Документ как средство реализации функции управления. Резолюция на документе

      Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок, например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ, срок которого установлен распорядительным документом или договором.

       Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика⁵⁷. Планы или программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.

       Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов. Планы работы подразделений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом - ее руководителем. Планы работы коллегиальных и совещательных органов утверждаются председателем коллегиального или совещательного органа.

        Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Текст программы, как правило, излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы и имеющих соответствующие заголовки. Состав разделов программы определяется ее содержанием. Разделы и подразделы программы нумеруются арабскими цифрами. Программа может быть достаточно объемным, многостраничным документом. Оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются: гриф утверждения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, грифы согласования⁵⁸.

        План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Графами таблицы являются: наименование работы или мероприятия с указанием номера или индекса; исполнитель; срок исполнения; примечание или отметка об исполнении. Каждый из перечисленных элементов, в свою очередь, может иметь составные части.

       Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование вида документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения. Планы подразделений и другие внутренние планы оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов⁵⁹.

       Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени - год, полугодие, квартал, месяц, декада.       Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность, как самой организации, так и подведомственной системы, совершенствовать организационную структуру, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансовыми, материальными и иными ресурсами.

       Отчетные документы могут составляться по различным направлениям деятельности организации: о результатах функциональной деятельности подразделений в целом - организации, о результатах научно-исследовательской деятельности, о командировках, о результатах рекламной деятельности (рекламных кампаний), о выполнении отдельных, разовых мероприятий или заданий руководства и др.

       Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу⁶⁰.

       В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе.

      Отчеты о работе структурных подразделений подписываются руководителем подразделения, отчеты о работе организации в целом подписываются руководителем подразделения, ответственным за подготовку отчета, отчет о работе сотрудника организации подписывается самим составителем. Отчет о работе организации утверждается руководителем организации или вышестоящим органом.

        Планирование деятельности учреждения - важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает поставленные цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным образом. В свою очередь, отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

2.5 Правила оформления документов

         С 1 июля 2003 г. введен в действие стандарт ГОСТ Р 6.30. « Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации – постановление, распоряжения, решения, письма, акты и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации. Требования стандарта являются рекомендательными, однако, их игнорирование может привести к непониманию партнеров в деловой сфере.

       Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов.

Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2–ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Реквизит располагается над наименованием организации⁶¹.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации оформляют на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм. Реквизит располагается над наименованием организации.

Реквизит 03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Эмблема должна отображать основное направление деятельности, может быть в любой цветовой гамме⁶².

Реквизит 04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственного управления (ОКОГУ). Код служит для электронной идентификации автора документа, проставляется в бланковой части в составе реквизита «справочные данные об организации». По ОКПО – это 7 цифровых знаков плюс контрольное число. Реквизит оформляется на ОРД по необходимости, на документах других унифицированных систем – обязательно.

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (свидетельства). В соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» – данный реквизит указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием и включает 13 знаков⁶³.

Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (свидетельствами).

Реквизит 07. Код формы документа проставляют на бланке по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код входит в состав реквизита 09 «Справочные данные об организации». Состоит из 7 цифр плюс контрольное число.

Реквизит 08. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать названию, закрепленному в ее учредительных документах, и указывается обязательно, вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное. При необходимости над наименованием организации помещается наименование вышестоящего ведомства. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Наименование филиала, территориального отделения, представительства структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Печатается прописными буквами⁶⁴.

Реквизит 09. Справочные данные об организации  включают обязательно почтовый адрес, номера телефонов (с указанием кода города), ИНН, ОГРН, код организации и другие сведения; по усмотрению организации: номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, сведения о филиалах, лицензиях. Располагается под наименованием организации.

Реквизит 10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД. Печатается реквизит всегда прописными буквами.

Реквизит 11. Дата документа –дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату  документа оформляют арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц  оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, а также оформление даты в  последовательности: год, месяц, день месяца.

Реквизит 12. Регистрационный номер состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе⁶⁵.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Это обязательный реквизит бланка письма, который располагается ниже даты и регистрационного номера, от левого поля.

Реквизит 14. Место составления или издания  документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Располагается реквизит под датой и регистрационным номером⁶⁶.

Реквизит 15. Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже,

Если  документ отправляют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений  одной организации, то их следует  указывать обобщенно.

В состав реквизита «адресат» при  необходимости может входить  почтовый адрес. Элементы адреса указывают  в последовательности, установленной  правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ  не должен содержать более четырех  адресатов. Слово «копия» перед  вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если  письмо адресуется организации, указывают  ее наименование, затем почтовый адрес.

Почтовый  адрес в реквизите «адресат»  не указывается, если документ направляется:

1) должностному лицу;

2) в федеральные органы исполнительной  власти.

Каждая  составная часть реквизита «адресат»  печатается с новой строки через  один межстрочный интервал, фамилия  адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5–2 межстрочными интервалами. Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке⁶⁷.

Реквизит 16. Гриф утверждения документа  – это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается:

1. должностным лицом (должностными лицами);
2. коллегиальным органом;
3. специально издаваемым распорядительным документом.

При утверждении документа должностным  лицом гриф утверждения документа  должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (печатается без кавычек, прописными буквами, без двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  на одном уровне.

При утверждении  документа коллегиальным органом, распорядительным актом (постановлением, решением, приказом) гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Гриф утверждения  документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается  в реквизите центрировать элементы относительно самой длинной строки. Примерный перечень документов с  грифом утверждения дан в ГСДОУ, должен включаться в инструкцию по делопроизводству конкретной организации⁶⁸.