Учёт расчётов с подотчётными лицами в ООО «Инсталл»

Если же банк без вопросов списывает  подотчетные суммы с вашего расчетного счета на счет банковской карты работника, вам нужно сделать запись по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 51 "Расчетные счета". В дальнейшем сотрудник должен будет составить обычный авансовый отчет по форме № АО-1 и приложить к нему все подтверждающие документы. При этом не важно, как расплачивался сотрудник: картой или наличными. Сумму перерасхода по авансовому отчету вы также можете перечислить на счет работника. А сумма излишка может быть:

1) возвращена сотрудником в кассу  компании (остаток подотчетных средств  при этом нужно будет отразить  по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»);

2) переведена работником на расчетный  счет фирмы (проводка в данном  случае будет такой: дебет счета  51 «Расчетные счета» - кредит счета  71 «Расчеты с подотчетными лицами»);

3) удержана по решению руководителя организации из зарплаты сотрудника при наличии его письменного согласия⁶ (при этом возврат остатка нужно будет отразить следующей проводкой: дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Заметим: несмотря на то что безналичная  выдача подотчетных средств не предусмотрена  ни одним нормативным актом ЦБ РФ, санкций за нарушение работы с наличностью и порядка ведения  кассовых операций вам опасаться  не стоит. Ведь организация может быть привлечена к ответственности на этом основании, только если: (4)

- рассчитывается наличными сверх  установленного размера; о не  приходует выручку в полном  объеме;

- не соблюдает порядок хранения  свободных денег в кассе;

- накапливает в кассе наличные сверх установленного лимита.

Если банк проводит такие платежи -- главное позаботиться о том, чтобы  подотчетные суммы, перечисленные  на счет банковской карты работника, не были рассмотрены налоговиками как  заработная плата со всеми вытекающими  последствиями в виде начисления НДФЛ, ЕСН и взносов в ПФР. Для этого нужно:

-- предусмотреть в локальном  нормативном акте возможность  выдачи денег под отчет в  безналичном порядке путем перечисления  с расчетного счета на счет  банковской карты сотрудника;

-- указывать в платежном поручении, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами;

-- иметь правильно оформленный  авансовый отчет работника с  приложением подтверждающих документов.

При соблюдении этих трех условий  вы сможете доказать, что на самом  деле выдали сотруднику именно деньги под отчет, а вовсе не зарплату.

3.3 Документальное оформление  расчётов с подотчётными лицами

ООО «Инсталл» через подотчётных  лиц производит закупку товаров  у поставщика для дальнейшей перепродажи. Таким образом, расчёты, производимые через подотчётных лиц, явление распространённое.

В ООО «Инсталл» согласно приказу  от 25 февраля 2009г. и распоряжению от 01 января 2009 г. (Приложение П) подотчётное  лицо может использовать личные деньги, покупая товары и материалы для  организации, а истраченные средства будут компенсированы. Из этого следует присутствуют случаи, когда подотчётное лицо должно предоставить авансовый отчёт и документы, подтверждающие произведённые расходы и только после, ему будут выданы наличные деньги по расходному кассовому ордеру.

Рассмотрим порядок  оформления документов при выдаче подотчетных  сумм на приобретение товаров.

Например, Посаженников Ю.А. приобретает  для ООО «Инсталл» материалы. Служебная записка отсутствует (7 и 24). Приобретение необходимого осуществляется у ПБОЮЛ Илюнина Т. В. 29.04.09 на суммы 61 590 руб. 10 коп., 30.04.09 на сумму 62 593 руб. 10 коп., 01.04 (63 720 руб. 00 коп.), 02.04 (59 212 руб. 40 коп.), 13.04 (59 413 руб.), 14.04 (62 433 руб. 80 коп.) и пользуется авто услугами ООО «ПМК Авто» 13. 04 на сумму 18 408 руб., 01.04(18 408руб.) и 29. 04 (18 408 руб.). Почтовые услуги составили 147 руб. 90 коп. и 210 руб. 05 коп.

Соответственно ПБОЮЛ Илюнина  Т. В выдала 9 квитанций к приходному кассовому ордеру и чеков, а ООО  «АВТО-КИП» 3 чека. (Приложение Ц).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При  этом кассовый чек содержит следующие  реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН),; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима

Главный бухгалтер Пестова С. О. составила авансовый отчёт № 3 от 30.04.09 унифицированной формы  АО-1 (Приложение Х). К отчёту в качестве документов, подтверждающих производственные расходы, Посаженников представил квитанции и кассовые чеки.

