Автор работы: Пользователь скрыл имя, 06 Января 2014 в 08:16, доклад
Тексты конкретных документов составляются по устойчивым, выработанным практикой документирования композиционным схемам, определяющим состав смысловых частей текста документа, индивидуальным для каждого вида документа или его разновидностей.
Деловое письмо должно быть написано деловым стилем. При составлении писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы.
Пример
«Сообщаем, что в период с … по …»;
«Направляем согласованный с …»;
«Направляем на рассмотрение и утверждение …»;
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («просим», «направляем, «сообщаем», «предлагаем» и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. В некоторых случаях, например, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату, допускается форма изложения текста письма от первого лица единственного числа («прошу», «предлагаю»).
Применяя в деловом
письме узкоспециальные
В тексте письма
при обозначении даты
Приступая непосредственно
к составлению текста письма,
следует продумать его
Простые письма
создаются в случаях, когда
не требуется детального
Текст письма, состоящего из двух смысловых частей, включает в себя краткое обоснование (причины, мотив) и заключение - просьбу, отказ, предложение и т.п.
К типу простых писем
Сложные письма создаются в случаях, требующих, детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения или подготовленного предложения. Сложные письма с точки зрения композиции состоят из трех или более самостоятельных частей: вступления, основной части и заключения. Эти части могут дополняться также обращением, которое обязательно в коммерческой переписке, а также желательно при обращении к конкретному должностному лицу.
Основная смысловая нагрузка сложных писем заключается во вступлении, основной части (иногда их объединяют в одну) и заключении.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины или повод его написания.
В основной части
тема раскрывается через описан
Заключение - это итог
рассмотрения темы или
В некоторых случаях
текст сложного письма может
дополняться еще одной частью
- опровержением. Опровержение
Написание текста
письма является трудоемким
1. Общественную позицию
адресата в соотношении с собст
2. Степень знакомства, характер отношений;
3. Официальность/неофициальность ситуации общения;
4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.
Текст письма может
заканчиваться выражением
«Выражаю свою
«Пользуясь случаем,
выражаю благодарность за
«Выражаю надежду
на плодотворное
Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нормативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.
В официальной переписке
применяется официально-
Деловой стиль -
это совокупность речевых
Особенности делового
стиля, специфические черты,
1. Участники делового
общения - преимущественно юридические
лица - организации, учреждения, предприятия,
в лице действующих от имени
руководителей и других
2. Характер и содержание
информационных взаимосвязей
3. Предметом делового
общения выступает
4. Управленческие документы
в подавляющем большинстве
5. Большинство ситуаций,
возникающих в деятельности
Рассмотренные условия
делового общения формируют
Она должна быть:
1. Официальной по своему
характеру, что подчеркивает
2. Адресной, так как
управленческий документ
3. Актуальной, поскольку
документ должен содержать
4. Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;
5. Убедительной, аргументированной,
поскольку задача делового
6. Полной и достаточной
для приятия управленческого
решения. Недостаточность
Ясность и точность текста определяется прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок - устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.
Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности - слов и выражений, несущих дополнительный смысл.
Требование лаконичности,
или краткости, текста
Письмо должно быть
убедительным независимо от
Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде. Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения:
- Сообщаем, что в период с… по…;
- Сообщаем, что по состоянию на…;
- Направляем Вам согласованный…;
Языковые формулы
- это результат унификации
- Гарантируем возврат кредита в сумме…,
- Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты…,
- Контроль за выполнением возлагается…
Термин - слово или
словосочетание, которому приписано
определенное или специальное
понятие. Совокупность
Употребление терминов
в строго фиксированном
При употреблении термина необходимо следить за тем, чтобы он был понятен адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:
- дать официальное определение термина;
- расшифровать значение термина словами нейтральной лексики;
- убрать термин или
заменить его общепонятным
В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.
Для письма характерно употребление словосочетаний с отглагольными существительными. Чрезвычайно активно в деловой речи вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия: оказать содействие (а не посодействовать), оказать помощь (а не помочь), произвести уборку (а не убрать), оказать поддержку (а не поддержать), произвести ремонт (а не отремонтировать).
Простота изложения,
преобладание простых
В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.
По содержанию и назначению письма могут быть:
- инструктивными;
- сопроводительными;
- гарантийными;
- информационными;
- благодарственными;
- поздравительными;
- рекламными.
Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения и др. Текст этих писем имеет свои особенности в составлении и оформлении.
Деловые письма обладают правовой значимостью, поэтому их стиль должен удовлетворять определенным требованиям.
Текст письма не должен допускать нескольких толкований. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы. Отсюда общие требования к тексту делового письма: лаконичность, ясность и точность изложения. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.