Общие требования к композиции документа

Общие  требования к композиции документа.

 

Введение

 

 Термин композиция  имеет различные толкования. При  этом к основному, родовому  термину композиция могут присоединяться  различные определители: реквизитная  композиция, смысловая композиция, информационная композиция и пр. Но введение подобных терминов не снимает неопределенности, даже для документов официально-делового стиля, в отношение которых действуют ограничения или даже строгие предписания, обусловленные требованиями стандартизации, устоявшиеся закрепленные или незакрепленные правила. Чем выше степень закрепленности внутридокументной позиции словесных формулировок и чем жестче ограничения их лексико-фразеологического состава, тем ближе документ к тому, что называется бланком.

 

Чаще всего под композицией понимаются особенности пространственной соотнесенности частей документа, построение документа с точки зрения взаиморасположения тематически завершенных микроконтекстов в пределах документов, их физическое и смысловое позиционирование.

 

 В узком смысле  композиционная (логическая) структура текста документа - последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы или предмета.

 

 Тексты конкретных  документов составляются по устойчивым, выработанным практикой документирования композиционным схемам, определяющим состав смысловых частей текста документа, индивидуальным для каждого вида документа или его разновидностей.

 

 Тексты писем обычно  состоят из 3-х частей: введения, в  котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на какой-либо другой документ; изложения, где приводятся цифры, факты и доводы; заключения, содержащего суть вопроса, т.е. предложения, распоряжения или просьбы.

 

 Первые две части  или одна из них могут отсутствовать,  но заключение - обязательная часть любого текста документа.

 

 Особенности содержания  документа, цели его издания  могут в определенной степени  влиять на композиционную структуру  текста, вызывая необходимость отступления  от заданных схем. Например, возможны  распорядительные документы (приказы, распоряжения) без обоснования, письма - без введения и изложения и др. Структура и оформление текста документа зависят от вида документа и его принадлежности к той или иной системе документации.

 

Композиционная структура  текста документа.

Слово композиция восходит к латинскому composition, которое означает «составление, сочинение». То есть, под  композицией понимается построение документа, соотношение его отдельных  частей и отношение каждой части  ко всему тексту как единому целому. Для наименования этого понятия наряду со словом композиция употребляются также близкие по смыслу слова построение, структура.

 

Когда говорится о  композиции документа, то обязательно  учитывается, как соотносятся между  собой части текста, какое место  занимает отдельная часть по отношению ко всему документу.

 

Организация материала, расположение всех частей документа  определяются замыслом автора, содержанием  документа. Если соотношение частей документа нарушается, то эффективность  текста снижается, а иногда сводится к нулю. Следовательно, приступая к работе над композицией документа, необходимо, прежде всего, определить порядок, в котором будет излагаться материал, т.е. составить план.

 

На разных этапах подготовки документа составляются различные  по цели и по назначению планы. Так, после выбора темы документа рекомендуется составить предварительный план, в котором определяется круг вопросов, освещаемых в данном тексте. Из перечисления этих вопросов и состоит предварительный план, который помогает более целенаправленно подбирать литературу и отбирать фактический материал для документа. Предварительный план отражает собственное решение автором темы документа, его личный подход к данной проблеме.

 

Для деловых документов вообще установить единую структуру  композиционных составляющих вряд ли возможно. Конечно и для текста, относящегося к официально-деловому стилю, справедливо утверждение о том, что «правильно построенный текст – это такое единство предложений, которое направлено на выполнение определенных стратегических и тактических задач общения», но текст официально-делового стиля «обрастает» таким множеством условных решений, связанных с текстовой позицией того или иного составляющего, что говорить о «правильном» построении можно лишь как о проявлении логики в вербализации той части документа, которая предполагает не составление, а сочинение текста. Скажем, при подготовке такого документа, как заявление, заданы позиции адресата, адресанта, названия документа, завершающих реквизитов, а суть просьбы и обоснования в их речевом изложении потребуют при переходе от замысла к тексту координации соответствующих фрагментов относительно друг друга. По мнению лингвистов, большинство текстов в композиционном отношении состоит из трех частей: вступления (зачина), основной части и концовки.

