Организация экспертизы хранения документов

Анализ значимости отраженных в документе фактов действительности (явлений, событий) приводит к необходимости их объективной оценки с позиции значимости для общества в конкретный период времени. С точки зрения экспертизы ценности документов наиболее значимые события, явления должны быть представлены большим кругом документов, с наибольшей полнотой принимаемых на госхранение.

Рассмотрение уникальности, оригинальности или повторяемости информации как двух сторон ценности позволило выделить следующие признаки: значимость событий, явлений, отраженных в первичном и вторичном документе, соответствие информации основным или вспомогательным функциям учреждения, организации, предприятия, степень отраженности вопросов основной деятельности других учреждений в данных документах, подлинность документа.

Критерий значения имеющейся в документе информации, критерий содержания в силу своей специфики, а именно, совокупности ряда аспектов рассмотрения, будет являться объектом внимания исследователей в будущем.

Критерий вида документа отражает диалектическое единство формы и содержания. Документы, как известно, выполняют ряд функций: запечатления и коммуникации информации, удостоверения и юридического доказательства фактов или совершенных действий, являются историческими источниками. Уже само наименование вида или разновидности документа несет о нем информацию: о его целевом назначении, формуляре, характере изложения и значении запечатленной в нем информации. Непродуктивен подход к выделению вида документа только по его номиналу, без учета происхождения и первоначальной функции документа. Видом предлагается считать объективно существующую группу документов, характеризующихся единством функций в социальной среде (цель создания документа, происхождение), единством номинала и единством времени, в котором он существует .

Источниковеды и архивисты, говоря о единстве формы и содержания документа, рассматривают его с точки зрения категорий диалектики, с точки зрения отражения социальной жизни общества 41.

Развитие – эволюция документов, образование устойчивых видов как устойчивых черт данного вида документов, «условного формуляра» при документировании определенных функций позволило не только рассматривать вид документа с делопроизводственной и источниковедческой, но и с архивоведческой, т.е. ценностной, точек зрения как один из критериев оценки документов.

Группа документов одного наименования, общего назначения и единого формуляра — вида непосредственно связана с определенной функцией и имеет определенную устойчивую информативность или ценность. Значение вида документа как признака его оценки может быть рассмотрено самостоятельно, но в целом данный признак входит в группу критериев содержания.

В современных условиях происходит определенное изменение в составе видов и разновидностей документов (возникновение новых, изменение, трансформация уже существующих). Исследования документоведов позволяют говорить о необходимости стандартизации и унификации документов.

Критерий подлинности (юридической силы) документа в архивоведении рассматривается с двух точек зрения: юридической силы, т.е. способности документа выступать в качестве юридического доказательства (срок исковой давности) и как документ-подлинник – оригинал, т.е. официальный документ, созданный юридическим или официальным лицом, оформленный и удостоверенный надлежащим образом 42.

Разработка проблемы повторения документной информации, исследования видов документов в делопроизводстве позволили обратиться к проблеме соотношения подлинника-оригинала, дублета-копии. В результате закрепилось следующее понимание юридической силы документа: свойство, сообщаемое документу правовыми нормами и проявляющееся в составе и расположении его реквизитов, ряде его внешних признаков, временных и территориальных границах и объектах его действия.

В настоящее время срок исковой давности применим не только к документам, имеющим практическое значение, но и к документам исторического, научного, политического и других значений (например, договор, соглашение, контракт). Поэтому применение критерия юридической силы с точки зрения отбора (хранить — не хранить) к таким документам возможно только в комплексе с другими критериями. Применительно к документам временных сроков хранения использование критерия целиком определяется юридическими нормами, т.е. необходимостью информации документов и самих документов для подтверждения тех или иных прав и обязанностей организаций, предприятий и граждан.

Второй аспект критерия — подлинность выступает и как самостоятельный критерий, дополняющий критерий значения информации документа. Подлинник подлежит первоочередному приему на хранение по сравнению с копиями, которые отбирают только в необходимых случаях (в целях обеспечения сохранности и использования). Применение ЭВТ, т.е. процесс создания документов с применением автоматизированных технологий, привел к возникновению аутентичных документов, т.е. экземпляров подлинника, которых может быть сколь угодно много («распечатка» документов практически неограниченна). Отбор лучшего по качеству документа производится на основании критерия внешних особенностей. Для архивистов проблему составляет достоверность таких документов.

Критерий внешних особенностей документа (внешних признаков) предполагает оценку внешнего вида документа, формы передачи содержания, удостоверения, оформления документа (в том числе художественных, палеографических особенностей), физического состояния документа 43. Внешние особенности документов в свою очередь понимаются как: способ фиксирования информации, носитель, физико-химическое состояние, форма и размер документа, элементы его правового, делопроизводственного, художественного оформления и начертания письменных знаков 44.

Критерий степени сохранности фонда (полноты фонда), т.е. полноты сохранения документов, освещающих деятельность фондообразователя, был назван К.Г. Митяевым среди основных критериев и толковался вслед за ним долгое время как сохранение «следов фонда», доказывающее существование и деятельность фондообразователя, или же как условие отбора.

Современное законодательство позволяет по договору, соглашению осуществлять прием ценных документов негосударственных организаций и граждан. Отсюда возможность предложения о приеме отдельных ценных документов по желанию их собственника в госархивы. Архивист должен будет принять решение, исходя из: ценности документов, значимости их автора и полноты хранения в АФ РФ (прежде всего, в госархивах) подобных документов или подобной информации. Анализ состава документов своего архива и АФ РФ в целом с применением ЭВТ позволит регулировать такой отбор.

