Учет кассовых и фактических расходов

 

4.2 Синтетический  и аналитический учет фактических  расходов

 

      Учет фактических расходов, осуществляемых за счет бюджетных средств (бюджетного финансирования), ведется на активном счете 20 «Расходы по бюджету». Счет подразделяется на ряд субсчетов:

   - 200 "Расходы по бюджету";

     - 202 "Расходы за счет других бюджетов";

     - 203 "Расходы по бюджету на капитальные вложения".

     На субсчете 200 "Расходы по бюджету" учитываются:

     фактически произведенные расходы на содержание организаций и другие мероприятия, предусмотренные бюджетной сметой (начисленная заработная плата, стипендии, взносы на государственное социальное страхование, произведенные расходы на командировки и хозяйственные нужды, расходы за потребленные коммунальные услуги, услуги связи, произведенный ремонт, выданные в пользование материальные ценности на нужды организации и др.);

     расходы, производимые за счет средств государственных целевых бюджетных фондов.

     Расходы, отнесенные в течение финансового года на субсчет 200 "Расходы по бюджету", по его окончании списываются в дебет субсчетов:

     230 "Финансирование из бюджета" - у распорядителей средств бюджета;

    140 "Расчеты по финансированию из бюджета" - у получателей бюджетных средств.

     Если сумма фактических расходов у распорядителей и (или) у получателей бюджетных средств превышает остаток финансирования по субсчету 230 "Финансирование из бюджета" или субсчету 140 "Расчеты по финансированию из бюджета", списание расходов производится в сумме, равной остатку по этим субсчетам.

     На субсчете 200 "Расходы по бюджету" на 1 января могут оставаться начисленная заработная плата персоналу, относящаяся ко второй половине декабря текущего года, расходы на нужды организации в сумме остатков товарно-материальных ценностей, приобретенных в предшествующем году, задолженность организациям за потребленные коммунальные услуги, услуги связи и др.[8]

     На субсчете 202 "Расходы за счет других  бюджетов" учитываются расходы,  произведенные бюджетными организациями,  при наличии финансирования, полученного  из бюджетов других уровней.

     На субсчете 203 "Расходы по бюджету на  капитальные вложения" учитываются  расходы на новое строительство,  реконструкцию и достройку зданий  и сооружений за счет средств  бюджета независимо от способа  ведения строительных и монтажных  работ.

     Если работы  ведутся хозяйственным способом, на суммы произведенных расходов  дебетуется субсчет 203 "Расходы  по бюджету на капитальные  вложения" и кредитуются соответствующие  счета по учету денежных средств,  расчетов, строительных материалов  и оборудования к установке,  расчетов с поставщиками и  подрядчиками.

    Если работы ведутся подрядным способом, субсчет 203 "Расходы по бюджету на капитальные вложения" дебетуется при расчетах с подрядчиком на суммы соответствующих затрат, оформленных актами сдачи-приемки выполненных работ, при этом кредитуется субсчет 150 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".[8]

    Текущие расходы бюджета являются частью расходов бюджета, обеспечивающей текущее функционирование бюджетных организаций, оказание поддержки другим бюджетам, организациям и физическим лицам, отдельным отраслям экономики на текущее функционирование, а также включают в себя другие расходы бюджета, не увеличивающие стоимости основных средств, нематериальных активов и материальных запасов.

     Капитальные  расходы бюджета являются частью  расходов бюджета, обеспечивающей  инновационную и инвестиционную  деятельность, включающей в себя  расходы, предназначенные для  инвестиций в действующие или  вновь создаваемые организации,  расходы на проведение модернизации, реконструкции и другие расходы,  связанные с увеличением стоимости  основных средств, нематериальных  активов и материальных запасов,  а также расходы, при осуществлении  которых создается или увеличивается  имущество, находящееся в республиканской  и коммунальной собственности. Капитальные расходы бюджета также включают в себя расходы на создание государственных запасов и резервов, приобретение земельных участков и имущественных прав на объекты интеллектуальной собственности.[3,с.129]

     В течение  года по дебету субсчетов счета  20 учитываются произведенные расходы  нарастающим итогом с начала  года, а по кредиту – уменьшение  расходов.

     На суммы  произведенных фактических расходов  в течение года дебетуются  соответствующие субсчета счета  20 «Расходы по бюджету», а кредитуются  различные субсчета в зависимости  от вида расходов:

     Кредит 04 «Оборудование,  строительные материалы для капитального  строительства и материалы для  научных исследований» (субсчета 040-044); 06 «Материалы и продукты  питания» (субсчета для 060-067,069) –  на сумму израсходованных материалов  и продуктов питания, а также  на сумму их убыли в пределах  установленных норм и на сумму  недостач (потерь), принятых за счет  организации;

     Кредит 160 «Расчеты  с подотчетными лицами» - на  сумму утвержденного отчета об  израсходованных суммах подотчетного  лица по командировке и по  другим расходам;

     Кредит 178 «Расчеты  с прочими дебиторами и кредиторами» - на стоимость выполненных подрядным  способом работ по капитальному  ремонту основных средств; на  стоимость оказанных услуг на  наем транспорта по доставке  продуктов питания и медикаментов; на сумму предъявленных счетов  на электроэнергию, воду и другие  услуги; на сумму расходов, связанных  с приобретением иностранной  валюты за счет бюджетных средств  (сумма разницы между курсом  покупки и курсом Национального  банка Республики Беларусь на  дату приобретения);

     Кредит 180 «Расчеты  с персоналом» - на сумму начисленной  заработной платы персоналу организации;

    Кредит 181 «Расчеты  со стипендиатами» - на сумму начисленной  стипендии студентам, учащимся, аспирантам;

    Кредит 171 «Расчеты  по социальному страхованию» - на  сумму начисленных (от суммы  оплаты труда работников организации)  обязательных страховых взносов,  а также взносов на профессиональное  пенсионное страхование в ФСЗН, страховых взносов по обязательному  страхованию от несчастных случаев  на производстве и профессиональных  заболеваний.

