Автор работы: Пользователь скрыл имя, 25 Марта 2014 в 18:57, курсовая работа
Цель данной курсовой работы – раскрыть ременное состояние теории и методики экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов.
Задачи:
Проанализировать нормативно-правовую базу по экспертизе ценности документов;
Раскрыть основные принципы оценки и отбора документов на хранение;
Раскрыть критерии ценности и их комплексное применение;
Описать систему экспертных органов;
К основным отнесены источники, систематически фиксирующие явления, события, процессы в решающих сферах жизни общества, предопределяющие структуру общества и главные закономерности его развития; к дополнительным отнесены источники, содержание которых помогает выявить отдельные стороны и моменты в действии основных закономерностей общественного развития, а также специфические формы их проявления; к резервным отнесены источники, изучение которых дает в основном знание побочных явлений и событий общественного развития 24. Следовательно, говоря об экспертизе, мы говорим о научном исследовании, которое должно строиться на объективной основе.
Оценка документов с точки зрения потребностей общества в ретроспективной документной информации в соответствии с действующим порядком осуществляется: на стадии делопроизводства, в ведомственном архиве, в государственном архиве, т.е. несколькими этапами, обеспечивая оценку документов по прошествии определенного времени и в то же время обеспечивая сохранность ценных документов. В результате достигается комплектование госархивов ценной документацией. «Издержки» проявляются, прежде всего, в достаточно большом, как оказывается, приеме дублетных и малоценных документов 25.
Повторяемость документной информации - наличие одной и той же или сходной документной информации в двух и более документах. Повторение документной информации понимается как ее вторичное воспроизведение или преобразование в результате аналитико-синтетической переработки, которое имеет место при преемственной связи документов в процессе реализации ими управленческих функций.
Повторяемость информации документов, образующихся в процессе управления; может быть подразделена на два основных вида 26: формальный – воспроизведение документной информации и аналитико-синтетический – преобразование документной информации. В основе первого вида лежат более простые формы повторения, при которых информация первичного документа сохраняется (воспроизводится) во вторичном документе без каких-либо существенных изменений. В основе второго вида – более сложные формы повторения, приводящие в результате аналитико-синтетической переработки к преобразованию информации первичного документа во вторичном.
В настоящее время проблема ценности как таковая снова в центре внимания архивистов в связи с происходящими в обществе изменениями. Основу ее решения могут составлять только общенаучные подходы, методы исследования 27.
Общенаучный взгляд на принципы, критерии, методы оценки документов предполагает изучение их на основе универсальных, принятых во всех научных дисциплинах категорий (система, структура, информация, функция модель и т.д.). Отсюда — отказ от излишней идеологизации, научная объективность (социально-политическая нейтральность) в оценке фактов и явлений действительности.
Опираясь на общенаучный подход, экспертиза ценности документов должна обеспечить полноценное комплектование Архивного Фонда РФ.
Одним из аспектов ценности документов является определение особо ценных документов и документальных памятников.
Особо ценный документ – это ценный документ, имеющий непреходящее значение для государственного управления, обороны страны, в международных отношениях, научных исследованиях, и невосполнимый при утрате с точки зрения его юридического значения, автографичности или внешних признаков 28. В состав особо ценных входят и уникальные документы, т.е. ценные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации или внешним признакам 29.
Понимание документальных памятников не одинаково. Существует четыре точки зрения: 1) документальные памятники — это все ценные документы, т.е. все документы АФ (ГАФ) с подразделением их по ценности на ценные памятники и особо ценные памятники; 2) документальные памятники – это особо ценные документы; 3) документальные памятники — это особо ценные документы, имеющие признаки культурной ценности, а также все древние документы и редкие печатные издания; 4) документальным памятником может стать документ в ходе публикации, исследования, т.е. в момент его использования.
