Документ как средство реализации функции управления. Резолюция на документе

Важнейшим признаком официального документа  является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр - результат повторяемости  управленческих ситуаций и управленческих действий. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение  автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался  с обращения, даты или обозначения  автора и адресата документа¹⁶.

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы  управленческих документов и приемы их составления¹⁷.

3. Система коллежского делопроизводства (1720-1811 гг.). Создание коллежской системы связано с принятием в 1720 г. «Генерального регламента», в котором были подробно прописаны основные функции и процедуры работы коллегий, а также правила документирования их деятельности. Основное внимание уделялось регистрации; согласованию принятия решений и протоколированию этого процесса; удостоверению коллегиального решения. С учетом этих моментов разрабатывается новый формуляр документа, где фиксируется подпись руководителя присутственного места и членов коллегии. Заметно меняется состав документов: появляются указы, регламенты, отношения, рапорты, реляции и т.д.¹⁸

        Коллегии, являясь административным аппаратом, издавали только указы, носящие характер управленческого распоряжения. Содержание направляемых из коллегий указов зависело от документов, инициирующих дело. Если дело инициировалось указами, присланными или изданным Сенатом, коллегии направляли указы, содержащие дословное изложение инициативного указа и приписку «чинить по сему ея императорского величества указу»¹⁹.

       Рассмотрим форму указа данного  периода на примере указа от 28 февраля 1808 №21²⁰ (Приложение 1.1).

В верхней части документа  указаны номер и дата указа, затем  следует место издания указа, начинающейся с предлога «из» и указания непосредственно органа власти, издавшего  указ – «из тюменского городского магистрата». После располагает  реквизит «адресат» - «в тюменскую городскую  думу». Далее идет документ, инициирующий издание данного указа (указ от 14 февраля № 2573). Далее в распорядительной части идет перечисление предписываемых для выполнения действий. В тексте находится обобщающее слово «определено» сходное по-своему значению с современной формулировкой «решили», отражающий способ принятия управленческого решения, содержа в себе информацию о необходимости следовать властным предписаниям, данным в указе, можно сказать, что данная формулировка является дублирующим элементом текста указа. Указ заканчивается ссылкой на аналогичный указ, подобная ссылка содержит информацию кому, куда и какого числа был послан указ. Концевые оформляющие элементы указа состоят из подписи.

Приведенный выше в качестве примера указ интересен тем, что  он имеет сходную природу с  современными внутренними распорядительными  документами организации – приказами  и распоряжениями.

Оценивая общие итоги  развития коллежского делопроизводства, следует отметить, что в условиях формирования жесткой вертикали  управления, характерных для XVIII в., ориентация документов на коллегиальный характер управления не могла не влиять на затягивания процедур принятия решений, роста объема документов²¹.

4. Система министерского делопроизводства (1811-1917). Утверждение новой системы было связано с принятием 28 января 1811 г. «Общего учреждения министерств». Ведение министерской системы управления повлияло на упорядочение вертикальных каналов передачи информации и отразилось в более тщательном структурировании документопотоков, способов их регистрации, контроля исполнения, а также в разработке системы отчетности²².

В начале данного периода  формуляр документа еще существенно  не отличается от формуляра документа  коллежского периода. Это можно  заметить анализируя и сравнивая указ от 28 февраля 1808 г. №21²³ с указом от 4 февраля 1821 г.²⁴ (Приложение 1.2).

Состав документов  расширился за счет выделения в особую группу организационно-распорядительной и  отчетной документации, в том числе  были разработаны формы таких  видов документов, как сношение, отношение и представление, предписание, докладная записка с заданным набором реквизитов.

5. Наркомовская система делопроизводства (1917-1945). Октябрьский переворот изменил структуру государственных органов по форме: Всероссийский съезд Советов стал высшим органом государственной власти, ВЦИК – исполнительным органом власти. В результате формируется система

коллегиального  управления.

