Учёт расчётов с подотчётными лицами в ООО «Инсталл»

3* На расход по авансовому отчёту №6 деньги из кассы не выдавались, т. о. можно предположить что Посаженников расходует деньги, которые получил на расход по предыдущим авансам.

Для получения информации о наличии и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета.

Аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами в ООО «Инсталл» ведётся по каждой выданной под отчёт сумме и по каждому подотчётному лицу. Аналитический учёт ведётся в карточках аналитического учёта (см приложение) на основании первичных документов. По данным об остатках и оборотах, отражаемых в карточках аналитического учёта составляются оборотная ведомость (см. приложение).

Схема движения информации в ООО  «Инсталл» по учёту расчётов с  подотчётными лицами представлена в  приложении .

Операции по расчётам с подотчётными лицами находят своё отражение в форме № 1 «Бухгалтерский баланс»:

Задолженность подотчётных лиц  перед организацией отражается в  активе баланса по строке 240 «дебиторская задолженность (платежи по которой  ожидаются в течение 12 месяцев  после отчётной даты)»;

Задолженность организации перед подотчётными лицами отражается в пассиве баланса по строке 625 «прочие кредиторы», которая включается в итог строки 620 «кредиторская задолженность».

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер по счёту 71- комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет. В нем каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на той же строке.

Используемая программа, позволяет  детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  в разрезе каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты.

Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая  ведомость по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими  счетами и конечное сальдо) за выбранный  период, детализированный по подотчетным лицам, содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Используется для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами. Стандартный отчет «Журнал-ордер и ведомость по счету» по существу представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).

Стандартный отчет «Карточка счета» включаются все проводки со счетом 71 или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета - подотчетных лиц. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и на конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки. Отчет содержит графы: «Дата», «Операции» (описание операций по счету 71), «Дебет» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета), «Кредит» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета) и «Текущее сальдо» (Д - дебетовое, К - кредитовое) (приложение К7).

Ежемесячно итоги из журнала-ордера по счёту 71 переносятся в Главную  книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим  счетам, кредитовые - общей суммой. Данные из главной книги переносятся  в баланс.

3.5 Особенности учёта  по командировочным расходам в ООО «Инсталл»

Трудовой кодекс гарантирует командированному работнику компенсацию работодателем:

расходов на проезд;

расходов по найму жилья (гостиничных  расходов);

суточных;

иных расходов, произведенных с  ведома или разрешения работодателя (транспортных расходов, расходов на «пассажирскую страховку» на время проезда, на оплату банковских и почтовых услуг, услуг связи и пр.).

Однако, чтобы отправить работника  в другой город нужно уже перед  отправкой оформить ряд документов, необходимых для признания расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Вначале обратимся к документам и расчетам, которые строго не привязаны  к конкретной командировке.

1. Размер суточных и порядок  расчета количества дней для  их выплаты определяются организацией  и фиксируются в локальном нормативном акте (приказе). Для определения размера суточных берутся дни командировки с даты ее начала по дату ее окончания (включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе и дни вынужденной остановки).

2. В Приказе по подотчётным лицам (Приложение) прописано, что подотчётное лицо может использовать личные деньги, которые затем будут компенсированы. В нашем случае в ООО «Инсталл» все расходы по командировке подотчётное лицо - Пестова С. О. уплачивает самостоятельно. Истраченные средства будут компенсированы, как только Пестова С. О. представит авансовый отчёт. Получить такой аванс может лишь тот, кто внесен в список подотчетных лиц организации. Поэтому в перечень необходимых документов входит приказ о назначении подотчетных лиц.

Все остальные документы, которые  потребуются для оформления командировки, составляются после принятия решения  о направлении работника в  командировку.

3. Также в организации логично  вести такой документ, как обоснование  командировки. Он пригодится для подтверждения производственной необходимости направления сотрудника в командировку. Однако в состав унифицированных отчетных форм этот документ не входит (и в небольших организациях обычно не используется). В ООО «Инсталл» нет необходимости его ведения.

4. На основе предыдущего документа  составляется Служебное задание  для направления в командировку  и отчет о его выполнении (форма  № Т-10а). В ООО «Инсталл» также  не ведётся, так как цель  командировки мы видим из командировочного  удостоверения.

5. Приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9 либо №Т-9а (если в командировку направляется несколько работников)).

В приказе определяются;

сотрудник, направляемый в командировку, и его должность;

место командировки;

ее сроки (опять-таки, по датам убытия и прибытия, определенным по правилам расчета суточных);

основание;

Внесение дополнительных граф в  приказ о направлении в командировку

Оформленный приказ (или его копию) следует сразу же передать в бухгалтерию.

6. Командировочное удостоверение  (форма № Т-107). В нем ставится отметка о выбытии в командировку из места, где находится организация, в которой работает командированный сотрудник. Ну а при отъезде из места последнего посещения необходимо сделать отметку об этом с левой стороны удостоверения «Выбыл из ...».

В ООО «Инсталл» все расходы  на командировку согласно учётной политике отражаются на счёте 44 «Расходы на продаж».

