Организация экспертизы хранения документов

 

 

 

Оглавление

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение 1.

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций ДОУ и архивного дела, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда РФ в целом.

Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией.

От результатов экспертизы ценности документов зависит качественный, оптимальный состав архивов и Архивного фонда Российской Федерации страны.

Современные экспертиза ценности документов и комплектование архивов имеют более чем полувековую историю и ведут начало с 20-х годов ХХ в. Архивисты, источниковеды, историки обращались к разным аспектам оценки и отбора документов.

Основной вопрос, решаемый в ходе экспертизы ценности документов и комплектования архивов – «ценно» или «не ценно», т.е. документ подлежит или не подлежит приему на бессрочное хранение. Данная проблема является общей для всех стран, где архивоведение находится на достаточно высоком уровне развития, и рассматривается как проблема полноты и достаточности ретроспективной информации для удовлетворения нужд общества и путей достижения этого. Принципы, критерии, методы составляют основу теории экспертизы ценности документов и комплектования архивов, раскрывая базу – основные положения понимания ценности, их признаки (параметры), пути (подходы) достижения поставленные задачи отбора на хранение документов, всесторонне раскрывающих все аспекты современного общества. На данной основе методически и организационно строится вся практическая работа архивных учреждений.

Материалы справочного информационного значения хранятся только в архивах ведомств и учреждений в течение сроков возможного их использования, после чего уничтожаются.

А документы, содержащие ценную научную информацию, по истечении сроков возможного их использования в оперативной деятельности учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы.

Степень изученности темы. В процессе работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Отечественные архивы» по теме исследования.

Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов на архивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, Е.М.Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов» и «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов»; Жуковой М.П. «Экспертиза ценности документов и комплектование архивов (вчера, сегодня, завтра)». Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы.

Источниковую базу исследования составили законодательные акты и нормативно-методические документы по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», регулирует правоотношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, государства и общества. Под документом Архивного фонда РФ понимается архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. Архивные документы подлежат хранению в течение сроков, установленных федеральным законодательством, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, утвержденных уполномоченными органами государственной власти. Ряд архивных документов у организаций источников комплектования по истечении сроков хранения подлежит экспертизе на предмет их ценности экспертно-проверочными комиссиями.

 «Закон Ханты-Мансийского автономного округа - Югры об архивном деле», в котором рассматриваются вопросы осуществления контроля за экспертизой ценности документов, находящихся в собственности автономного округа или муниципальной собственности.

По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, учета и использования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение, порядком организации работы архива, в работе были использованы основные правила работы архивов разных уровней.

 «Основные правила работы ведомственных архивов» (1986 г.) определили организацию экспертизы ценности документов в ведомственных архивах, функции экспертных комиссий, порядок проведения экспертизы ценности в организациях.

«Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.) нормативно методический документ, определяющим их деятельность. Правила основывались на правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезировали опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Государственная система документационного обеспечения управления. Это нормативно-методический документ, представляющий собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, могут быть использованы во всех видах документации.

Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт распространяется на организационно распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в "Общероссийский классификатор управленческой документации" Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (2007 г.).

Основным нормативным актом архивного законодательства, определяющим перечень и сроки хранения конкретных документов, является «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» и ст. 17 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Перечнем необходимо руководствоваться, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций, либо конкретных групп документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

Цель данной курсовой работы – раскрыть ременное состояние теории и методики экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов.

Задачи:

1. Проанализировать нормативно-правовую базу по экспертизе ценности документов;
2. Раскрыть основные принципы оценки и отбора документов на хранение;
3. Раскрыть критерии ценности и их комплексное применение;
4. Описать систему экспертных органов; 
5. Рассмотреть организацию работы по экспертизе ценности документов.

Постановка цели и задач исследования определила структуру работы, которая состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.

Во введении обосновывается выбор темы, формулируется цель работы, ставятся задачи исследования, дается анализ использованных источников и литературы, описывается структура работы.

Первая глава является вводной; ее главная цель – изложить общие положения и правовую базу по экспертизе ценности документов.

Вторая глава раскрывает основные принципы оценки и отбора документов.

Третья глава содержит критерии ценности документов.

Четвертая глава раскрывает систему экспертных органов, на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов, а также вопросы организации экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения.

Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения, выводам по теме.

 

ГЛАВА I. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ПО ЭКСПЕРТИЗЕ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Федеральный и региональный уровни регулирования

Правовые основы оценки и отбора на государственное хранение документов современных учреждений, организаций и предприятий регулируется действующим законодательством Российской Федерации, составной частью которого является архивное законодательство: «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» 1993 года, Указ Президента РФ от 17 марта l994 г. «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России», постановления Правительства РФ по архивному делу. В 2004 г. был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, в котором дано понятие экспертизы ценности документов, определен порядок включения архивных документов в состав Архивного Фонда РФ.

Согласно ст. 6 данного закона архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав АФ РФ, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти 2. Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Основные положения экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение вытекают из понимания Архивного фонда РФ как совокупности документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение 3. В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, времени и способа создания, вида носителя, места хранения и формы собственности.

Архивное законодательство до 2004 г. разграничивало Архивный фонд РФ на государственную и негосударственную части 4.

Государственную часть составляли документы органов государственной власти, а также учреждении, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, государственной собственности субъектов Федерации и муниципальной собственности.

К негосударственной части относили архивные фонды и документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций или в частной собственности.

Правовые нормы взаимоотношений архивных учреждений и других организаций в работе по отбору документов определены в зависимости от формы собственности.

Государственные учреждения, организации и предприятия осуществляют временное хранение документов, обеспечивают отбор, упорядочение и по истечении предельных сроков ведомственного хранения передачу документов, отнесенных к Архивному фонду РФ, в государственные архивы. Архивные учреждения осуществляли руководство, контроль, оказывают методическую помощь в отборе документов на постоянное хранение 5.

В «Законе Ханты-Мансийского автономного округа - Югры об архивном деле», в ст.4 указывается на то, что экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в собственности автономного округа. Проведение экспертизы ценности документов осуществляется в соответствии с федеральным законом, а так же рассматриваются вопросы осуществления контроля за экспертизой ценности документов, находящихся в собственности автономного округа или муниципальной собственности 6.