Общие правила и требования оформления документов

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Современное управление государственным предприятием или  коммерческой организацией — это  в значительной степени непрерывная  череда процессов составления и  перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, другая недвижимость. За всем этим стоят документы.

На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения; они во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Неправильно оформленные документы или их отсутствие могут послужить причиной нареканий и штрафных санкций предприятию при различных проверках, проводимых аудиторами, налоговой инспекцией, ревизорами.

Выполняя несложные  правила делопроизводства, можно  значительно сократить и даже исключить потерю документов.

Цель работы – рассмотреть  общие правила оформления документов, и в частности организационно-распорядительных.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть общие правила и требования оформления документов; работу с документами в современных условиях: логические, технические и творческие операции.
2. Изучить состав и назначение организационно-распорядительных документов (ОРД). Привести перечень и дать определения всех основных видов организационно-распорядительных документов.

 

 

1. Общие правила и требования оформления документов. Работа с документами в современных условиях: логические, технические и творческие операции

 

Общие правила и требования к оформлению документов определяются ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов¹.

При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа².

Число реквизитов, характеризующих  документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб  Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование вида  документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер  документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения  документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении  копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 - идентификатор электронной  копии документа.

Формуляр-образец – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

Бланк документа –  стандартный лист бумаги, на котором  отображена постоянная информация и  отведено определенное место для  переменной.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Каждый документ должен быть: содержательным и кратким; понятным для тех, кому он предназначен; правильно оформлен.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того, кто их подготовил – государственное предприятие или коммерческое, каким видом деятельности оно занимается, как ведет делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии). Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает³:

- юридическую силу  документов;

- качественное и своевременное  составление и исполнение документов;

- организацию оперативного  поиска документов.

Любой документ состоит  из ряда элементов – реквизитов (даты, текста, подписи). Расположение их на документе и правила оформления установлены ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-03 все документы изготавливают на бланках. Установлены два основных формата бланков документов – А4 (210-297 мм) и А5 (147-210 мм). Допускается также использование бланков форматов A3 (420-297 мм) и А6 (148-105 мм) по ГОСТу 9327.

Бланки, воспроизводящие  постоянную информацию, изготавливаются типографским способом или вводятся в память компьютера и автоматически выводятся при распечатке документов; реже наносятся на стандартный лист бумаги с помощью специального штампа.

Для организации, ее структурного подразделения или должностного лица установлено три вида бланков⁴:

-общий бланк организации;

-бланк письма;

-бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется для всех видов организационно-распорядительной документации, кроме писем, поэтому код формы документа по ОКУД проставляется на нем только при его составлении (зависит от конкретного вида документа).

Максимальный набор  реквизитов общего бланка (рис. 3.2) включает:

—Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта российской Федерации или города (такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право);

-эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

-наименование вышестоящей организации (если она имеется);

-наименование организации — автора документа.

На общих бланках  допускается указывать трафаретные  части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа.

Технология работы с  документами состоят из совокупности последовательно выполняемых взаимосвязанных  операций. По мнению Н.Ю.Гуреевой, О.Л.Седовой  операции, входящие в состав документационных процессов, можно условно классифицировать по признаку возможности их автоматизации на творческие, логические и технические.

Творческие операции связаны с мышлением, со способностью документоведа к анализу, обобщению  информации, выявлению методов решения  поставленных перед ними задач. Переработка  первичной информации для получения качественно новой требует творческой работы.

К числу логических операций относятся операции по учету, группировке, суммированию, обработке исходных данных. Такие операции строго определены правилами  или инструкциями и не требуют  творческой инициативы работника, поэтому могут быть автоматизированы с помощью компьютерной техники.

Технические операции - это  простые, регулярно повторяющиеся  операции по информационной обеспеченности выполнения той или иной работы. Эти операции связаны со сбором информации, ее фиксацией, доставкой и т.д. Они могут быть механизированы и автоматизированы с помощью традиционных средств организационной техники. Логические и технические операции не влияют на содержание информационных процессов.

