Управление дебиторской задолженностью

Располагая многолетним  успешным опытом по управлению и взысканию  дебиторской задолженности, необходимо разработать информационную систему «Управление дебиторской задолженностью».

Данная система должна обеспечивать возможность постоянной (ежедневной) работы с контрагентами, как исполняющими свои обязательства в установленные договором сроки, так и с недобросовестными должниками.

0сновными пользователями программы могут быть:

– специалисты и руководители отдела сбыта (контроль и востребование  дебиторской задолженности, а так  же работа по ее взысканию);

– специалисты юридической  службы (взыскание проблемных долгов с контрагентов);

– топ менеджмент небольших  компаний (анализ причин не возврата долгов, принятие управленческих решений);

– бухгалтерская служба (контроль сроков оплаты дебиторской  задолженности, ее востребование и  учет).

Рассмотрим возможности  и преимущества информационной системы  «Управление дебиторской задолженностью».

Такая информационная система:

–полностью автоматизирует процесс работы с должниками;

–оптимизирует рабочее время  сотрудников предприятия, отвечающих за вопросы управления дебиторской  задолженностью;

–своевременно обрабатывает историю взаимоотношений с каждым контрагентом,

–устанавливает и контролирует всех занесенных в систему дебиторов, вне зависимости от суммы долга  и от сроков платежа;

–позволяет значительно  снизить затраты предприятия  на профессиональную юридическую помощь, оказываемую внешними юридическими компаниями;

–контролирует сроки взыскания  задолженности, что исключает риски  организации, вытекающие из несвоевременного получения денежных средств;

–оптимизирует процесс подготовки документов по взысканию дебиторской  задолженности в претензионном  и судебном порядке;

–позволяет вести работу по взысканию с должника не только суммы долга, но и штрафных санкции  за несвоевременное исполнение обязательств, которые рассчитываются автоматически;

–автоматически формирует  отчеты в целях принятия пользователем  управленческих решений.

Информационная система  «Управление дебиторской задолженностью»  должна предоставлять пользователю возможность работать с:

–перечнем контрагентов организации;

–сведениями по основаниям возникновения задолженности;

–справочной информацией  по истории работы с каждым контрагентом;

–автоматизированным алгоритмом действий по востребованию долгов;

–нормативно-правовой базой, регламентирующей порядок взыскания  задолженности;

–положениями судебно-арбитражной  практики;

–формами процессуальных и иных документов;

–аналитическими отчетами, необходимыми для принятия управленческих решений;

– комментариями и инструкциями ведущих специалистов .

Система может является профессиональным помощником, который автоматически планирует, учитывает и контролирует деятельность по работе с контрагентами организации. Она должна быть проста в установке и эксплуатации, ее применение и использование не требующее специального образования, других профессиональных или технических знаний.

В этой программе необходимо заложить:

1) контроллинг оплаты выставленных счетов;

2) помощник востребования  проблемной дебиторской задолженности.

В области управления дебиторской  задолженностью информационная система  «Управление дебиторской задолженностью»  позволит вести анализ выставленных счетов, как оплаченных, так и не оплаченных со стороны контрагентов и представлять собой инструмент для оптимизации работы с дебиторской задолженностью.

При загрузке приложения перед  пользователем откроется главная форма – список организаций-дебиторов (с указанием суммы долга, срока платежа), которые ранжированы в зависимости от установленных для них сроков оплаты по следующим группам:

1) «срочные» дебиторы, работа  по которым запланирована на  текущую дату;

2) дебиторы «средней срочности», которые переходят в разряд  «срочных» в ближайшие дни; 

3) «несрочные» дебиторы, работа по которым запланирована  на более поздний срок.

Система самостоятельно сможет определять состояние дебиторской задолженности по каждому должнику и «подсказывать» пользователю, когда и какие конкретные действия необходимо осуществить, автоматически демонстрируя именно те сведения, которые требуются для реализации этих действий:

–наименование контрагента;

–основания возникновения  задолженности (номер и дата договора, номер и дата счета на оплату);

–сумма долга по договору;

–сумма, оплаченная должником  на текущую дату;

–сумма задолженности  по состоянию на текущую дату;

–срок оплаты;

–сумма, уплаченная контрагентом добровольно или после определенных действий пользователя (список произведенных  должником платежей);

–количество дней просрочки;

–сумма штрафных санкций (рассчитывается автоматически);

–необходимые действия по востребованию задолженности;

–рекомендации по осуществлению  пошаговых действий (сценарий проведения переговоров, оформление письменных документов и т.п.).

Вторая часть функционала  программы будет направлена на поэтапную работу с несвоевременными платежами – дебиторской задолженностью предприятия. В программе четко и последовательно выстроена схема действий, направленных на погашение дебиторской задолженности:

1) телефонный звонок;

2) проект претензии и  комментарии по ее оформлению  и отправке;

3) проект искового заявления.

У пользователя есть возможность в любой момент обратиться к разделу «Правовая поддержка», в котором подробно описана последовательность действий по взысканию дебиторской задолженности, изложены требования действующего законодательства и материалы судебно-арбитражной практики, а также представлены формы необходимых документов и рекомендации по их заполнению. При этом предусмотрена возможность автоматического заполнения текстов документов (претензии, исковые заявления, ходатайства и т.д.), которые могут быть отредактированы путем копирования в любом текстовом редакторе.

ООО «Ватхэм-Фармация» рекомендуется автоматизировать управление дебиторской задолженностью, используя одноименную информационно – правовую систему «Управление дебиторской задолженностью».

