Документ как средство реализации функции управления. Резолюция на документе

После рассмотрения отдельных видов документов и их особенностей, можно сделать заключение о том, что система организационной документации включает в себя те виды документов, основное назначение которых можно определить как регламентацию деятельности организации, определение ее организационных основ, направлений и видов деятельности, структуры, должностного состава, численности работников и др.

2.2 Виды  распорядительных документов  и  их значение                                     для организации

Юридическими  основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации  являются:

• нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;
• конкретные поручения вышестоящих органов;
• осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;
• потребность правового регулирования работы аппарата управления⁴⁰.

К распорядительной документации относятся:

• постановления;
• решения;
• приказы;
• распоряжения;
• указания.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или оказание иных услуг, вопросы, связанные с финансированием, подготовкой отчетности предприятия, реализацией функции планирования, управления персоналом, развитием научно-технической базы⁴¹.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. К оперативным вопросам относятся вопросы управления текущими событиями, а именно: оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.

В деятельности коммерческих организаций  применяются распорядительные документы, принимаемые единоличным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания.⁴².

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.⁴³

Приказом  предоставляется право подписи  каких-либо документов, отменяются доверенности, прекращается производство каких-либо видов продукции, оборудования, вводятся новые виды продукции, определяются проведение мероприятий, связанных с гражданской обороной, проведение различных проверок, изготовление печатей, проведение годового аудита предприятия, переход на централизованные закупки и поставки отдельных видов сырья и материалов, меры противопожарной безопасности и усиления охраны в праздничные дни, подготовка планов и др.

Распоряжение  – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Распоряжение, в отличие от приказа, издается с  целью решения отдельных вопросов, которые необходимы для претворения в жизнь определенных задач предприятия. Оно может быть подготовлено также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления⁴⁴.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Указания  обычно издаются органами государственного управления, но руководитель коммерческой организации также может издать такой распорядительный документ. Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического, административного  характера или по вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений. Если организация  примет решение использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует четко разграничить назначение приказов, распоряжений и указаний⁴⁵.

Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также советов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

При необходимости издания решения  коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров) используется такой  документ, как решение. Решение касается основного вопроса деятельности предприятия, в нашем примере – выпуска оборудования.

      Право подписи распорядительных документов имеет единоличный исполнительный орган – генеральный директор, в соответствии с учредительными документами. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые могут подписывать приказы наряду с единоличным исполнительным органом. Однако на практике такое бывает редко. Чаще всего право подписи приказов по основной деятельности делегируется на основании приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать в пределах своих полномочий⁴⁶.

       Исходя из представленной информации, можно сделать вывод о том, что основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

    2.3 Особенности информационно-справочной документации

  Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы.

  Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Все виды информационно-справочных документов предназначены для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

  Особенностью многих видов этих документов заключается в том, что их авторами или инициаторами являются рядовые сотрудники или специалисты управленческих аппаратов. Поэтому в общем документообороте организации они составляют восходящий поток документов, т.е. идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, из подведомственной организации в вышестоящую. Таким образом, эти документы реализуют внутренние коммуникативные связи организации. Также существуют отдельные разновидности справочно-информационных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами⁴⁷.

  Еще одной особенностью информационно-справочных документов заключаются в видовом многообразии. К информационно-справочным документам относятся следующие виды документов: деловая переписка, акты, справки, протоколы, докладные, служебные, аналитические записки и т.п. Отдельные группы этих документов имеют много общего в оформлении, это относится, например, к группе записок (служебных, докладных, объяснительных), справок, предложений, заявлений. Некоторые отдельные виды документов, которые входят в систему информационно-справочной документации (деловые письма, протоколы, заявления) оформляются особым образом, имеющим больше отличий, чем сходства⁴⁸.

Рассмотрим  более подробно наиболее распространенные виды документов.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос выводами и предложениями составителя. Составляется  в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившийся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации⁴⁹.

 Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому должностному лицу. Служебная записка составляется в одном подразделении и направляется в другое подразделение для решения служебных вопросов. Служебная записка не должна заменять докладную записку, поскольку докладная записка направляется вышестоящему должностному лицу. Можно сказать, что с помощью докладных записок реализуются вертикальные информационные связи в организации, а с помощью служебных записок – горизонтальные, это своего рода переписка между структурными подразделениями.

  Служебные записки составляются в тех ситуациях, решения которых составляет компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу (заместителю руководителя или руководителю организации)⁵⁰.

  Предложение – разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Как правило, предложение составляется по поручению руководства. Текст документа содержит две части: краткое обоснование и заключение – перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

 Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа, а так же это представляемое вышестоящему должностному лицу, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие. Составляются в случае нарушения работником правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины⁵¹.

  Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Составляется комиссией (временной или постоянной) и оформляется на общем бланке или бланке конкретного вида документа. Текст акта состоит из двух частей. Вводная часть для всех актов одинакова. В ней указываются основание для составления акта, перечисляются лица, его составившие, и при необходимости лица, присутствовавшие при его составлении. Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей и названий учреждений. В констатирующей части, которая начинается с абзаца, анализируются результаты проведенной работы, выводы, заключения, предложения⁵².

       Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте. Служебные письма организации составляются по разным вопросам деятельности. Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы – инициативные и ответные. Инициативные письма требуют ответа. Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем. Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письмо-приглашение, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, гарантийное и др⁵³.

 Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий; документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. Справки в первом значении, отражающие основную деятельность организации, составляются для предоставления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

  Справка может быть информационной, аналитической или отчетной. Если справка носит характер отчетного документа, заголовок к тексту включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения⁵⁴.

 Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка требований, сводка предложений и т.д.). В сводке концентрируется информация из различных источников по определенной теме. В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям⁵⁵.

  При рассмотрении видов информационно-справочных документов, можно сделать вывод о том, что информационно-справочные документы не содержат поручений как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. они инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.

2.4 Роль  отчетной и плановой документации  в документировании

деятельности  организации

       Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы обычно имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема. Программы и генеральные схемы, как правило, носят комплексный характер, их содержание может затрагивать интересы нескольких органов исполнительной власти, организаций, учреждений, предприятий, территорий. Эти документы позволяют решать сложные проблемы, требующие согласованных действий ряда министерств, ведомств, организаций. Программа или генеральная схема формулирует основные направления и общее содержание работ, выполнение которых обычно рассчитано на достаточно длительный срок. Это, как правило, более масштабные документы по сравнению с планом⁵⁶.