Система делопроизводства в этот период характеризуется поиском новых эффективных форм документационного обеспечения управления. Особенностью также стало то, что помимо появления новых видов распорядительных документов (декрет, решение, постановление, распоряжение и проч.), был сделан акцент на документировании таких управленческих функций как планирование, учет и контроль.²⁵

6. Советская министерская система делопроизводства (1946 – 1990-е гг.). В 1946 г. была проведена реорганизация государственного управления на правах единоначалия.

Характерной чертой министерского  делопроизводства послевоенного периода  стала массированная разработка нормативной базы, целью которой  было обеспечение единообразия документирования и работы с документами. В 1960-е  г. появляются первые стандарты в  области делопроизводства, а к 1980-м гг. разработаны унифицированные системы документации, среди них: система организационно-распорядительной документации; система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации и др. Был достигнут необходимый уровень стандартизации, позволивший начать процессы автоматизации документооборота²⁶.

В результате складывается достаточно стройная система делопроизводства, в рамках которой основное место  отводилось организационно-распорядительной документации, в частности приказу. Недостатком этой системы было то, что она оказалась ориентированной  на реализацию управленческих решений, прежде всего запрограммированных, тактических и не поддерживала процесс разработки стратегических решений. Система документирования как управленческий инструмент должна обладать гибкостью и быстро адаптироваться к новым формам и обстоятельствам.

Таким образом, к концу XX в. документационное обеспечение управления превращается в самостоятельную сферу деятельности. Роль документа в практике управления многократно возрастает, и он превращается в один из основных инструментов управленческой деятельности.

7. Настоящее время (начало 2000-х гг – настоящее время.). С 2003 г. в управленческой среде вновь начинают преобладать черты, свойственной министерской системе управления и делопроизводства.

      Реформы начала 2000-х гг. затронули,  прежде всего, органы исполнительной  власти, а также регионального  управления, и способствовали созданию  новой жесткой структуры, в  рамках которой для ведомственной  или региональной самостоятельности  места уже не оставалось.

Управление документацией  рассматривается как целенаправленный организационный процесс на разработке комплексной программы управления документами²⁷.

Очевидно, что формирующаяся в 2000-е годы модель делопроизводства ориентирована на современные технологии, поэтому во многих отношениях она является более гибкой и вариативной по составу документов, процедурным аспектам делопроизводства. Вместе с тем, она обеспечивает управленческую вертикаль, характерную для структуры нашего управления.

3.  Управленческая функция документа

        В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления²⁸.

       Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений. Совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению составляет систему документации²⁹.

       Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.

        В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.

       Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д³⁰.

        Таким  образом, документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и т.д.), специально создаваемые для целей управления. 

Глава  2   Документирование организационно -    распорядительной деятельности

2.1 Назначение и состав организационной документации

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

• создание, реорганизацию, ликвидацию организации;
• установление структуры;
• определение штатной численности и номенклатуры должностей;
• регламентация деятельности структурных подразделений и работников;
• формирование коллегиальных и совещательных органов управления;
• регламентация деятельности аппарата управления;
• лицензирование деятельности в необходимых случаях;
• установление режима работы и системы охраны;
• организация и оценка труда работников и некоторые другие виды работ³¹.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении  комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной  состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений  и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационные документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационном документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением)³².

Цель разработки организационных  документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между  подразделениями и работниками. Разрабатываются организационные документы руководством учреждения или подразделением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения, как в целом, так и по отдельным направлениям³³.

Организационно-правовые документы  оформляются на стандартном листе  бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения или подразделения, наименование вида документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационных  документов является дата его утверждения.

Текст большинства организационных  документов состоит из разделов, имеющих  собственные заголовки и разделенных  на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.³⁴

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке  проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями  и лицами, юридической службой, заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

 К организационно-правовым документам относятся:

• Положение – правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий³⁵;
• Устав – свод правил, регистрирующих деятельность организация и их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности³⁶;
• Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц³⁷;
• Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа³⁸;
• Правила как вид документа входят в систему организационно-правовой документации наряду с такими документами, как положения, инструкции, регламенты и др.³⁹