Учёт расчётов с подотчётными лицами в ООО «Инсталл»

Таблица 6 - Показатели, характеризующие  состояние расчетов, платежную дисциплину покупателей

Показатели	2007 г.	2008 г.	2009 г.	2009г. к 2007г. в %
1.Выручка от продаж, тыс. руб.	5 783	7 541	6 458	111,67
2.Среднегодовой остаток дебиторской задолженности, тыс. руб.	417	634	569	136,45
3.Коэффициент оборачиваемости  дебиторской задолженности (п.1/п.2)	13,87	11,89	11,35	81,83
4.Средний срок погашения дебиторской  задолженности, дней (365 / п.3)	26	31	32	123,08

Средняя продолжительность оплаты дебиторской задолженности - это  показатель, отражающий скорость, с  которой покупатели и заказчики  расплачиваются по счетам (показатель среднего периода оплаты дебиторской  задолженности или среднего числа  дней, требуемых для взыскания дебиторской задолженности предприятия). Показатель продолжительности погашения дебиторской задолженности - 26 день в 2007 г. свидетельствует об эффективном взыскании средств по счетам дебиторов. В 2008 г. на предприятие ухудшилась платежная дисциплина. Средний остаток дебиторской задолженности увеличился на 217 тыс. руб. (на 52%), коэффициент оборачиваемости снизился на 1,98, соответственно срок погашения дебиторской задолженности увеличился. Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности увеличился в 2008 г. до 31 дня, в 2009 г. - до 32 дней. Чем меньше средний срок погашения дебиторской задолженности, тем быстрее дебиторская задолженность обращается в денежные средства, а следовательно, повышается ликвидность предприятия.

3. Учёт расчётов с подотчётными лицами

3.1 Анализ внутренних  документов

К четвёртому уровню нормативного регулирования  бухгалтерского учёта в РФ относятся  рабочие документы организации. Организации, руководствуясь законодательством  РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику.

Под учетной политикой организации  понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

Учетная политика организации формируется  главным бухгалтером (бухгалтером) организации и утверждается руководителем  организации.

При этом утверждается:

- рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

- формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

- порядок проведения инвентаризации  активов и обязательств организации;

- методы оценки активов и обязательств;

- правила документооборота и  технология обработки учетной  информации;

- порядок контроля за хозяйственными  операциями;

- другие решения, необходимые  для организации бухгалтерского  учета. (16)

Учётная политика ООО  «Инсталл» состоит из двух разделов (Приложение):

1. Положение об учётной политике  для целей бухгалтерского учёта  (Приложение Ж);

2. Положение об учётной политике  для целей налогового учёта  (Приложение К);

Ведение бухгалтерского учёта на ООО  «Инсталл» осуществляется бухгалтером в единственном числе - Пестовой С. О.

Первый раздел учётной политики раскрывает следующие элементы в  части выбранной темы:

1) Вести учет с применением  регистров журнально-ордерной формы  учета, используя ведомости и  журналы-ордера, открытые на  синтетические счета бухгалтерского учета. Т. о. все данные по подотчётному лицу заносятся в журнал - ордер и ведомость по счёту 71. Сводные данные за каждый отчетный квартал заносятся в Главную книгу.

2)Хозяйственные операции в бухгалтерском  учете оформляются первичными документами, которые утверждены законодательством. Расчёты с подотчётными лицами оформляются с помощью унифицированных форм № КО-1, КО-2,АО-1, унифицированными формами № Т-9, Т-10. Также используются формы, разработанные организацией самостоятельно (приложение № 2 к настоящему положению). Первичные документы оформляются по мере совершения операций. Подписываются первичные документы, отчетность организации, финансовые документы главным бухгалтером и директором ООО «Инсталл». Аналитические и синтетические регистры бухгалтерского учета распечатываются не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

3)Все учетные документы хранятся  в организации в электронной  форме в течение пяти лет.

Транспортные, командировочные и  другие расходы, связанные с приобретением товаров, относят с кредита счетов 71 «Расчёты с подотчётными лицами», 76, 60 в дебет счёта 44 «Расходы на продажу», которые затем относят на счета реализации.

В связи с тем, что методология  и нормативное регулирование  учёта расчётов с подотчётными лицами достаточно ясны и относительно чётко прописаны в законодательстве РФ, в учётной политике отдельного положения по данной области учёта нет.

Для ведения бухгалтерского учёта  используется единый рабочий План счетов предприятия, включающий синтетические и аналитические счета. План счетов бухгалтерского учета - систематизированный перечень синтетических счетов бухгалтерского учета; (21)

План счетов бухгалтерского учета  представляет собой схему регистрации  и группировки фактов хозяйственной  деятельности в бухгалтерском учете. В нем приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка).

Инструкция по применению Плана  счетов бухгалтерского учета устанавливает  единые подходы к применению Плана счетов и отражению фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. В ней приведена краткая характеристика синтетических счетов и открываемых к ним субсчетов: раскрыты их структура и назначение, экономическое содержание обобщаемых на них фактов хозяйственной деятельности, порядок отражения наиболее распространенных фактов. На основании Плана счетов и Инструкции по его применению организации утверждают рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических счетов (включая субсчета). Для учета специфических операций организации могут по согласованию с Министерством финансов РФ вводить при необходимости в План счетов дополнительные синтетические счета, используя свободные коды счетов. Организации могут уточнять содержание отдельных из них, а также вводить дополнительные субсчета, исключать или объединять.

