Общие требования к оформлению документов

ТЕМА 2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

 

2.1. Состав реквизитов документов

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01 - Государственный  герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта  Российской Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы  документа;

08 - наименование  организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование  вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный  номер документа;

13 - ссылка на  регистрационный номер и дату  документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения  документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к  тексту;

19 - отметка о  контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о  наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о  заверении копии;

27 - отметка об  исполнителе;

28 - отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело;

29 - отметка о  поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии  документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Правила оформления  реквизитов

При составлении  документов используются следующие  правила оформления реквизитов в  соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-20003.

 

01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

09. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России   Департамент информатизации   и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в  дательном падеже, например:

Генеральному директору   ОАО "Северные регионы"   В.А.Лагунину

 

 

Или	АО "Электроцентромонтаж"   Главному бухгалтеру   В.М.Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций  или в несколько структурных  подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов   Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору  Издательского дома  "Медиадом"  Н.В.Семиной

 

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ   Президент ЗАО «Ростекстиль»  Личная подпись _______В.А.Степанов  Дата

Допускается в реквизите  «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ  Генеральный директор   АО «Электронные технологии»   Личная подпись _______ Л.В.Кузнецов  Дата

При утверждении  документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении  документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

	УТВЕРЖДЕН  решением общего собрания   акционеров от 05.04.2003 N 14
или	УТВЕРЖДЕНО   приказом ВНИИДАД   от 05.04.2003 N 82

Гриф утверждения  документа располагают в правом верхнем углу документа.

 

 

 

 

 

 

17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.   Федосеевой Н.А. Прошу подготовить  проект   договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003  Личная подпись   Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может  отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата  А5, заголовок допускается не указывать.

19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет  приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число  листов и число экземпляров; при  наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение  об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки  и оформления документов Управления  регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу  прилагают другой документ, также  имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в  документе адреса, то отметку о  его наличии оформляют следующим  образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2   к приказу Росархива   от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение  «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2   к приказу Минздрава России   от 05.06.2003 N 251

22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент  Ассоциации региональных предприятий	Личная подпись	А.А.Борисов
или на бланке:
Вице-президент	Личная подпись	А.А.Борисов

Допускается в реквизите  «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный  директор   ЗАО "Партнер"

Личная подпись

Н.А.Федоров

 

 

 

 

 

 

 

При оформлении документа  на бланке должностного лица должность  этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института	Личная подпись	М.В.Ларин
Главный бухгалтер	Личная подпись	З.В.Марьяш

 

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном  уровне, например:

 

 

Заместитель директора  по научной работе		Заместитель директора   по научной работе
Личная подпись	Ю.Г.Демидов	Личная подпись	К.И.Игнатьев

При подписании совместного  документа первый лист оформляют  не на бланке.