Критерии оценки документов применяются в комплексе. С самого первого момента выработки признаков определения ценности документов в экспертизе действует принцип: для отбора документа на хранение достаточно хотя бы одного признака, отвечающего критериям ценности; для отбора документов на уничтожение необходимо применить всю совокупность критериев.

ГЛАВА IV. СОСТАВ РАБОТ ПО ЭКСПЕРТИЗЕ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1. Система экспертных органов при экспертизе ценности документов

Экспертная служба представляет собой систему экспертных комиссий и экспертно-проверочных комиссий, на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов 45. Экспертные комиссии и экспертно-проверочные комиссии – постоянно действующие совещательные органы. Решения экспертной комиссии утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой экспертные комиссии получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.

Экспертные комиссии создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются экспертные комиссии также в областных архивах и их филиалах.

В министерствах и центральных учреждениях ведомств Российской Федерации организуются центральные экспертные комиссии.

Экспертно-проверочные комиссии функционируют при архивных управлениях – отделах автономных республик, краев, областей, а также в федеральных государственных архивах, комплектующихся современными документами. При других государственных архивах и центрах документации действуют экспертно-методические комиссии.

При Росархиве действует Центральная экспертно-проверочная комиссия.

Центральная экспертная комиссия назначается приказом по министерству (ведомству) из числа квалифицированных специалистов основных структурных подразделений и возглавляется одним из руководящих работников. В состав центральной экспертной комиссии обязательно входит заведующий центральным архивом министерства и представитель центрального государственного архива.

Экспертная комиссия назначается приказом руководителя учреждения, организации, предприятия, а возглавляется руководителем структурного подразделения. В состав комиссии включаются квалифицированные специалисты основного профиля деятельности учреждения (не менее трех — пяти человек). Обычно членом экспертной комиссии бывает также экономист или работник бухгалтерии, так как учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе дел. Согласно типовому положению в состав экспертной комиссии входят работник делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения (если нет штатной единицы заведующего архивом, то ответственное за архив лицо). Обязательное включение в состав экспертной комиссии этих лиц объясняется тем, что они в силу своих служебных обязанностей должны знать всю документацию в совокупности. Кроме того, непосредственная работа по составлению номенклатур, отбору дел на государственное хранение, и т.п. проводится ими или под их руководством. В состав экспертной комиссии ведущих организаций ведомства входит представитель архивного учреждения: это одна из форм контроля и методической помощи. Для консультаций могут привлекаться специалисты из других организаций.

Большинство функций центральной экспертной комиссии и экспертной комиссии, связанных с практической работой, совпадают 46:

• центральная экспертная комиссия и экспертная комиссия рассматривают и одобряют проекты номенклатур дел структурных подразделений и сводной по учреждению.
• центральная экспертная комиссия и экспертная комиссия рассматривают график передачи документов из структурных подразделений в архив учреждения и график передачи документов в государственный архив (составленный архивом учреждения и согласованный с государственным архивом).
• экспертная комиссия ежегодно совместно с работниками делопроизводства структурных подразделений и архивом проводит отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения. Это важнейший этап в работе по экспертизе ценности, так как при этом происходит отбор дел для передачи в дальнейшем на государственное хранение.

Члены экспертной комиссии проверяют в структурных подразделениях правильность выполнения работы по экспертизе ценности, просматривая описи дел постоянного и временного хранения, акты о выделении дел для уничтожения, сами дела, подобранные по категориям. При просмотре дел выясняется, насколько правильно они сформированы (чтобы в деле, подлежащем передаче на государственное хранение, не оказалось ненужных бумаг, а в делах, выделенных для уничтожения,– ценных документов).47 Особое внимание обращается на дела с отметкой ЭПК, так как надо установить по каждому делу, представляет ли оно политическую, научную, народнохозяйственную или культурную ценность, надо ли его отобрать для постоянного хранения или оно имеет только справочное значение и для него достаточно того срока, который стоит перед отметкой ЭПК.

Центральная экспертная комиссия и экспертная комиссия:

• осуществляют контроль за отбором дел в структурных подразделениях и подведомственных организациях
• рассматривают описи, составленные в учреждении: годовые разделы описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, описи дел по личному составу постоянного хранения, дел временного хранения (свыше 10 лет), дел по личному составу долговременного хранения;
• выносят решение о представлении их для утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения 48;
• утверждают описи дел долговременного хранения по учреждению и подведомственным организациям, не сдающим документы в государственные архивы;
• рассматривают и одобряют акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения, находящихся в архиве учреждения и в структурных подразделениях, в том числе с отметкой ЭПК (последние согласовываются с архивными учреждениями), рассматривают также акты подчиненных организаций и предприятий, не состоящих на учете в архивных учреждениях;
• рассматривают акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов об утере дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
• рассматривают вопросы приема на ведомственное хранение документов личного происхождения;
• ведут исследование ценности различных групп документов (рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами);
• рассматривают перечни и описи особо ценных дел и представляют предложения экспертно-проверочной комиссии;
• рассматривают предложения о замене подлинников отдельных категорий документов микрофильмами и представляют предложения экспертно-проверочной комиссии;
• осуществляют методическое руководство деятельностью экспертной комиссии структурных подразделений и подведомственных организаций, контролируют их работу, консультируют членов их центральных экспертных комиссий совместно с центральными архивами министерства и делопроизводственной службой участвует в проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводства и архивов, членов экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций;
• оказывают методическую и практическую помощь подведомственным организациям, не состоящим на учете в архивных учреждениях, по вопросам работы с документами (составление номенклатур, организация хранения и учета документов, экспертиза их ценности, составление описей дел долговременного хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, и др.) 49.