 

Вступление (зачин) обычно выражает ключевую мысль высказывания. В системе текста это наиболее самостоятельное, наиболее значимое предложение  или предложения. Функция введения новой мысли не позволяет зачину иметь в своем составе слова-заменители (местоимения или местоименные наречия) или представлять собой неполные предложения. Все его члены, как правило, выражены лексически полнозначными словами. Поскольку зачин выражает новую мысль, он как бы синтаксически открыт, незамкнут, он как бы приглашает продолжить чтение и посмотреть, как развернется, раскроется та мысль, которая подана в нем в сконцентрированном виде. Зачин группирует вокруг себя все остальные предложения, которые в какой-то степени зависят от него. Однако самостоятельность зачина относительна: он не только формирует текст, подчиняя себе все последующие предложения, но и сам зависит от них, поскольку они опираются на него и развивают его мысль.

 

Далее идет основная часть, которая состоит из законченных  предложений, связанных между собой и с зачином цепной или параллельной связью. Композиция этой части должна быть продуманной.

 

Существуют различные  конструктивные приёмы организации  текста в основной его части. Изложение  может быть ступенчатым (автор последовательно  переходит от одного аспекта темы к другому) и концентрическим (на протяжении всего текста автор несколько раз возвращается к сказанному, но на новом уровне).

 

Замыкает текст концовка. Она выражает вывод, подводит итог тому, что было сказано ранее. Часто  концовка представляет собой обобщающее предложение с обобщающим словом. Здесь могут быть и вводные слова, указывающие на законченность, завершенность, полную исчерпанность мысли (наконец, итак, следовательно, таким образом, одним словом и т. д.). Существуют и другие грамматические средства оформления концовки, например союз и, который может открывать последнее предложение текста или замыкать в нем ряд однородных членов.

 

Попытки оптимизировать композиции деловых документов связаны  с довольно сложной комплексной  задачей: с одной стороны, такая оптимизация способствует унификации документов определенного вида, все документы, работающие в рамках решения информационных задач одного типа построены одинаково; с другой стороны – стабильность композиции оптимизирует речевое общение, эта стабильность порождает условия для прогнозирования последующего информационного блока в документе, становится ясно, «что за чем будет». Таким образом, оптимизированная композиция становится довольно эффективным средством речевого воздействия, повышает прагматическую ценность документа.

 

Требования к композиции документа. Рубрикация

Композиция – в  известной степени пространственная характеристика текста. Расположение долей информации, отвечающее требованиям  коммуникативной задачи и определенным формальным требованиям, делает эту характеристику многозначной. Мы должны решить две, по крайней мере, задачи: что нужно и можно сказать в этом документе (определение смысла документа), и как это можно сказать, чтобы документ имел соответствующий статус. Обе задачи связаны с определением единиц, формирующими заданный текст. В число единиц, безусловно, войдут предложения, специфика которых в официально-деловом стиле – наличие большого количества устойчивых словосочетаний как опорных конструкций. Эти устойчивые словосочетания определяют композиционный каркас текста, его модальность и тональность.

 

В составе деловых  документов отчетливо определяются границы между группами предложений, выполняющими определенную законченную  функционально-смысловую роль. Микроконтекст  с завершенной мыслью и направленностью, как компонент смысловой структуры документа, имеет различные наименования: «Сложное синтаксическое целое, сверхфразовое единство, компонент, прозаическая строфа» и др. Используя далее термин «сверхфразовое единство», заметим, что в текстах официально-делового стиля сложность предложений в коммуникативном отношении делает их эквивалентными сверхфразовым единствам. Прежде всего, в связи с рассмотрением сверхфразовых единств возникает проблема рубрикации – выделения в тексте документа составных частей.

 

Кроме точки – знака  окончания предложения, очевидным  способом внешнего выражения композиционной структуры текста будет использование  абзаца. Так как сплошной текст  тяжело воспринимается, его обычно разделяют на абзацы. Абзац –  это простейшая рубрика, отступ вправо в начале первой строки каждой части текста. Словом «абзац» также обозначают часть текста между двумя такими отступами. Абзац служит показателем перехода от одной мысли к другой. Разделение текста на абзацы позволяет читателю делать небольшие остановки перед дальнейшим чтением, мысленно возвращаться к прочитанному.

