Документ как средство реализации функции управления. Резолюция на документе

Направление документа на исполнение находит свое документальное оформление в виде резолюции, проставленной  на документе. Резолюция является важнейшей  отметкой на документе, возникающей  в процессе его технологической  обработки⁸².

   Таким образом, резолюция – одна из форм реализации распорядительной деятельности руководителя. Она выражает мнение руководителя о том, что, когда и каким образом должны делать исполнители для решения организационных вопросов.

3.2 Правила  составления и оформления резолюции

Основными факторами, влияющими на скорость документооборота компании, являются принципы и стиль  управления, которых придерживается руководитель. Они реализуются, в  том числе, с помощью простой  управленческой техники – оформления резолюций.

Наиболее  общая структура практически  любой резолюции предполагает наличие следующих элементов:

• указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;
• характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);
• указание сроков ожидаемого исполнения;
• подпись руководителя;
• дата резолюции⁸³.

Иногда  руководитель может дать необходимые  пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение  или как следовало бы организовать проработку документа).

Правила написания резолюции изложены в  ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обязательное  требование к резолюции — адресность. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии

Если  в резолюции указано несколько  исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции  назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается⁸⁴.

При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой  для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение  соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную  в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации⁸⁵.

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали  дополнительные обращения за разъяснениями  к руководителю. Текст резолюции  должен быть построен кратко, четко  и корректно.

Руководитель  при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя  и учитывать их приоритетность, степень  завершенности, а также ряд других факторов. При этом важно обеспечить минимальное суммарное время  проработки и реализации решений  для наиболее приоритетных задач⁸⁶.

Иногда  в одном и том же документе  фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации. При этом между ними могут существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции. Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой, — от информированности, методов и стиля работы самого руководителя⁸⁷.

Помимо  адресата и предписываемого действия, резолюция должна содержать порядок  его выполнения и форму контроля. Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа.

Устанавливая  сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую  оценку часто отводится очень  короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно. В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным  для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Конечно, руководитель не будет оценивать  время по такой формуле. Однако при  назначении контрольного срока очень  важно иметь в виду саму возможность  постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсы, другие поручения и т.д⁸⁸.

Подпись руководителя (без расшифровки) и  дата написания резолюции также  являются ее неотъемлемой частью и  определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может  заранее подготовить проект резолюции  и представить руководителю, который  в случае согласия с ее содержанием  лишь подписывает резолюцию и  ставит дату.

Резолюция пишется от руки и проставляется  в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция  может быть оформлена на любом  свободном месте лицевой стороны  документа.

Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию  на дополнительном листе формата  А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются, и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ)⁸⁹.

Содержание  резолюции с документа должно обязательно переноситься в регистрационную  форму (журнал или регистрационно-контрольную  карточку). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется  на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной  карточки помещается в контрольную  картотеку.

3.3 Должностные  лица, компетентные в рассмотрении  и принятии            резолюции

Важные  документы направляются на рассмотрения руководителю организации, который  накладывает резолюцию, пишет свое решение, что следует сделать, кому и когда по сути данного документа. Результатом рассмотрения документа является составления резолюции на документе⁹⁰.

На  документе может несколько резолюций, но их не может быть более четырех. Количество резолюций соответствует уровням рассмотрения документов. Четыре резолюции на документе может быть в том случае, если поступивший в организацию документ сначала рассматривает руководитель (его резолюция будет первой на документе), затем – заместитель руководителя (вторая резолюция), после него – руководитель  структурного подразделения (третья резолюция) и последним (четвертая резолюция) – руководитель подразделения в составе более крупной структурной единицы, например руководитель отдела.⁹¹

На  рассмотрение первому руководителю должны представляться важнейшие для  деятельности компании документы по вопросам, которые относятся к  его сфере ответственности и  полномочиям. Это письма от наиболее значимых партнеров и клиентов (адресованные компании или на имя руководителя), переписка по услугам и сделкам, которые курируются им лично, письма от руководителей субъектов Российской Федерации, органов государственного управления (министерств, ведомств) и  их территориальных подразделений, руководителей муниципальных органов, контролирующих и регулирующих организаций  и т.п. Все эти документы требуют  незамедлительного рассмотрения, четких и конкретных решений, так как  от этого зависит репутация компании, что должен всегда помнить секретарь-помощник. Секретарь составляет перечень видов  документов, которые в обязательном порядке рассматривает руководитель компании, с указанием конкретных вопросов и корреспондентов. Со временем этот перечень также может быть включен  в инструкцию по делопроизводству, в состав раздела, который устанавливает  правила предварительного рассмотрения документов, поступивших в компанию⁹².