Все расходы по АО №3 Посаженников производит, используя личные деньги. Однако истраченные деньги были компенсированы по РКО №97,98,99,100,101,103,104,105,106,107,108,109,110,112,113,115,114,116,117,118,119,121,122,123,124,125,126,127,128, как только он представил авансовый отчёт.

При покупке за наличный расчет в  организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два  документа - кассовый и товарный чеки (или накладную).

Например, Посаженников Ю.А. приобретает  для ООО «Инсталл» товар. Приобретение необходимого осуществляется 01.08.09 у  ПБОЮЛ А. С. Рысеев. Соответственно покупателю выдаётся товарный чек № 12372 и кассовый чек на сумму 1 422 руб. 00 коп. Также Посаженников приобретает 11.08.09 СВЕРЛО- БУР у ООО «Фирма ТВС» на сумму 708-00, 1 180-00 и 896-80. Соответственно продавец выдаёт товарный чек № 40267 и кассовый чек на сумму 2 784 руб. 80 коп. (Приложение Ш)

Товарный чек в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» содержит такие реквизиты, как наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении; должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

Главный бухгалтер Пестова С. О. составила авансовый отчёт № 6 от 11.08.09 унифицированной формы  АО-1 (Приложение Ч). К отчёту в качестве документов, подтверждающих производственные расходы, Посаженников представил товарные и кассовые чеки.

Рассмотрим порядок  оформления документов при выдаче подотчетных  сумм на командировочные расходы.

Главный бухгалтер Пестова С. О. 25.02.09 года была направлена в командировку в г. Москва сроком на 5 дней. Целью командировки явилась ежегодная отраслевая конференция.

Служебное задание отсутствует.

Директор ООО «Инсталл» издал  приказ о направлении работника  в командировку (Приложение С). В  приказе указывается ФИО командируемого, должность, время и место командировки, цель. Приказ имеет унифицированную форму № Т-9.

На основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку работнику было выписано командировочное  удостоверение (Приложение У). Командировочное  удостоверение имеет отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписями и печатями. Командировочное удостоверение имеет форму № Т-10.

Норма суточных за каждый день нахождения в командировке составила 600 рублей. Таким образом, главному бухгалтеру начислили суточные в размере 600 руб. * 5 дней = 3000 руб.

По возвращении из командировки были предоставлены следующие документы:

- ж/д билет Киров -Москва на  сумму1 165 руб. 10 коп. (см. приложение Ф) - ж/д билет Москва - Киров на сумму 922 руб. 30 коп. (см. приложение Ф) - карточки метро на общую сумму 220 руб. (см. приложение Ф) -квитанции с почты на общую сумму 123 руб. 75 коп.

Т. о. был составлен авансовый  отчёт унифицированной формы  АО -1 (Приложение Т). К отчёту в качестве документов, подтверждающих произведённые расходы и суммы затрат по ним, были приложены представленные выше документы на общую сумму 5 431 руб. 15 коп.

ООО «Инсталл» осталось должно сотруднику сумму 5 431 руб. 15 коп., т. к. работнику не были выданы деньги из кассы. Основанием послужило не полученные на конференции и в дальнейшем не высланные подтверждающие документы от РАГС.

В письме № 03-03-05/169 перечислены документы, которые необходимы, чтобы признать командировочные расходы при  расчете прибыли. Минфин России пришел к выводу, что приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированные формы № Т-9 и № Т-9а), а также служебное задание (форма № Т-10а) в налоговом учете необязательны.

Однако, есть документы без которых  организации не обойтись. Во-первых, сотрудник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет. Ведь, согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ, командировочные расходы признаются именно на день, которым датирован данный документ. Во-вторых, к авансовому отчету работник обязан приложить первичные документы, подтверждающие:

расходы на проезд;

расходы на проживание;

иные расходы, связанные с командировкой.