 

Абзац позволяет зрительно  выделять тематически и логически  тесно взаимосвязанную совокупность предложений. Абзацы играют роль ступеней, по которым развивается мысль исследователя, поэтому в рамках одного параграфа или главы (при отсутствии параграфов) они должны быть последовательно связаны друг с другом по смыслу. Количество предложений в абзаце может широко варьироваться в зависимости от сложности раскрываемой мысли.

 

Абзац может состоять из одного предложения, если ему придается  особенная важность, а может и  из нескольких, если они последовательно  раскрывают одну и ту же сложную  мысль. Однако абзац является внутренне  замкнутой смысловой единицей.

 

 Логическому структурированию работы в большей степени способствует деление ее на главы, параграфы и другие части. Главы должны соотноситься с темой работы как часть и целое и, как правило, соответствуют поставленным исследователем задачам. Параграфы каждой главы также должны соотноситься с ней как часть и целое.

 

 При разбивке текста  на главы и параграфы необходимо  соблюдать следующие правила:

 

Делимое должно быть равно  сумме его частей. В этом случае по своему смысловому содержанию тема исследования кажется шире общего объема составляющих ее частей – глав. Возможна и другая ошибка, когда тема уже общего объема составных элементов.

 

Принцип деления должен быть един для всех частей. В этом случае члены деления будут частично совпадать друг с другом из-за смешения принципов классификации.

 

Члены деления не должны соотноситься между собой как  часть и целое.

 

Непрерывность деления. В процессе деления нельзя перескакивать  через ближайшие виды деления.

 

Эти более крупные  по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются.

 

Например:

 

1. Общие положения.

 

2. Обязанности.

 

3. Права.

 

При разделении текста на рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и  подпункта, получает свой номер (допускается арабская нумерация или буквенная), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления (1.1.;2.1.;3.1. и т.д.).

 

При дальнейшем дроблении  текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться (1.1.1.; 1.1.2.; 2.1.1.; 2.1.2. и т.д.). Нумерация подчеркивает необходимость самостоятельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов перечисления. Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава и т.д. В простейших случаях используются только однотипные знаки – обычно арабские цифры или строчные буквы. Тексты сложного состава нередко требуют и абзацного членения, и нумерации.

 

 Важным средством  рубрикации являются также заголовки и подзаголовки. Заглавие всегда является структурной частью текста. Разделы должны иметь заголовки. Подразделы могут иметь их при необходимости.

 

 В заголовках не  допускается переноса слов, применения  римских цифр, математических знаков и греческих букв. Точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

 

 Заголовки глав  и параграфов должны точно  соответствовать содержащейся в  них смысловой информации. В связи  с этим, в заголовках нежелательными являются:

 

- слова, не проясняющие  смысл заголовка;

- узкоспециальные термины;

- слова местного характера  без разъяснения;

- сокращенные слова  и аббревиатуры.

 

 Заголовок должен  отражать информацию, содержащуюся  в тексте, поэтому нежелательны слишком короткие заголовки. Другой крайностью являются слишком объемные заголовки, затрудняющие смысловое восприятие. Наконец, заголовок должен соответствовать содержанию, быть кратким, недвузначным и непротиворечивым.

 

Текст служебного документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или путем комбинации этих форм.

 

Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном  объекте по определенному набору показателей. Анкетные тексты чаще всего применяются в документах по личному составу предприятия, в документах по маркетингу и т.п.

 

Тексты в форме таблицы  применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы  используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах.

 

Связный текст может  быть составлен произвольно или  на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. При составлении  писем, факсов, контрактов, актов, справок  и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные тексты.

 

 

Варианты организации  текста письма

 Основным информационным  элементом письма является текст.  В зависимости от вида письма (служебное, коммерческое, рекламное,  информационное и т.п.) его текст будет иметь свои особенности. Что касается общих требований к тексту письма, то они заключаются в следующем: во-первых, письмо должно быть посвящено одному вопросу, во-вторых, оно не должно быть большим по объему (как правило, до 1 страницы, в исключительных случаях - до 5). Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составлять отдельные письма по каждому из них.