Учет расчетов по оплате труда

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или  по поручению работодателя или его  представителя. При фактическом  допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

При заключении трудовых договоров  с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными  нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

 В трудовом договоре указываются:

фамилия, имя, отчество работника  и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического  лица), заключивших трудовой договор;

сведения о документах, удостоверяющих личность работника  и работодателя - физического лица;

идентификационный номер  налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными  предпринимателями);

сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

место и дата заключения трудового договора. (см. Приложение № 1)

В трудовом договоре могут  предусматриваться обязательные условия и дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Приказ о приеме на работу  работника должен быть объявлен в течение  3 дней не со дня подписания трудового договора, а со дня фактически начала работы.⁶

Трудовая книжка установленного образца  является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения  и хранения трудовых книжек, а также  порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей  устанавливаются Правительством Российской Федерации.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

После подписания трудового договора работник не приступил к работе в  оговоренный срок, то за работодателем  осталось право аннулировать такой  договор на следующий день после  оговоренного дня выхода работника на работу, аннулировать договор считается незаключенным. Если в период между днем заключения трудового договора и принятием работодателем решения об аннулировании договора с работником произойдет страховой случай, он имеет право на получение обеспечения по обязательному социальному страхованию. Работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Срок этот составляет три рабочих, а не календарных дня.

Заключение трудового  договора допускается с лицами, достигшими возраста 16 лет. В случае получения общего среднего образования либо продолжения освоения программы общего образования по иной, чем очная, форме обучения допускается заключение трудового договора с лицом, достигшим 15 лет. 

Формы первичной учетной  документации по учету работников организации. В данной дипломной работе рассматриваются основные формы на предприятии ОАО «Московская теплосетевая компания».

Для учета личного  состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 г. № 26.

Приказ (распоряжение) о  приеме работника(ов) на работу (форма  № Т-1 и -1a) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику (работникам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. (см. Приложение № 2)

Личная карточка работника (форма № Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Штатное расписание (форма  №Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Приказ (распоряжение) о  переводе работника(ов) на другую работу (форма № Т-5 и -5а) используются для, оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работнику(ам) (форма № Т-6 и -6а) применяются  для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом). (см.Приложение № 3) Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет, заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».(см. Приложение № 4)

График отпусков (форма  № Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Приказ (распоряжение) о  прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником(ами) (форма № T-8 и 8а) применяются для  оформления и учета увольнения работника (работников).(см. Приложение №5) Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Приказ (распоряжение) о  поощрении работника(ов) (форма №  Т-11 и -11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в  работе. Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Для правильного начисления заработной платы необходимо вести учет отработанного времени. Продолжительность ежедневной работы в пределах законодательно определенной продолжительности рабочего времени устанавливается работодателем. (Ст. 100 ТК РФ)

Наиболее распространенный режим  работы при нормально продолжительности  рабочего времени 9 40 часов в неделю) в рамках 5- дневной рабочей недели являются:- 8ч*5 дней ;- 8 ч 15 мин. * 4 дня + 7ч (т.е. в пятницу продолжительность рабочего времени уменьшается).

 Для учета использования  рабочего времени всеми категориями  работников и контроля соблюдения  работниками установленного режима  рабочего времени, получения данных  об отработанном времени, расчета  оплаты труда, а также составления статистической отчетности по труду в организациях должен вестись табель учета использования рабочего времени.

Для бухгалтера табель учета использования  рабочего времени является одним  из первичных документов на основании, которого производится расчет заработной платы.

Затраты рабочего времени учитываются  в табеле методом сплошной регистрации  явок и неявок на работу или путем  регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При применении простой повременной оплате труда на основе тарифной ставке (оклада) оплачивается фактически отработанное время. В зависимости от способа учета рабочего времени используются месячные (оклад), дневные и часовые тарифные ставки.

Первичные документы  по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13) применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины. Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13 — только для учета использования рабочего времени. При использовании формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49).

Форма № Т-13 применяется  в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.(см. Приложение № 6)

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому  из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Табельный учет осуществляют бухгалтер, бригадир или мастер в  табеле учета использования рабочего времени. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня.

Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов — справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы — по спискам мастеров.

Оформленные первичные документы  по учету выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

Лицевой счет заполняется работником бухгалтерии.

Изменения, внесенные в форму  Т-54, связаны с изменениями в  исчислении налога на доходы физических лиц, введении ИНН и страховых  свидетельств государственного пенсионного  страхования, сокращением разновидностей оплат, надбавок на большинстве предприятий.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка  работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. № 49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

На крупных предприятиях для  расчета заработной платы используются расчетные ведомости (ф. № 51), а для  выплаты - платежные ведомости (ф. № 53). Однако на данных предприятиях, где зарплата может начисляться по 20 основаниям, только в лицевом счете работника отражаются все ее виды. И зачастую лицевой счет является формой, где наиболее полно отражена информация, позволяющая осуществить выборку заработной платы для начисления пенсии или подготовить справку в фонд занятости для назначения пособия по безработице. Кроме того, лицевые счета хранятся 75 лет, и служат зачастую единственным основанием для выдачи архивных справок о полученной работниками заработной плате.