ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
Контрольная работа № 1
2. Общие правила оформления
документов.
Правила оформления документов закрепляются
в стандартах и других документах
по стандартизации. Введение в действие
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению" совпало с
началом нового этапа развития стандартизации
в нашей стране, основные направления
которого определяются Федеральным законом
от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом
регулировании". Положения ГОСТ Р 6.30-2003
необходимо рассматривать исходя из того,
что он разрабатывался и принимался на
основе Закона Российской Федерации от
10 июня 1993 г. № 5154-1 "О стандартизации",
отмененного с 1 июля 2003 г., а действует
в условиях новых подходов к стандартизации.
В соответствии с Федеральным законом
"О техническом регулировании"
основными источниками обязательных
требований к продукции и процессам
производства стали технические
регламенты. Под стандартизацией
в Законе понимается деятельность по
установлению правил и характеристик
в целях их добровольного многократного
использования, направленная на достижение
упорядоченности в сферах производства
и обращения. Одной из целей стандартизации
является достижение технической и
информационной совместимости. С принятием
Федерального закона "О техническом
регулировании" изменилась сама трактовка
понятия "стандарт". Если раньше под
стандартом понимался нормативный
документ (ГОСТ Р 1.12-99), то теперь Закон
закрепил принцип добровольного применения
стандартов.
В нормативных документах по стандартизации
закреплены требования к построению,
изложению и оформлению различных
видов документации, проведению унификации
документов и применению унифицированных
систем документации; созданию и использованию
классификаторов технико-экономической
и социальной информации; автоматизации
информационных процессов в сфере управления,
техническим средствам обработки информации;
применяемой в области работы с документами
терминологии.
Важными средствами информационного
обеспечения являются классификаторы
технико-экономической и социальной
информации, а также унифицированные
формы документов. Методологические
и организационные основы проведения
работ по классификации и кодированию
информации, унификации документации
установлены в нормативах Единой
системы классификации и кодирования
технико-экономической и социальной
информации (ЕСКК) и унифицированных
систем документации (УСД). ЕСКК представляет
собой систему, включающую: общероссийские
классификаторы технико-экономической
и социальной информации, а также
нормативные и методические документы,
регламентирующие разработку, ведение
и применение общероссийских классификаторов.
Порядок разработки, принятия, введения
в действие, ведения и применения
общероссийских классификаторов в
социально-экономической области
устанавливается Правительством Российской
Федерации.
УСД состоит из совокупности взаимосвязанных
унифицированных форм документов, обеспечивающих
документированное представление
данных в определенных видах экономической
деятельности; средств их ведения; нормативных
и методических документов по их разработке,
ведению и применению. Требования
к УСД изложены в стандартах серии
"Унифицированные системы документации".
В государственных стандартах закреплена
терминология в области делопроизводства
и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98), установлены
требования к потребительским форматам
бумаги (ГОСТ 9327-60). Требования к гербовым
печатям установлены в ГОСТ Р 51511-2001. В
комплексе стандартов "Информационная
технология" регламентированы многие
вопросы создания автоматизированных
информационных систем (ГОСТ 34.201-89; ГОСТ
34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.), защиты информации
и использования электронной цифровой
подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.).
Основой для систематизации унифицированных
форм документов в информационно-поисковых
системах служит Общероссийский классификатор
управленческой документации (ОКУД), принятый
и введенный в действие постановлением
Госстандарта России от 30 января 1993 г.
№ 299. Вновь разработанные унифицированные
формы документов подлежат регистрации
путем включения в ОКУД. Разделы ОКУД ведутся
с различной оперативностью и полнотой.
Формы документов, указанные в ОКУД, приводятся
в альбомах унифицированных форм документов.
Подготовка нормативных
актов, регламентирующих оформление документов
в организации, осуществляется в
соответствии с действующим законодательством,
на основе типовых и примерных
инструкций, правил, унифицированных
форм и других нормативных и методических
разработок, с учетом особенностей
сложившейся в организации системы
делопроизводства. Порядок подготовки
и оформления управленческой документации
в организации может закрепляться
в таких нормативных актах, как:
"Инструкция по делопроизводству",
"Регламент", "Правила оформления
документов", "Табель унифицированных
форм документов", "Альбом бланков",
"Альбом унифицированных форм документов".
В зависимости от состава и
содержания этих нормативных актов
и распределения положений по
делопроизводству между ними, в организации
может быть принят весь комплекс перечисленных
нормативных актов или отдельные
из них. Количество, наименования и
последовательность разделов, степень
детализации, характер примеров, состав
приложений определяются их разработчиками.