должна отвечать информационным потребностям общества, в том числе, и неизвестным еще в данное время (конкретный временной период).

Сложилось и закрепилось представление о неодинаковой ценности документов. При этом архивисты рассматривали разные аспекты, влияющие на это представление: значимость документа с точки зрения отраженного в нем факта; значимость документа для общества как исторического источниках и решениях задач управления; значимость документа в свете теории познания (общего и единичного) и теории отражения; значимость документа с точки зрения информационного подхода, значимость документа с точки зрения социальной памяти общества 21.

С точки зрения фактов действительности задача экспертизы, проследив цепочку: факт действительности – исторический факт – исторический источник – документ, отобрать документы, отражающие наиболее значимые исторические факты. Разнообразие действительности отражено в множестве фактов (явлений, событий), из которых историк отбирает наиболее значимые для истории общества, источниковед отбирает наиболее достоверные источники об этих событиях, архивист же отбирает документы, где данные события изложены 22. Документы – потенциальные источники содержат в каждом случае некоторую реально значимую часть исторического процесса и отличаются от документов, фиксирующих в маловыразительной форме лишь ничтожные фрагменты действительности (ценность которых условна, т.е. может проявиться, а может и не проявиться) 23. При этом архивист руководствуется положениями других наук (прежде всего, истории, источниковедения) как общих принципов и выполняет свою роль сохранения той части зафиксированной в делопроизводстве повседневности, которая наиболее полно и глубоко отражает деятельность системы управления обществом. Учитывается повторяемость типичных исторических фактов, т.е. воспроизводство их в новых исторических условиях. Для архивистов важна принятая в источниковедении классификация исторических источников по степени их ценности на: основные, дополнительные, резервные.