Выводы и предложения

В данной работе были проведены исследования методики бухгалтерского учета расчётов с подотчётными лицами ООО «Инсталл». Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны и для некоторых организаций имеют особую актуальность. Организация, осуществляет текущую деятельность, вступает во взаимоотношения с юридическими и физическими лицами. Например, в ООО «Инсталл» такие взаимоотношения, как оплата поставщику, основаны на денежных расчетах через подотчётных лиц

В теоретической части работы рассмотрено  регулирование расчётов с подотчётными лицами, а также представлены последние нормативные акты: Письма МинФина, ЦБ; Постановления Правительства, приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.

Также в работе была дана краткая  характеристика ООО «Инсталл», проанализированы основные экономические показатели, дана характеристика финансовой деятельности, рассмотрены правила расчётов с  подотчётными лицами, представлен документальный учет, ведение синтетического и аналитического учета в компании, отражение учета в отчетности.

Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право  и порядок получения денег  под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц; направление подотчетных лиц в служебные командировки, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Для бухгалтерского учета денежных средств и расчетных операций в ООО «Инсталл» применяется система счетов бухгалтерского учета, объединенных в Плане счетов бухгалтерского учета. Для ведения учета используется лицензионная программа «1С: Предприятие», которая дает возможность ведения синтетического и аналитического учета, применительно к потребностям предприятия и формирования необходимых документов.

В процессе выполнения данной работы была рассмотрена деятельность ООО  «Инсталл», проанализирован процесс  учета расчётов с подотчётными лицами, а так же проведен анализ финансово-хозяйственной деятельности данного предприятия. Результаты проведенного исследования позволяют сделать выводы о том, что цель работы достигнута полностью.

В целом можно отметить, что учет расчётов с подотчётными лицами ведется  в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации, Инструкцией Минфина СССР "О служебных командировках в пределах СССР", Трудовым кодексом Российской Федерации и т. д. Однако, на мой взгляд на данном предприятии необходимо провести аудит, для того, чтобы выявить ошибки в учете расчётов с подотчётными лицами. Например, суммы на расход по определённому авансовому отчёту не соответствуют требующимся суммам, и остаётся перерасход. Также на РКО нет штампа «получено».

Кассовые операции на предприятии  ведутся в соответствии с письмом Центрального Банка России от 4 октября 1993 г. N 18. (9)

Библиографический список

Нормативные документы

1. "Заработная плата: бухгалтерские,  налоговые и правовые аспекты" (10-е издание, переработанное и  дополненное) (Никитин В.Ю.) ("ГроссМедиа  Ферлаг", "РОСБУХ", 2009) 4.5. Невозвращенные подотчетные суммы 1

2. "Налоговый кодекс Российской  Федерации (часть вторая)" от 05.08.2000 N 117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.2000) (ред.  От 05.04.2010) (с изм. и доп., вступающими  в силу с 01.07.2009) Статья 238. Суммы, не подлежащие налогообложению Статья 138. Ограничение размера удержаний из заработной платы

3. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда  СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О  служебных командировках в пределах  СССР" 8

4. "Кодекс Российской Федерации  об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (принят ГД ФС РФ 20.12.2001) (ред. от 30.04.2010)

5. Письмо Минфина РФ от 12.05.1992 N 30 "О порядке возмещения командированным  работникам затрат за пользование  постельными принадлежностями в  поездах" 9

6. Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" 10

7. Письмо Минфина РФ от 14.09.2009 N 03-03-05/169) 27

8. Письмо ЦБ РФ от 18.12.2006 N 36-3/2408.

9. Письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 (ред. от 26.02.1996) "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" (вместе с "Порядком ...", утв. ЦБ РФ 22.09.1993 N 40) 30 2

10. Письмо ЦБ РФ от 24.12.2008 N 14-27/513 О порядке применения Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт"

11. Постановление Правительства  РФ от 26.12.2005 N 812(ред. от 24.12.2008) "О  размере и порядке выплаты  суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" 28

12. Положение по бухгалтерскому  учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006). 5

13. Постановление Правительства  РФ от 08.02.2002 N 93(ред. от 13.05.2005) "Об  установлении норм расходов организаций  на выплату суточных или полевого  довольствия, в пределах которых  при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" 17

14. Приложение к Положению по  бухгалтерскому учету "Учет  активов и обязательств, стоимость  которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006), утвержденному Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. N 154н 6

15. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 18.09.2006) "Об утверждении  Плана счетов бухгалтерского  учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению" 7

16. Приказ Минфина РФ от 09.12.1998 N 60н (ред. от 30.12.1999) "Об утверждении  Положения по бухгалтерскому  учету "Учетная политика организации"  ПБУ 1/98" (Зарегистрировано в  Минюсте РФ 1998 N 1673) 12

17. Приказ Минфина РФ от 12.07.2006 N 92н "О внесении изменений  в Приказ Министерства финансов  Российской Федерации от 2 августа  2004 г. N 64н "Об установлении размеров  выплаты суточных и предельных  норм возмещения расходов по  найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" 29

18. Справочная информация: "Формы  первичных учетных документов" 14

19. "Трудовой кодекс Российской  Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят  ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 07.05.2009) 3

20. Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У  (ред. от 28.04.2008)"О предельном  размере расчетов наличными деньгами  и расходовании наличных денег,  поступивших в кассу юридического  лица или кассу индивидуального  предпринимателя" 15

21. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 23.11.2009) "О бухгалтерском учете" (принят ГД ФС РФ 23.02.1996) 13