Документ как средство реализации функции управления. Резолюция на документе

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ 

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ

 ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ИСТОРИИ И ПОЛИТИЧЕСКИХ НАУК

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И  ДОКУМЕНТАЦИОННОГО   ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

 

Документ  как средство реализации

функции управления.

 Резолюция  на документе

 

 

 

Научный руководитель

кандидат ист. наук, доцент 14.06.2013            Т.Н. Кондратьева

                                                                                        дата                         подпись

Студентка

(специальность

«Документоведение и 

архивоведение»)                   14.06.2013      О.В. Карнаухова

              дата                       подпись

 

 

 

 

Тюмень 2013

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                                3

Глава  1   НАЗНАЧЕНИЕ ДокументА в управлении СЛУЖЕБными процессами 5

1.1 Понятие «управленческого документа» 5

1.2 История возникновения и развития управленческих документов 6

1.3 Управленческая функция документа 14

Глава  2   Документирование организационно -    распорядительной деятельности 16

2.1 Назначение и состав организационной документации 16

2.2 Виды распорядительных документов  и их значение                                      для организации 19

2.3 Особенности информационно-справочной документации 22

2.4 Роль отчетной и плановой документации в документировании 27

деятельности организации 27

2.5 Правила оформления документов 30

Глава  3   Использование резолюции для закрепления решения руководителя 43

3.1 Назначение реквизита «резолюция»  в распорядительной                            системе документации 43

3.2 Правила составления и оформления резолюции 45

3.3 Должностные лица, компетентные в рассмотрении и принятии            резолюции 48

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 51

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 53

ПРИЛОЖЕНИЕ 58

 

ВВЕДЕНИЕ

 В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации выступает документ.

Основу  служебной документации составляют управленческие документы. Именно они  обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются организационно-правовая документация;  плановая документация;   распорядительная документация;  информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; отчетная документация и т.д.

Актуальность  темы «Документ как средства реализации функции управления. Резолюция на документе» вызвана тем, что документ составляет основу управления и его эффективность. Это связано с тем, что документ является основанием и средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Объект  исследования – процесс документирования информации в историческом развитии.  Предмет изучения – управленческий документ, его возникновение и развитие.

       Важное значение для проводимого исследования представляют работы кандидатов наук Кондратьевой Т.Н.¹, Кирсановой М.В.², Илюшенко М.П.³. В результате анализа данных работ, сделано описание и характеристика управленческих документов, охарактеризован их состав и назначении каждой системы документации.

Цель данной  работы - показать роль управленческого документа, его необходимость для  организаций и предприятий. Для достижения данной цели, были поставлены следующие задачи:

• выделить основные  этапы  развития управленческого документа;
• проанализировать изменения состава документов и его реквизитов;
• рассмотреть назначение систем документации в документировании деятельности учреждения;
• определить значимость управленческого документа на современном этапе развития;
• выявить роль резолюции руководителя на управленческих документах;
• рассмотреть правила оформления и составления резолюции на документе.

       Источники, используемые при написании курсовой работы условно можно классифицировать на источники о современном законодательном обеспечении проведения контрольных действий и источники, послужившие основой для изучения исторического аспекта указанной темы.

Источниками предложенного исследования первой группы являются преимущественно федеральные  законы Российской Федерации, которые  закрепляют оформление определенных реквизитов документа⁴. В результате анализа статей, содержащихся в этих законах определен порядок его официального использования определенного реквизита.

       Основой для изучения исторического аспекта темы «История возникновения и развития управленческого документа» послужили фонды  Государственного архива Тюменской области, преимущество дела, содержащие различные распорядительные документы⁵. Исследование этих дел позволило выявить изменения, происходившие формуляре видов документов, возникающих в процессе управления.

В процессе написания работы использовались методы анализа литературы и архивных документов, обобщения и изучения отечественной практики. А также методы моделирования, структуризации целей и задач, поисковой метод.

Структурно  работа состоит из ведения, трех глав и заключения. В главе первой «Назначение документа в управлении служебными процессами» рассматривается понятие «управленческого документа», история его возникновения и развития с начала формирования древнерусского государство по наше время и, какую функцию несет в себе управленческий документ. Во второй главе «Документирование организационно-распорядительной деятельности» рассматривается общая характеристика управленческих документов, их классификация, назначение и роль для документирования управленческий деятельности организации. В третьей главе «Использование резолюции для закрепления решений руководителя» рассматривается назначение резолюции руководителя, описывается ее правильное составление и оформление.