В-третьих, помимо авансового отчета и «первички» для признания расходов бухгалтерии понадобится командировочное  удостоверение по форме № Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Без командировочного удостоверения можно обойтись лишь в следующих случаях:

сотрудник ездил в загранкомандировку (кроме стран СНГ);

работник был в стране СНГ, которая  на границе ставит отметки «прибыл--убыл»;

--местом командировки не являлось  юридическое лицо. Если у компании  будут все перечисленные документы,  у инспекторов не возникнет  претензий к командировочным  расходам. (20 и 27)

3.4 Синтетический и  аналитический учет расчётов с подотчётными лицами в ООО «Инсталл»

Синтетический учет - учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах  имущества, обязательств и хозяйственных  операций по определенным экономическим  признакам, который ведется на синтетических  счетах бухгалтерского учета;

Аналитический учет - учет, который  ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о  хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета; (21)

Все организации обязаны составлять на основе данных синтетического и  аналитического учета бухгалтерскую  отчетность.

В ООО «Инсталл» бухгалтерский  учет ведется с использованием программы  «1С: Бухгалтерия».

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным под отчёт предназначен счёт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Счет балансовый, основной, расчётный, сальдовый, активно-пассивный 1-ого  вида, поскольку по окончании учётного периода возможны как остатки  неиспользованных подотчётных сумм, так и остатки не возмещённых организацией расходов по предоставленным авансовым отчётам.

Дт	Кт
С нач- Задолженность подотчётных  лиц перед организацией на начало месяца	С нач- Задолженность организации  перед подотчётными лицами на начало месяца
ДО: выдача аванса подотчётным лицам  на хозяйственные, командировочные  или представительские расходы	КО: 1)списание сумм подтверждённых расходов 2) возврат в кассу организации  неиспользованного остатка подотчётных  сумм.
С кон- Задолженность подотчётных лиц перед организацией на конец периода	С кон- Задолженность организации  перед подотчётными лицами на конец  периода

Таблица 7 - Бухгалтерские проводки по учёту расчётов с подотчётными лицами ООО «Инсталл» за 2009 г.

Содержание хозяйственных операций	Первичные документы	Дебет счёта	Кредит счёта	Сумма, руб. коп.
1* Отражены суточные за время  пребывания в командировке (600 руб. *5 дней)	Авансовый отчёт №1 от 28.02.09	44.2	71.1	3000-00
Отражена стоимость услуг метро (5 раз *44 руб. = 220 руб.)	Авансовый отчёт №1 от 28.02.09, карточки метро	44.2	71.1	220-00
Отражена стоимость проезда  до места командировки и обратно (1165,10 + 922,30)	Авансовый отчёт №1 от 28.02.09, ж/д  билеты	44.2	71.1	2 087-40
Отражена стоимость услуг почты	Авансовый отчёт №1 от 28.02.09, квитанция	44.2	71.1	123-75
2* Отражена стоимость услуг почты	Авансовый отчёт № 3 от 30.04.09	44.2	71.1	357-95
Отражена стоимость купленных  товаров	Авансовый отчёт № 3 от 30.04.09	60.1	71.1	424 186-40
Выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы по авансовому отчёту №3	РКО №97,98,99,100,101,103,104,105,106,107,108,109,110,112,113,115,114,116,117,118,119,121,122,123,124,125,126,127,128	71.1	50.1	915 226-00
3* Отражена стоимость купленных  товаров	Авансовый отчёт № 6 от 11.08.09, товарный чек	41.1	71.1	4206-80
Отражена стоимость услуг почты	Авансовый отчёт № 6 от 11.08.09	44.3	71.1	314-80
Отражена стоимость купленных  товаров	Авансовый отчёт № 6 от 11.08.09	60.1	71.1	273 229-00

1* Подотчётное лицо - Пестова С. О. использовала личные деньги на расходы по командировке, которые затем должны были быть компенсированы. Однако, ООО «Инсталл» до сих пор не получило от РАГС оправдательных документов и таким образом командировочные расходы не могут быть признаны.

2* Подотчётное лицо - Посаженников Ю. А. получил подотчёт денежные средства для расхода по авансовому отчёту №3 на сумму 915 226 руб. 00 коп. Т. о. после произведенных расходов по АО №3 у него останется 490 681 руб. 65 коп. Эти деньги в кассу не возвращены. Они будут потрачены на последующие расходы, произведённые через это подотчётное лицо.