При работе с документами логические и технические операции преобладают. Поэтому цель механизации и автоматизации заключается в передаче выполнения нетворческих операций оргтехнике. Это обеспечивает наиболее эффективную организацию работы с документами.

При автоматизации офисов они оснащаются персональными компьютерами и средствами электронной оргтехники. В результате сочетания технических возможностей вычислительной техники, средств электросвязи, цифровых копировальных аппаратов, электронных пишущих машин появляется возможность не только повысить производительность труда управленческого персонала, но и существенно изменить способы обработки документов. Например, использование для изготовления документов компьютеров, «настольных издательств» позволяет исключить из технологической схемы обработки документов такие операции, как ручное составление черновика, повторное ручное перепечатывание при редактировании и корректировке. Внедрение сканеров и систем оптического распознания символов позволяет отказаться от клавиатурного ввода информации в компьютер и т.п.

Экспедиционная обработка  документов, отправляемых по почте, включает такие операции, как фальцевание, конвертирование, маркирование, адресование  документа при его отправке и  вскрытие конверта, расконвертирование документа, его первичный учет, скрепление при поступлении⁵.

Достижения современных  технологий способствуют активному  внедрению в повседневную практику различных видов связи: телефонной, телеграфной, компьютерной и др. Примером влияния оргтехники на способы обработки  документов является применение факсимильной связи. Под факсимильной связью понимают метод передачи на расстояние  неподвижного изображения. Факсимиле означает точное воспроизведение фиксированного плоского изображение на твердом носителе фотоэлектрическим способом. Для передачи факсимильных сообщений используется обычная телефонная сеть.

Рассмотрим общие правила  оформления документов в ОАО «РЖД». В соответствии с инструкцией  по делопроизводству в ОАО «РЖД»  Документы общества и его подразделений  оформляют, как правило, на бланках установленной формы, которые представляют собой стандартные листы бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) с соответствующими реквизитами, расположенными на них в определенном порядке.

Департаментом управления делами создаются и передаются в подразделения аппарата управления общества, в электронном виде следующие формы бланков документов общества⁶:

- общий бланк;

- бланки конкретных видов документов (приказ, распоряжение, поручение);

- бланки протоколов;

- бланки писем.

Докладные и служебные записки должностных лиц общества, пояснительные записки, справки, отчеты подразделений аппарата управления общества, заявления, а также переписку между подразделениями аппарата управления общества оформляют, как правило, на стандартных листах бумаги форматов А4 и А5 с расположением реквизитов в установленном порядке.

В телеграфной связи  общества используются условные (сокращенные) наименования должностных лиц аппарата управления, железных дорог, иных филиалов и структурных подразделений  ОАО "РЖД" и других организаций, перечень которых разрабатывается Департаментом связи и вычислительной техники совместно с Департаментом управления делами и утверждается президентом (первым вице-президентом) общества.

В текстах нормативных  документов, распоряжений, поручений, протоколов, писем применение указанных условных (сокращенных) наименований не допускается. Они могут применяться лишь при оформлении реквизитов "Визы согласования документа", "Отметка об исполнителе", в регистрационном штампе при регистрации документов, при их разметке, в справочных материалах, указателе рассылки и т.п.

Документы, издаваемые обществом  совместно с другими организациями, в том числе общественными, оформляют  на стандартных листах бумаги формата  А4.

Делопроизводство в  аппарате управления общества осуществляется с использованием автоматизированной системы учета, сопровождения и контроля исполнения документов «Документооборот».

2. Состав и назначение организационно-распорядительных документов (ОРД). Приведите перечень и дайте определения всех основных видов организационно-распорядительных документов

 

Документация организации  включает различные по назначению и порядку использования группы документов. Наиболее распространенными являются уставы, должностные инструкции, приказы, протоколы, акты, служебные письма и другие документы, которые входят в состав организационно-распорядительных документов. Эти документы должны составляться и оформляться в соответствии с ГОСТом 6.38.90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»⁷.

В состав организационно-распорядительных документов входят следующие группы управленческих документов: организационные, распорядительные и информационно-справочные.