2.3. Отбор документов на хранение
Проблема отбора на госхранение массовой документации — одна из основных как в нашей стране, так и за рубежом. Ограничение приема на хранение массовой документации достигается путем выборочного отбора. При этом он не противопоставляется сложившейся системе отбора, а дополняет ее, помогая избежать потери информации, содержащейся в массовой документации, и избавиться от хранения излишней документации.
Проблема состоит в конкретном применении выборок, которые в ряде случаев превращаются в выборочный прием.
Вопрос достаточности информации массовых документов, т.е. репрезентативности выборки, был и остается одним из сложнейших в архивоведении. Необходимо выработать единое понимание термина «массовая документация», критерии отнесения к ней документов, исследовать факторы, влияющие на выбор вида выборки, разработать методику отбора на хранение и количественные параметры выборок.30
Развитие архивного дела уже пошло по пути перевода части документов на микроносители как одного из направлений решения проблемы увеличения приема документов на хранение.
Одним из таких направлений является микрофильмирование документов в целях замены оригиналов микрофильмами, т.е. полученными фотографическим способом микрокопиями документов 31. ГОСТ «Репрография. Микрография. Микрофильм на правах подлинника» включает «Перечень видов документов, микроскопии которых на правах подлинников могут передаваться на государственное хранение». В перечень вошли виды управленческих документов постоянного срока хранения, перенесение информации которых с бумаги на пленку не приведет к потере ценной информации, но позволит решить задачу сокращения физического объема поступающих на хранение документов. Отбор таких документов осуществлен на основе комплексного применения определенных критериев. Основные ценные управленческие документы не вошли в состав тех, которые могут быть заменены микрофильмами и уничтожены.
Отбор документов на хранение в госархивы преследует целью сохранение ценной информации, отражающей разные аспекты жизни общества. Хранение документов — не самоцель. Отбор документов осуществляется в целях будущего многоаспектного использования информации документов.
В экспертизе ценности документов использование рассматривается как фактор, корректирующий отбор документов.
Полное исследование проблемы качества комплектования госархивов — перспективное направление комплексного изучения специалистов по использованию, НСА и экспертизе ценности.
Одним из аспектов совершенствования использования может быть и прием дублетных документов на разных носителях, что позволит еще и сохранить подлинник – оригинал документа.
ГЛАВА III. ОСНОВНЫЕ КРИТЕРИИ ЦЕННОСТИ И ИХ КОМПЛЕКСНОЕ ПРИМЕНЕНИЕ
Критерии ценности документов – система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов 32. В настоящее время система сложилась, критерии достаточно апробированы и применяются в комплексе для оценки и отбора управленческих документов. Возможность определенных изменений в системе критериев, а также иной интерпретации каждого из них признается архивистами 33.
Критерии экспертизы ценности документов и источниковедения имеют общую основу . Все признаки внешней и внутренней критики источника так или иначе применяют в архивоведении, кроме достоверности и трактовки подлинности (так как архивоведение рассматривает подлинность как достоверность происхождения документа от определенного лица, а не как соответствие явлению или его описанию в источнике) 34. При этом одни и те же критерии играют в источниковедении и архивоведении разную роль. В источниковедении они определяют «фактическую ценность» для конкретного исследования, а в архивоведении используются для определения «объективной ценности», т.е. независимы от конкретных исследований 35.
По мере развития архивоведения происходила детализация критериев, в ряде случаев рассматривались разные стороны (аспекты) одного и того же критерия. При этом критерии перемещались из одной группы в другую не всегда обоснованно в зависимости от аспекта рассмотрения или же личной точки зрения автора.
В современных условиях группировку критериев можно сохранить, учитывая в целом ее объективный характер и удобство применения. В качестве современной модели может быть предложено следующее наполнение групп:
1) критерии происхождения:
2) критерии содержания:
3) критерии внешних особенностей:
Критерий значения учреждения (лица), в деятельности которого образовались документы, в настоящее время имеет иное название и трактовку – функционально-целевое назначение учреждения, организации, предприятия и рассматривается с двух точек зрения: особой роли организации, учреждения, предприятия и типичности (однородности, ординарности, повторяемости) их в системе управления 36.
