Общие требования к композиции документа

 

По сути, язык официальных  документов – это своеобразный набор  клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. Стандартизированные  словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

 

В официальном письме необходимо четко и кратко излагать существо дело, соблюдая нейтральность  тона.

 

Деловые письма юридических  лиц (предприятия, фирмы, кооператива, общественной организации…) излагаются:

 

от третьего лица единственного  числа (фирма “уведомляет», “сообщает», “просит», “предупреждает», “примет  меры»…).

 

или

 

от первого лица множественного числа (“сообщаем», “предупреждаем», “направляем», “отказываемся», “просим»…).

 

 Технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не случайно согласно ГОСТу Р 6.30 – 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

 

требуется указание на документе  его исполнителя.

Деловые письма рекомендуется  составлять лишь по одному какому-то вопросу. При составлении письма следует  сначала “набросать» логическую схему его содержания. В качестве аналога можно использовать образцы уже имеющейся деловой переписки.

 

Наиболее рациональной представляется структура текста, состоящая  из двух частей:

 

в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления  письма,

 

во второй части –  предложения, просьбы, решения, распоряжения.

 

Изложение каждого аспекта  содержания следует начинать с нового абзаца. Разбивая текст официального письма на абзацы, мы облегчаем его  восприятие адресатом. Считается, что  средняя длина абзаца должна составлять 4-5 предложений. Однако в текстах  официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но какова бы ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей.

 

Порядок слов при составлении  официальных писем зависит от их информационной роли. Несмотря на то, что в русском языке порядок слов относительно свободный (то есть члены предложения не имеют фиксированного места, как, например, в английском), все же существуют определенные правила расположения слов. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.

 

Официальное письмо - единственный документ, на котором не ставится его  название (в отличие от других документов: “Приказ», “Распоряжение», “Положение», “Устав» и т.д.)

 

Ссылка на исходящий номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах.

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности  должностного лица с указанием его  фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить  предлог “За», надпись от руки “Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

 

Рекомендации по составлению  деловых писем, конечно, не исчерпываются  вышеизложенным. Для составления  документов, в том числе и деловых  писем, требуются определенный уровень  культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

 

 

Заключение

 

 

 Композиция документа  - это совокупность элементов  его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения  их состава, объема, последовательности  расположения и взаимной связи, т.е. построение текста и соотношение его частей. К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д.

 

Практически любой довольно длинный документ должен включать три  части: введение, основную часть и заключение.

 

Введение начинается с достаточно общего заявления и  сходится к основному тезису (заголовку) документа. Основная часть содержит развернутую аргументацию. Заключение начинается с тезиса и завершается  обобщением. Оно напоминает перевернутое введение.

 

 Деловые письма, прежде  всего, следует писать с позиции  корреспондента. Необходимо посмотреть  на проблему с точки зрения  лица, которому пишется письмо, осмыслить  его желания, определить, в чем  он заинтересован и какие у  него проблемы. Чтобы письмо было эффективным, важно видеть вещи не только своими глазами, но и глазами другого лица. Письмо должно звучать искренне, читающий должен верить тому, что в нем пишется, ничего не подвергать сомнению. В противном случае письмо будет абсолютно неэффективным. Деловое письмо, связанное с предложением какого-либо товара, услуги или идеи, должно быть живым, убедительным, не содержащим каких-либо отрицательных мыслей, (по принципу составления рекламы). Убедительность в неподдельности делового предложения передается людям, и они положительно откликаются на нее.

 

 Деловая переписка  - основное официальное средство  общения между организациями,  организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует  учитывать сложившиеся правила.  Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

 

 Кроме того, деловые  письма, как и другие документы,  должны составляться в соответствии  с требованиями государственных  стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. C этой целью необходимо руководствоваться: ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

 

 

Литература

 

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО  «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 187 с.

 

2. Валгина Н.С. Теория текста / Н.С. Валгина. - М.: Логос, 2004. – 279 с.

 

3. Данн П., Низ А. Язык письма / П. Данн, А. Низ. - М.: Эксмо-пресс, 2000. – 192 с.

 

4. Добсон Э. Как писать деловые  письма: Практич. руководство для всех / Э. Добсон. Челябинск: Урал ЛТД, 2005. – 291 с.

 

5. Кайда Л.Г. Стилистика текста: От теории композиции – к  декодированию: Учебное пособие  для вузов. – М.: Флинта, 2004. –  208 с.

 

6. Колтунова М.В. Язык и деловое  общение – М.: Нормы. Риторика. Этикет, 2000. – 152 с.

 

7. Кузнецова Т.В. Документы и  делопроизводство: Справочное пособие. - М.: Дело ЛТД, 2001. - 224 с.

 

8. Кушнерук С.П. Документная лингвистика  (русский деловой текст): Учебное  пособие. – Волгоград: Издательство  Волгоградского государственного университета, 1999. – 96 с.

 

9. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практическое пособие. – 2-е  изд. – Мн.: Амалфея, 2000. – 160 с.

 

10. Рахманин Л.В. Стилистика деловой  речи и редактирование служебных  документов: Учеб пособие. 4-е изд.  – М.: Логос, 2000. - 191 с.

 

11. Розенталь Д.Э. и др. Справочник  по правописанию, произношению, литературному  редактированию. / Розенталь Д.Э., Джанджакова  Е.В., Кабанова Н.П. - М.: ЧеРо, 2001. –  400 с.