Преимущества данной программы:

– экономия существенных денежных средств на привлечении внешних  специалистов: контролировать и взыскивать дебиторскую задолженность может  любой работник бухгалтерии предприятия, обладающий минимальными навыками;

– приобретение возможности  работы с встроенными в информационную систему методиками для сопровождения  и поддержания каждого шага при  работе с дебиторами, как на этапе  управления, так и на этапе взыскания  долгов с проблемных дебиторов;

– приобретение эффективного инструмента контроля и учета  выставленных счетов, их оплаты и движения денежных средств внутри предприятия;

– автоматизация процесса учета, контроля и взыскания средств  с недобросовестных контрагентов;

– приобретение возможности  принимать управленческие решения  на основании автоматически формируемых  программой аналитических отчетов.

 

 

3.2 Экономическая  эффективность мероприятий по  совершенствованию управления дебиторской  задолженностью 

 

В современных условиях ведения  бизнеса компании – поставщики часто  вынуждены предоставлять покупателям  отсрочку платежа. В зависимости  от степени ликвидности продаваемого товара, средний срок отсрочки колеблется в пределах 20–45 дней. Преимущества товарного кредита для покупателя очевидны: нет необходимости выводить из оборота значительные денежные средства, как в случае предоплаты или оплаты по факту; покупатель может планировать график погашения задолженности, а также свести к минимуму риск получения некачественного товара. 0днако согласие поставщиков на предоставление товарного кредита приводит к сокращению оборотных средств и ухудшению текущей ликвидности этих компаний, возникновению кассовых разрывов и снижению финансовой устойчивости, что в итоге негативно сказывается на рентабельности бизнеса и объемах получаемой прибыли. «Бремя» долга по поставкам с отсрочкой платежа еще больше усугубляется в случае, если покупатель не соблюдает указанные в договоре сроки. Это приводит к десинхронизации товарных и денежных потоков и кассовым разрывам в платежной системе самого поставщика. Тем не менее, предоставление или увеличение отсрочки платежа является серьезным конкурентным преимуществом на рынке, а порой и единственным аргументом, привлекающим покупателей.

Стремясь не допустить  возникновение просроченных или  безнадежных долгов, поставщики ежедневно  проводят мониторинг состояния дебиторской  задолженности. В большинстве компаний за своевременный приход денежных средств  на расчетный счет отвечают менеджеры  по продаже, что изначально не совсем корректно. Ведь, с одной стороны, менеджер, привлекший клиента, заинтересован  в долгосрочной работе с ним, а следовательно, в поддержании «хороших отношений». С другой стороны, менеджеру необходимо найти рычаги воздействия на компанию в случае, если она нарушает договорные сроки.

Наиболее эффективное  управление дебиторской задолженностью возможно при наличии независимого контроля, например, со стороны факторинговой компании. В рамках факторингового обслуживания банк-фактор проверяет платежную дисциплину и деловую репутацию покупателей, контролирует своевременность оплаты поставок дебиторами, управляет рисками по поставкам с отсрочкой платежа, помогает поставщику грамотно строить лимитную и тарифную политику.

0сновная задача факторинга – обеспечить такую систему взаимоотношений с покупателями, при которой поставщик мог бы предоставлять конкурентные отсрочки платежа своим клиентам, не испытывая при этом дефицита в оборотных средствах. Это возможно благодаря досрочному финансированию поставок с отсрочкой платежа банком-фактором в удобном для поставщика режиме.

Схема факторинга выглядит следующим образом:

1. Поставка товара на  условиях отсрочки платежа.

2. Уступка права требования  долга по поставке Банку (или  Фактору).

3. Финансирование (до 90% от  суммы поставленного товара) сразу  после поставки.

4. Оплата за поставленный  товар.

5. Выплата остатка средств  по поставке за минусом комиссии  Фактора.

Финансирование осуществляется в день предоставления накладной  на отгруженную партию товара. Размер досрочного платежа составляет до 90% от суммы поставки. Остаток средств (от 10%) за вычетом комиссии Фактора  возвращается сразу после оплаты поставки покупателем.

Таким образом, поставщик  получает возможность планировать  свои финансовые потоки вне зависимости  от платежной дисциплины покупателей, будучи уверенным в безусловном  поступлении средств из банка  против акцептованных товарно-транспортных документов по поставкам с отсрочками платежа.

3ачастую факторинг сравнивают с банковским кредитом, хотя данные финансовые продукты направлены на удовлетворение разных потребностей поставщиков. Так, досрочные платежи, получаемые в рамках факторингового обслуживания, компании, как правило, используют для финансирования текущей деятельности, а кредитные ресурсы – в качестве инвестиционных или инновационных средств.

Факторинг имеет свои преимущества перед кредитом. При факторинговом обслуживании не требуется залоговое обеспечение и оформление множества документов. Необходимо лишь уведомить покупателей об изменении реквизитов для оплаты поставок. Возвратность кредита в полном объеме заложена в его сути, что требует от поставщика аккумулирования и вывода из оборота соответствующего объема денежных средств. Факторинг же подразумевает возврат средств покупателями. Сумма кредита определяется сразу, размер же финансирования при факторинге не ограничен и может увеличиваться по мере роста объема продаж клиента. Таким образом, при факторинге поставщик получает деньги в нужном количестве и на необходимый срок. Кроме того, погашение кредита не гарантирует получение нового, а факторинговое обслуживание носит систематичный характер.

В рамках факторинга, наряду с финансированием, Банк осуществляет управление дебиторской задолженностью поставщика, освобождая последнего от массы аналитической и практической работы. Получая от банка исчерпывающую информацию, достаточную для принятия квалифицированных управленческих решений, сотрудники компании-поставщика могут сконцентрировать свои усилия на развитии производства, сбыта, изучении рынков, решении хозяйственных, организационных и других вопросов.