Документ как средство реализации функции управления. Резолюция на документе

Реквизит 17. Резолюция документа – это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение и включает:

1. фамилии исполнителей;
2. содержание поручения;
3. сроки исполнения;
4. подпись руководителя;
5. дату подписания резолюции⁶⁹.

Реквизит 18. Заголовок к тексту официального документа – это реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Реквизит располагают слева, сразу от левого поля, над текстом, отступив от надписей бланка 2–3 межстрочных  интервала. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух и более строк.

Реквизит 19. Отметка о контроле за исполнением документа, обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль», располагается в правом верхнем углу документа⁷⁰. 

Реквизит 20. Текст официального документа  – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты печатают только на русском языке при направлении их:

• на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;
• в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации.

Тексты  документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный  текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. п., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («приказывает», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа. Текст печатают, отступив 2–4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала с абзаца, если текст не делится на подразделы. Разделы нумеруются арабскими или римскими цифрами, подразделы – арабскими. Название раздела печатают прописными буквами без точки в конце⁷¹.

Реквизит 21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если  документ имеет приложение, не названное  в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, печатая от левого поля.

Если  приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. В приложении к  распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем  углу печатают «Приложение» с указанием его номера, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера⁷².

Отметка размещается в документе после  окончания текста (через 2–4 интервала) от левого поля.

Реквизит 22. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «подпись» входят элементы: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

        При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне. В  документах, составленных комиссией, указывают  не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе  комиссии в соответствии с распределением.

Наименование  должности печатается от левого поля с прописной буквы, подпись проставляется  собственноручно, расшифровка подписи  ограничивается правым полем⁷³.

Реквизит 23. Гриф согласования – это реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф согласования документа состоит из: слова СОГЛАСОВАНО; должности лица, с которым согласовывается документ; личной подписи; расшифровки подписи (инициалов, фамилии); даты согласования.

Располагается на последнем листе проекта (на лицевой  стороне) или на отдельном листе  согласования.

Реквизит 24. Виза согласования документа  – это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Согласование документа в пределах одной организации оформляют визой, которая включает: наименование должности; подпись визирующего; расшифровку подписи и дату.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются  в нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются  в нижней части лицевой стороны  копии отправляемого документа.

Возможно  оформление виз распорядительного  документа на отдельном листе, по усмотрению организации допускается  полистное визирование документа.

Реквизит 25. Оттиск печати представляет собой изображение клише печати на бумаге, которым заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которых проставляется печать.

Реквизит 26. Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись – «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения⁷⁴.

Допускается копию документа заверять печатью. Это необходимо делать, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательство регламентирует заверение копий нотариально (устав, лицензия и др.).

Реквизит 27. Отметка об исполнителе включает: инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой  стороне или оборотной стороне  последнего листа документа в  левом нижнем углу на 2–4 интервала  ниже реквизита «подпись», печатают от левого поля⁷⁵.

Реквизит 28. Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на номер и дату документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ, должность лица, заверившего отметку, подпись, расшифровку подписи, дату.

Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем  структурного подразделения, в котором  хранится документ.

Реквизит 29. Отметка о поступлении документа  в организацию содержит: указание наименования организации; наименование структурного подразделения; порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Проставляется в правом углу нижнего поля первого  листа. Допускается отметку о  поступлении документа в организацию  проставлять в виде штампа. В штампе указывается наименование организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего  документа) и дата поступления. Реквизит располагается в правом нижнем углу⁷⁶.

Реквизит 30. Идентификатор электронной копии  отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Каждый  документ имеет индивидуальный набор  реквизитов, отражающий его особенности  в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов лишает документ юридической силы. К обязательным реквизитам для всех ОРД относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст и подпись⁷⁷.

  Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (наименование вида документа) или длительное время (наименование организации). Однако многие реквизиты не могут быть постоянными и все время полностью или частично.

При оформлении документа реквизиты  группируются в пределах трех основных частей:

Заголовочная  часть – начало документа, где  содержаться сведения об организации  и первичные данные ( реквизиты 01-16);

Содержательная  часть – главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 17-20)

Оформляющая часть - совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность и достоверность документа и сведений, содержащихся в нем (реквизиты 21-30)⁷⁸.

Подводя итог, можно сказать, что отсутствие или неверное оформление отдельных  реквизитов может лишить документ юридической силы, в связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен знать правила оформления и способы расположения реквизитов на управленческих документах.

 

Глава  3   Использование резолюции для закрепления решения руководителя

3.1 Назначение реквизита «резолюция»  в распорядительной                            системе документации

Реквизиты, используемые при оформлении документов, не равноценны: одни реквизиты  необходимы для придания документу  самого важного свойства – юридической  силы, другие являются реквизитами  бланка документа, третьи необходимы для  организации работы с документом. Реквизит «Резолюция» определяет движение документа в процессе исполнения.

Организационной основой любой  системы документооборота является четкое распределение функций и  ответственности органов управления компанией, а также разграничение  функциональных обязанностей между  руководителем компании и его  заместителями, предоставление прав и  полномочий руководителям структурных  подразделений и иным должностным  лицам нижестоящего управленческого  уровня. Ответственность органов  управления, подразделений и должностных  лиц, а также взаимосвязи между  ними отражаются прежде всего в организационной структуре компании. Секретарю всегда необходимо понимать, что поручение должно быть адресовано прежде всего тому, кто имеет право и обязан в рамках своих функциональных обязанностей принимать решения в конкретной области, конечно же, с учетом иерархии и подчиненности. Документ должен быть направлен на исполнение в то подразделение, руководитель и сотрудники которого быстро и профессионально смогут подготовить для руководителя или принять самостоятельно самое эффективное решение⁷⁹.

По форме представления приоритетными  являются поручения, зафиксированные  в письменном виде. Поручения руководителя, данные в устной форме, должны быть в последующем оформлены в письменном виде и поставлены на контроль в общем порядке, что и осуществляет обычно секретарь руководителя, действуя самостоятельно или передавая это поручение в делопроизводственную службу компании⁸⁰.

Одна из операций в технологии делопроизводства, которая предшествует контролю исполнения, называется «направление документа  на исполнение» и является важнейшим  управленческим действием, связанным  с письменным оформлением принятого  решения или прямого поручения. Руководитель, рассмотрев представленный ему документ, дает прямое указание уполномоченным сотрудникам, как решить конкретный вопрос, или просто распределяет документы по своим заместителям в рамках системы разграничения  обязанностей или делегирования  полномочий. Но самое главное –  руководитель дает так называемую косвенную, неформальную обратную связь, выражая  в резолюции свое отношение к  вопросу, изложенному в документе; к корреспонденту, от которого он получен; к сотруднику своей компании, который  назначен им исполнителем по данному  документу⁸¹.