В целом первый руководитель и его  заместители понимают важность правильного  оформления поручений своим подчиненным. Резолюции на документах они формулируют  по стандартной речевой модели: «Кому  – что сделать – когда».

Но  ее полная форма, с указанием срока  исполнения, используется лишь в 18–20 % поручений. Резолюции всегда подписываются  руководителями, но очень редко датируются. Поскольку срок исполнения поступившего документа исчисляется с даты его получения адресатом, т.е. с даты, которая указана в регистрационном штампе или штампе с отметкой о получении, этот вопрос должен контролироваться секретарем, который создает резерв времени, сэкономленного на операциях передачи документа⁹³

Резолюции первого руководителя почти всегда адресуются заместителям или топ-менеджерам компании. Функции и зоны ответственности своих заместителей руководитель хорошо знает и утверждает официально. На уровень руководителей структурных подразделений (кроме финансового и юридического департаментов) поручения в резолюциях практически не распространяются. Иногда документ направляется на исполнение с резолюцией тому заместителю, которому руководитель ранее давал подобное длительно действующее поручение, о котором помнит⁹⁴.

При рассмотрении документов руководитель обычно руководствуется зонами ответственности, которые закреплены на верхнем уровне системы делегирования полномочий. Поручения адресуются, как правило, заместителям и тем менеджерам компании, с которыми он встречается почти каждый день, например членам правления или иного коллегиального органа⁹⁵.

  Анализ показывает, что для руководителя  важен именно этот статус ответственного  исполнителя, т.е. иерархия должностей  все-таки продолжает оставаться  определяющим фактором при направлении  документа на исполнение. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управленческий  документ как один из видов передачи информации является видом письменного  документа, в котором фиксируют  решение административных и организационных  вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных  подразделений и должностных  лиц. Таким образом, документы, обладающие управленческой функцией, содержат необходимое количество информации. Поэтому их роль очень велика в информационном обеспечении управления.

Изучение  история управленческого документа позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди главных характеристик процесса эволюции документа можно назвать возникновение, изменение, сохранение и трансформацию форм документов, изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов, влияние новых технологий на документ, а также устойчивость основных функций документа. Можно сделать вывод, что документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и государственными задачами. Любой документ обладает соответствующей функцией или их совокупностью, обусловленной целью создания документа.

Эволюция  документа, систем делопроизводства и  документационного обеспечения  управления происходит в конкретных исторических условиях и обусловливается  ими.

Рассматривая  современное делопроизводство, можно заметить четкость структурирования в подходах к оформлению, составлении и работе с документами.

В целом, документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц, именно поэтому, документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В том числе, учитывая и тот факт, что в современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества, можно считать, что качество информации определяет качество управления. Основной формой организации информации в управлении является документ. Исходя из этого, изучение документа как формы организации и представления информации в процессах управления имеет важное значение.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. ИСТОЧНИКИ
1. Трудовой кодекс Российской Федерации (на 15.09.2012) – М.:Эксмо, 2012. – 208 с.
2. Федеральный конституционный закон «О государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. №2 – ФКЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2000. – N 52. – Ст. 5021.
3. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2006. – № 31. – Ст. 3448.
4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.– М.: Изд-во стандартов, 1998. – 8 с.
5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 17 с.
6. Государственное бюджетное учреждение Тюменской Области Государственный Архив Тюменской Области (ГБУТО ГАТО). – Ф. И 2. – Оп. 2. – Д. 1 «Указы Сената». – Л 7 – 10.
7. ГБУТО ГАТО. – Ф. И 2. – Оп. 1. – Д. 36 «Царские указы Сената». – Л 10 - 114.
8. ГБУТО ГАТО. – Ф. И 2. – Оп. 1. – Д. 55а «Указы Министерства финансов и Тоболького управления». – Л 9 - 27.
9. ГБУТО ГАТО. – Ф. И 2. – Оп. 1. – Д. 2 «Указы Екатерины II об улучшении деятельности медицинкой коллегии». – Л 5 - 89.