Учёт расчётов с подотчётными лицами в ООО «Инсталл»

Статьей 168 ТК РФ порядок и размеры  возмещения командировочных расходов работника отнесены к исключительной компетенции работодателя. Таким образом, постановления Правительства РФ служат лишь ориентиром, определяя минимальную величину возмещения подобных расходов.

Как видим, при оформлении командировочных  расходов учитывают нормы Трудового  Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку. (1-ый уровень) (19)

Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении  кассовых операций». (9)

В связи с тем, что расчеты  с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ (20), в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень).

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1. Учетная политика, формируемая  главным бухгалтером организации  и утверждаемая руководителем  организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н. (16)

2. Утвержденные руководителем формы  первичных учетных документов  по учету расчетов с подотчетными лицами: (18)

· приходный кассовый ордер (форма  КО-1) - выписывается в случае, когда  работник возвращает в кассу неизрасходованную  подотчетную сумму;

· расходный кассовый ордер (форма  КО-2) - выписывается при выдаче денежных средств под отчет;

· командировочное удостоверение (форма №Т-10) - определяет фактическое  время нахождения работника в  командировке;

· авансовый отчет с приложением  подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и  т.д.).

Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета - содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

Подотчетными лицами являются только работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы . Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель. Выдача денег под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется только расходными кассовыми ордерами. Неизрасходованные подотчетные суммы должны быть возвращены в кассу одновременно с предоставлением в бухгалтерию авансового отчета.

Авансовый отчет - это документ унифицированной формы, составляемый и предоставляемый в бухгалтерию предприятия подотчетными лицами. В нем указывается полученная подотчет сумма (в рублях и/или валюте), фактически произведенные расходы, остаток неизрасходованных сумм или перерасход. К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы на расход подотчетных сумм: командировочное удостоверение, отчет по командировке, квитанции, счета и другие документы на оплату услуг, материалов и других платежей.

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя

В авансовом отчете в строке «назначение  аванса» указывается один из вариантов (командировочные расходы, оплата поставщику, на хозяйственные операции, на закупку  ТМЦ, на оплату услуг, на операционные расходы и др.) копия чека магазина, накладная, квитанция на оплату услуг)

Лица, получившие наличные деньги под  отчет, обязаны не позднее 3 рабочих  дней по истечении срока, на который  они выданы, или со дня возвращения  их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет  производится при условии полного  отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.(9)

Т. о. в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который  были выданы денежные средства (по возвращении  из командировки), подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию  организации авансовый отчет о произведенных расходах с приложением к нему оправдательных документов. Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы. В этом случае сумма удержаний не может превышать 20% от заработной платы (19). Если долг работника будет списан за счет средств организации, то эту сумму следует включить в совокупный доход работника и удержать с нее налог на доходы физических лиц.

На выданные под отчет суммы  счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с  подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). (1)

ПБУ 3/2006 регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых  выражена в иностранной валюте, заключающиеся  в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц.

Пересчет стоимости актива или  обязательства, выраженной в иностранной  валюте, в рубли производится по официальному курсу этой иностранной  валюты к рублю, устанавливаемому Центральным  банком Российской Федерации.

Для целей бухгалтерского учета  указанный пересчет в рубли производится по курсу, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте. (12)

Пересчет расходов, связанных со служебными командировками и служебными поездками за пределы территории Российской Федерации произведенных подотчетным лицом в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета. (14)

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. По усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации направление работника в командировку, наряду с командировочным удостоверением, может оформляться приказом.

Срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени  нахождения в пути (п.4)

необходимо ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки (п. 6);

указывать выплату работникам суточных (п. 10);

перечень расходов, возмещаемых  командированному работнику (п. 12); предписание  в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п. 19); (3)

Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О  порядке возмещения командированным  работникам затрат за пользование постельными  принадлежностями в поездах" - компенсация  работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом.

Этим же указанием начальникам  железных дорог предложено разработать  и обеспечить порядок выдачи пассажиру  по его требованию документа, подтверждающему  сумму взысканной платы за пользование  постельными принадлежностями, а также обеспечить информацию пассажиров об установленной на железной дороге стоимости пользования постельными принадлежностями через поездное радио и объявления, вывешиваемые в поездах. На основании изложенного затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями командированному работнику подлежат возмещению по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. (5)

Установление суточных: пока командированный  работник находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ - нормы для страны-назначения (при этом документ запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

В связи с поступающими запросами  о порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, Министерство труда Российской Федерации и Министерство финансов Российской Федерации сообщают следующее.

Работникам, направляемым в краткосрочные  командировки за границу, суточные выплачиваются  за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации.

Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной  страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. (6)

Доходы, не подлежащие налогообложению  это все виды установленных действующим  законодательством Российской Федерации  компенсационных выплат, связанных с: исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем налогоплательщику  расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. (2)

Постановление правительства обязывает  установить, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организаций на выплату суточных или полевого довольствия в пределах следующих норм:

а) за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации - суточные в размере 100 рублей;

б) за каждый день нахождения в заграничной  командировке - суточные в размере  согласно приложению;

в) ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории Российской Федерации, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до 7 лет, эксплуатируемых в полевых условиях: (13)

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами установлены Планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Минфином РФ от 31.10.2000г. №94н.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, Планом счетов предусмотрено открытие и ведение счета 71.

На выданные под отчет суммы  счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции  со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

корреспондирует со счетами:

По дебету: 50 Касса, 07 Оборудование к установке, 51 Расчетные счета, 52 Валютные счета, 55 Специальные счета в банках, 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами, 79 Внутрихозяйственные расчеты, 91 Прочие доходы и расходы.

По кредиту : 08 Вложения во внеоборотные активы, 10 Материалы, 11 Животные на выращивании и откорме, 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей, 20 Основное производство, 23 Вспомогательные производства, 25 Общепроизводственные расходы, 26 Общехозяйственные расходы, 28 Брак в производстве, 29 Обслуживающие производства и хозяйства, 41 Товары44 Расходы на продажу, 45 Товары отгруженные, 50 Касса, 51 Расчетные счета, 52 Валютные счета, 55 Специальные счета в банках, 70 Расчеты с персоналом по оплате труда, 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям, 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами, 79 Внутрихозяйственные расчеты, 91 Прочие доходы и расходы, 94 Недостачи и потери от порчи ценностей, 97 Расходы будущих периодов, 99 Прибыли и убытки. (15)