 

Глава  1   НАЗНАЧЕНИЕ ДокументА в управлении        СЛУЖЕБными процессами

1. Понятие «управленческого документа»

      Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления⁶. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

       В ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается следующее определение: документ (документированная информация) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документированная информация является фундаментальной основой внутренней организации любого учреждения, предприятия, обеспечивая взаимодействие их частей.

Документирование  информации позволяет зафиксировать  ее на определенном носителе, придать  ей необходимую организационную  форму, удостоверить подлинность и  юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации  в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную  информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации  и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве.

       В общем случае под документированием управленческой деятельности предприятия  следует понимать фиксацию необходимой для подготовки, принятия и последующей реализации управленческих решений информации в соответствии с установленными на предприятии порядком и правилами⁷. Зафиксированная надлежащим образом информация представляется в форме того или иного управленческого документа.

    Исходя из этого, можно дать следующее определение: управленческий документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, их структурных подразделений и должностных лиц.

2.  История возникновения и развития управленческих           документов

  История управленческих документов началась еще ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности. Это были договора или соглашения. Позже, появились такие документы, как грамоты, наказы, памяти. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых управленческих документов указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями и каждый новый период в истории появлялись новые виды документов и видоизменялись формуляры старых документов. Для каждого из этапов в истории управленческого документа можно выделить определенный набор характеристик или отличительных черт, в число которых входить состав документации, особенности организации работы с документами, роль и функции нормативных документов. Рассмотрим их более подробно.

1. Появление первых организационных и распорядительных документов (IX – XV вв.). Появление и развитие распорядительных документов во многом связано с процессом складывания государства, так как именно в государстве должен был появиться документ, с помощью которого власть распоряжалась и реализовывала свои властные полномочия⁸.

Уже на этапе феодальной раздробленности, все виды имеющихся  на тот момент документов получили общее  название – «грамоты». Однако в большинстве своем эти грамоты регулировали вопросы собственности, наследования, правовые и судебные вопросы⁹.

С момента образования  московского централизованного  государства появляются документы, которые все более имеют характер распоряжения. К одному из самых  ранних видов распорядительных документов можно отнести жалованную грамоту. Появившись еще в XIII в., жалованная грамоту просуществовала вплоть до начала XVIII в., претерпев небольшие изменения. Правом издавать жалованные грамоты обладали князья, позже цари, митрополиты, игумены монастырей¹⁰.

Характерной особенностью этого документа является наличие  двух явно выраженных частей. В первой идет указание на пожалование кому-либо чего-либо; во второй – связанные  с этим пожалованием указания выполнить  какие-либо управленческие действия. Именно эта вторая часть и придает  жалованной грамоте характер распорядительного  документа. Нужно также отметить, что есть жалованные грамоты, не содержащие никаких указаний, а только фиксирующие  выражение воли, пожалование, из этого следует, что не все жалованные грамоты могут безоговорочно называться распорядительными документами¹¹.

В формуляре жалованных грамот, как в прочем, и других ранних документов, отдельные реквизиты  не выделяются. Вся информация излагается в виде сплошного текста.

Вслед за жалованными грамотами  появляются указные грамоты, или  царские указы. Указные грамоты появились приблизительно одновременно с жалованными грамотами и, по сути, имели схожее с ними содержание. Однако постепенно указные грамоты обосабливаются в отдельную разновидность грамот, имеющих распорядительное содержание.

В начале грамоты традиционно  идет описание сути вопроса, затем указание, кому и что делать. Характер распорядительного  документа придает указной грамоте  и тот факт, что в тексте грамоты  достаточно часто можно встретить  указание на срок или момент начала управленческого действия¹²

В том числе, появляются такие виды документов, как договор (договоры 911 г., 944 г., 971 г., с Византией), кодексы законов («Русская правда»), светские и церковные уставы («Устав князя Владимира Святославича о десятинах, судах и людях церковных», «Устав князя Ярослава о церковных судах» и т.д.)¹³.

Очевидно, что возникновение государства не возможно без возникновения управленческой деятельности. Управленческая деятельность предполагает гармоничное сосуществование своих субъектов на основе правовых норм. И, важно отметить, что те виды распорядительных документов, которые постепенно складывались первые три века государственности, и позже активно использовались в деятельности различных государственных органов власти.

2. Приказное делопроизводство (XV – XVII вв.).  По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места - избы или приказы¹⁴.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период управленческие документы  группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или  указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки. Однако внутри каждого вида существовало множество  разновидностей¹⁵.