Изменения в жизни общества оказали влияние на все его сферы. Перестройка экономики, возникновение разных форм собственности, отказ от жесткой централизации управления в целом и ряде функций особенно (руководство, контроль, планирование, снабжение и др.) стали базой изменения: организационно-правовых форм организаций и предприятий (их видов); ведомственной системы управления, включающей только государственный сектор; понимания отрасли (не совпадает с ведомственной системой и включает организации и предприятия разных форм собственности); роли и места организаций и предприятий в системе управления и их уровня в связи с расширением прав местных органов.
Все это приводит к изменению системы документирования деятельности учреждений, организаций, предприятий, следовательно, оценки и отбора документов, образующихся в результате данной деятельности. Отсюда изменение классических представлений архивоведения о главных и неглавных функциях, задачах, поставленных государством перед учреждениями, организациями, предприятиями 37, т.е. значения учреждения.
Современные организации, предприятия оцениваются также с точки зрения: масштаба деятельности (т.е. многопрофильности, объема работы, объема уставного фонда, состава учредителей и участников, числа работающих, межрегионального характера деятельности); вида организации, предприятия, определяемого их организационно-правовой формой; учитывается —,предоставляют ли они объединение, созданное для решения определенных задач; участвуют ли в их деятельности иностранные партнеры; обладают ли организации и предприятия уникальной или типичной структурой.
В настоящее время проблема состоит в дальнейшем уточнении признаков (интерпретации) критерия функционально-целевое назначение учреждения, организации, предприятия. Рассмотрение данного критерия с двух точек зрения (общего и единичного, особенного и типического) должно было бы привести на практике к увеличению количества источников комплектования за счет расширения приема типических (однородных, ординарных) организаций, предприятий. Однако, форма собственности, «коммерческая тайна» могут быть причиной отсутствия роста числа источников комплектования госархивов. Теоретически же современное архивное законодательство позволяет считать источником комплектования Архивного Фонда РФ организации, сдающие документы в государственные архивы, и организации негосударственной формы собственности, хранящие документы у себя 38.
Критерий времени и места образовании документа предполагает оценку исторической значимости временных и пространственных характеристик акта документирования в их совокупности .
Оба критерия заимствованы из источниковедения (внешняя критика источника), но имеют иную трактовку при решении задач оценки и отбора документов. Документы оцениваются не только с точки зрения «что древнее, то ценнее», но, прежде всего, с точки зрения одномоментности события и создания документа и в тоже время — созданных по истечении определенного времени, как переосмысление события 39. Отдаленность события во времени может служить признаком особого внимания, а также добора документов при их плохой сохранности за соответствующий период времени. Место создания документа, т.е. учреждение, организация, предприятие, по сути дела восходит к критерию значения учреждения, но трактуется как конкретное проявление документирования деятельности, т.е. участие – причастность к событию, явлению. При исследовании проблемы повторения документной информации была подчеркнута тенденция периодичности создания определенных документов, этапность повторения информации определенных документов, а также сохранение большего числа дублетных документов, относящихся к наиболее значимым периодам и событиям в жизни общества .
Критерий значения имеющейся в документе информации, критерий содержания в настоящее время рассматривается с точки зрения отбора уникальной и типической информации, т.е. общего и единичноro 40.
Функция документа – целевое назначение документа, отражать те или иные функции учреждений, организаций, предприятий (общеуправленческие и конкретные) непосредственно связана с видом документа и его содержанием. Документирование определенной функции управления (сбор информации, анализ информации, принятие решения, информирование о решении) осуществляется документами определенных видов, по которым можно судить о стадии рассмотрения вопроса и полноте информации о вопросе.
Информация о работе Организация экспертизы хранения документов