Новые хозяйственные образования (например, малые предприятия) могут  пользоваться рабочими планами счетов, в которых существенно сокращается  количество применяемых счетов. В ООО «Инсталл» в рабочем плане счетов используется 35 счетов, исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности (Приложение И).

Для обеспечения своевременного составления  бухгалтерской отчётности необходимо разработать порядок документооборота, определяющий процесс создания, проверки документов, получение информации для составления документов, правила и сроки передачи документов для отражения данных в бухгалтерском учёте, правила передачи документов в архив. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Составленный график документооборота ООО «Инсталл» оформлен в виде таблицы, где отражается наименование документа ответственный исполнитель, период составления, кем утверждается и обрабатывается документ. (Приложение F). Первичные документы, регистры бухгалтерского учёта по учёту расчётов с подотчётными лицами хранятся в течение 10 лет.

Список работников, которым разрешено получать подотчётные денежные средства в кассе предприятия определён приказом по подотчётным лицам. По каждому работнику имеется отдельный приказ. ( Приложение Н и П)

График проведения инвентаризации не разработан. Инвентаризация ведётся согласно учётной политике. В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности производить инвентаризацию материалов, товарных запасов и расчетов производится на начало каждого квартала, а также в случаях, предусмотренных законодательством. Инвентаризация основных средств производится раз в три года. (Приложение Ж)

ООО «Инсталл» применяет автоматизированную форму БУ. Т. о. бухгалтерский учет осуществляется путем внесения корреспонденций счетов непосредственно в журнал хозяйственных операций либо заполнением первичных учетных документов. При проведении заполненных первичных учетных документов происходит автоматическое формирование корреспонденции счетов. Реализована возможность получения печатной формы созданного документа. Основными достоинствами данной формы учета является однократное введение первичной информации, быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией. Организация ведет учет с использованием компьютерной техники и бухгалтерской программы 1С.

3.2 Правила расчётов  с подотчётными лицами

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее  оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, служебные командировки. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать. Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними в ООО «Инсталл» установлены в Приказе от 25 февраля 2009 г. (Приложение П) и в Распоряжении от 01 января 2009 г. (Приложение Н), где указывается, что:

1) Подотчётное лицо в исключительных  случаях может использовать личные  деньги, покупая товары и материалы  для организации;

2) Истраченные средства будут  компенсированы по предоставлению  авансового отчёта;

3) Денежные средства выдаются сроком на сто восемьдесят дней;

4) По истечению срока подотчётное  лицо должно отчитаться, но не  позднее чем через три рабочих  дня с того момента, когда  срок истёк.

Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Однако, если работники предприятия получают деньги под отчет, они должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40 (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 N 247)

Даже если сотрудник не отчитался  в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц  не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника  они не являются и НДФЛ не облагаются.

Большая роль при этом отводится  бухгалтерскому учету, с помощью  которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все  документально подтвержденные хозяйственные  операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами , с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Внедрение в бухгалтерский учёт вычислительной техники и современных  технологий позволяет облегчить  работу бухгалтера. Если рассматривать  расчёты с подотчётными лицами, то возникает вопрос: Зачем выдавать деньги по РКО, потом возмещать перерасход установленной суммы выдачи, принимать неизрасходованные суммы по ПКО, когда деньги под отчет можно выдавать безналом. Выдавать деньги под отчет, перечисляя их на личные банковские карточки сотрудников, очень удобно. И многие фирмы уже применяют этот способ расчетов на практике. И все же такие операции являются относительно новыми - и для самих компаний, и для банков, и для налоговых инспекторов. Поэтому бухгалтеры волнуются: не нарушает ли фирма законодательство, проводя такие выплаты? И самое главное - не грозят ли ей какие-либо санкции за нестандартную выдачу денег под отчет?

Безналичная выдача денег под отчет  путем перечисления их на счет личной банковской карты работника (карты, выпущенной на его имя), безусловно, имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи - через кассу.

И расходов меньше (ведь комиссия за перечисление денег, как правило, ниже, чем за снятие наличности), и трудозатрат немного (так как нет необходимости  оформлять кассовые документы). Кроме того, безналичный способ позволяет выдать деньги даже сотруднику, находящемуся в другом городе. Но законен ли "пластиковый подотчет"? Какими могут быть его налоговые риски? Именно эти вопросы волнуют бухгалтеров, которые хотят воспользоваться всеми преимуществами безналичной выдачи денег под отчет.

Некоторые банки не пропускают платежки на перечисление денег с расчетного счета организации на счет банковской карты работника из-за того, что  в назначении платежа фигурируют слова о подотчетных суммах на хозяйственные, командировочные или представительские расходы. Поступая таким образом, банки, как правило, ссылаются на разъяснения ЦБ РФ о том, что нормативными актами Банка России выдача денег под отчет путем безналичного перечисления на счета сотрудников не предусмотрена (7) , то есть подотчетные средства работникам нужно выдавать только наличными (8). Кстати, есть банки, которые практикуют частичный запрет: деньги на оплату расходов, связанных с командировками, на банковскую карту сотрудника переводить позволяют, а вот подотчетные суммы, предназначенные для других целей, не переводят. Исключение в отношении денег на командировочные расходы банки делают на основании другого Письма ЦБ РФ, в котором как раз рассматривался вопрос о возможности их перечисления на счета работников (9). По логике этого Письма получается, что если организация коллективным договором или своим локальным нормативным актом (например, приказом, положением о командировках) предусмотрела возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотрудников, то у банка нет оснований не пропускать такую платежку.