Общие правила и требования оформления документов

К организационным (организационно-правовым) документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов управления или руководства, штатные расписания, инструкции, правила, памятки и т. д.

Организационные документы служат правовой основой деятельности организации. Они обеспечивают реализацию процессов управления, устанавливают статус и компетенцию учреждения, его структуру, штатную численность и должностной состав, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т. д. Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых, поэтому они относятся к бессрочным.

Организационные документы  оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов⁸:

• названия организации (подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения);
• наименования вида документа;
• даты и номера документа;
• заголовка к тексту;
• текста;
• подписи.

Решения, принятые руководством, фиксируются в распорядительных документах, основное назначение которых состоит в регулировании деятельности организации, реализации поставленных перед ней целей и задач, в обеспечении ее финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

В соответствии с действующим законодательством  и компетенцией администрации организаций и учреждений издают приказы, распоряжения, инструкции; общественные организации – постановления, распоряжения.

Постановления, решения и приказы издаются, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам, относящимся к компетенции данной организации. Распоряжения издаются по оперативным вопросам, а также в целях организации исполнения постановлений, решений и приказов.

В юридическом плане  распорядительные документы относятся  к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.5

С учетом сферы своего действия распорядительные документы  делятся на:

• правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
• правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания  распорядительного документа может быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы  могут издаваться совместно несколькими  органами управления.

С точки зрения порядка  разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы  делятся на две группы:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

 

Стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает полный перечень организационно-распорядительных документов, на которые он распространяется. Это позволяет руководителю своим приказом или нормативным документом (например, Положением о службе делопроизводства, канцелярии) уточнить перечень ОРД, который отвечал бы содержанию деятельности руководимой им организации. В состав ОРД кроме перечисленных выше могут быть включены следующие документы: указание, положение, правила, докладная записка, инструкция, представление, договор, устав, структура и штатная численность организации и др⁹.

Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003 носят универсальный  характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

Под уставом – как организационным документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Учредительный договор  – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое  лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия  передачи ему своего имущества и  участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

 

Положение об организации  – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

Положение о структурном  подразделении – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность  структурных подразделений.

Положение о коллегиальном (или совещательном) органе – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность коллегиальных (или совещательных) органов.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Штатное расписание –  перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов.

Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в  целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях  разрешения оперативных вопросов. Как  правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и  совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях  разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Постановление – это  правовой акт, принимаемый высшими  и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и  коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

С 1 июля 2003 г. введен новый  стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов. Выполнение единых правил оформления документов обеспечит: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности вашего предприятия.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке  проходят процедуру утверждения  уполномоченным на это органом –  вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный  договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

Список используемой литературы

 

1. ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
2. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов»: ГОСТ Р 6.30. 2003 г.
3. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп.-М., 2011. - 122 с.
4. Белов А. Н. Делопроизводство и документооборот: учеб. пособие для вузов М.: Эксмо, 2011. - 624 с.
5. Белов А. Н. Делопроизводство и документооборот: учеб. пособие для вузов М.: Эксмо, 2010 - 425 с.
6. Быкова Т. А. Делопроизводство: учеб. для вузов М.: МЦФЭР, 2010. - 355с.
7. Васильева И.Н. Организация делопроизводства. М.: Вузовский учебник, 2011. - 272 с.
8. Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М: МЦФЭР., 2011. – 237 с.
9. Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб.: Питер, 2011. - 220 с.
10. Организация работы с документами: Учебник, 3-е изд., перераб. и доп. / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - М.: ИНФРА-М, 2011. – 440с.
11. Савенкова Т.М. Документирование и делопроизводство. Новосибирск: СибАГС, 2011. – 398с.
12. Сотов П. В. Делопроизводство. М.: Проспект, 2011. - 280 с.
13. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 2011. - 344 с.

 

 

 

Приложение

 

ОАО «ЧТПЗ» Директор  Ивлев И.Н

 

Приказ

02.03.2013       № 132

 

Об организации  материальной ответственности

 

 

В связи с производственной необходимостью, на основании Положения о бухгалтерском учете № 12 от 01.02.2013

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Зав. складом  (И.И. Иванова) осуществлять приемку  товаро-материальных ценностей по  количеству и качеству.

2. Расход товаро-материальных ценностей со склада оформлять Требованием за подписями: директора и гл. Бухгалтера.

3. Зав. складом  (И.И. Иванова) своевременно передавать  в бухгалтерию приходные и  расходные документы.

4. Бухгалтерии  (А.В. Петрова) своевременно присваивать  товару номенклатурные номера.

5. Установить  порядок отчетности материально-ответственных  лиц.

6. Контроль за  исполнением приказа оставляю  за собой.

 

Приложение: список материально-ответственных лиц, на 1 л. в 1 экз.

 

 

 

 

Гл.бухгалтер                            ______________                А.В. Петрова     

Юрисконсульт                         _____________                И.А. Сидорова   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОАО «ЧТПЗ»

 

 

ПРИКАЗ

 

2009.             № 20

 

г. Челябинск

 

 

 

Об увольнении Иванова В.Н.

 

 

На основании  данных аттестации сотрудников ОАО «ЧТПЗ» от 25.01.2012

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

1. Уволить Иванова В.Н. по статье 86 ТК РФ в связи с несоответствием квалификации занимаемой должности.
2. Начальнику отдела кадров Петрову В.К. документально оформить увольнение Иванова В.Н.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

 

 

 

 

 

 

 

 

Директор ОАО  «ЧТПЗ»      ________________  В.Г. Петров

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОАО «ЧТПЗ» ул. Машиностроителей, 21, г.Челябинск, 454021

 

ПРОТОКОЛ

 

         12.03.2013          №35

 

 

Заседания Совета директоров