     В организациях, составляющих индивидуальные бюджетные сметы и осуществляющих учет исполнения сметы расходов самостоятельно, аналитический учет фактических расходов ведется в соответствии с бюджетной классификацией Республики Беларусь в книге учета ассигнований, кассовых и фактических расходов типовой формы 294, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 8 февраля 2005 г. № 15 "Об утверждении Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 39, 8/12209) (далее - книга формы 294).

     В централизованных бухгалтериях, обслуживающих организации, которые составляют индивидуальные бюджетные сметы, аналитический учет фактических расходов ведется в книге учета ассигнований и фактических расходов типовой формы 309Б, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 8 февраля 2005 г. № 15, в которой записи ведутся в соответствии с бюджетной классификацией Республики Беларусь по всем обслуживаемым организациям в целом и с выделением расходов по каждой обслуживаемой организации.

     При составлении централизованными бухгалтериями сводных бюджетных смет аналитический учет фактических расходов ведется в книге учета ассигнований и фактических расходов типовой формы 309, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 8 февраля 2005 г. № 15, в соответствии с бюджетной классификацией Республики Беларусь.[8]

     Аналитический  учет расходов по капитальным  вложениям (субсчет 203) ведется  в книге учета ассигнований, кассовых  и фактических расходов формы  294. При выполнении работ хозяйственным  способом аналитический учет  организуется по каждому объекту  капитальных вложений в разрезе  подразделений бюджетной классификации  в соответствии с утвержденной  сметой, а при подрядном способе  выполнения работ – по каждому  объекту капитальных вложений.

     Аналитический  учет по субсчету 202 ведется по  каждому мероприятию в разрезе  подразделений бюджетной классификации  в книге учета ассигнований, кассовых  и фактических расходов формы  294.

     Данные аналитического  учета фактических расходов используются  для составления отчетности об исполнении бюджетной сметы.[3,с.134]

     Учет фактических  расходов, осуществляемых за счет  бюджетных средств, ведется на  субсчетах счета 20 «Расходы по  бюджету». В течение года по дебету субсчетов счета 20 «Расходы по бюджету» отражаются произведенные фактические расходы в корреспонденции со счетами 06 «Материалы и продукты питания», 160 «Расчеты с подотчетными лицами», 178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 180 «Расчеты с персоналом», 171 «Расчеты по социальному страхованию» и др.

     Аналитический  учет ведется в книге учета ассигнований, кассовых и фактических расходов типовой формы 294 (при ведении бухгалтерского учета самостоятельно) или книге учета ассигнований и фактических расходов типовой формы 309Б (при централизованной бухгалтерии).

    

 

 

 

 

 

 

 

 

5 Совершенствование  учета расходов с использованием  автоматизированных систем

 

    Автоматизация бухгалтерского учета основывается  на  едином взаимосвязанном  технологическом  процессе обработки документации по всем разделам учета с составлением единого бухгалтерского баланса  в соответствии   с   Планом   счетов   и   решениями   по  комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

     В условиях   комплексной   автоматизации   бухгалтерского  учета исполнения сметы расходов по бюджету,  сметы доходов и  расходов  по  внебюджетным  средствам  и  другим средствам данные синтетического и аналитического  учета  формируются  в  базах  данных   используемого программного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные носители -

выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости,

главная  книга,  отчет  и  т.п.).  При этом содержание показателей  в выходных  формах  документов  должно  соответствовать   требованиям, предусмотренным  настоящей  Инструкцией для регистров бухгалтерского

учета.

     При обнаружении  в выходных формах документов  ошибок бухгалтерия

проводит   анализ   ошибочных   данных,   внесение   исправлений   в соответствующие  базы  данных и получение выходных форм документов с

учетом внесенных изменений.

     Внесение исправлений  осуществляется датой обнаружения  ошибочных данных  путем  обязательного   оформления   измененных   документов, сторнирующих бухгалтерских записей.

     Без  оформления  документального подтверждения  любые исправления непосредственно в электронных базах данных не допускаются.[5]

     Докшицким  РОО для автоматизации бюджетного  учета используется программа  МАПСОФТ.

     Программа обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия. В состав МАПСОФТ включен план счетов бухгалтерского учета, соответствующий Плану счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета                                                                                             

(утвержден Приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 10.12.1999 № 354).  Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета. Основным способом отражения хозяйственных операций в учете является ввод документов конфигурации, соответствующих первичным бухгалтерским документам.

      Книга учета ассигнований, кассовых и фактических расходов заполняется в Докшицком РОО вручную, что значительно затрудняет учет расходов. По совершенствованию учета расходов с использованием автоматизированных систем можно предложить создать связь данных по фактическим и кассовым расходам, производимыми в течение отчетных периодов, и вносимыми в программу МАПСОФТ бухгалтерами, с данными, необходимыми для заполнения формы книги учета ассигнований, кассовых и фактических расходов. Можно создать в каждом первичном документе по учету кассовых и фактических расходов ссылки на коды по статьям расходов по бюджетной классификации, чтобы понесенные расходы сразу относились на нужную статью расхода. Необходимо связать также все необходимые счета бухгалтерского учета, на которых отражается наличие фактических и кассовых расходов, с формой книги. Отражение данных по счетам должно идти по оборотам за месяц, а также должны учитываться предыдущие данные по предоставленным средствам и понесенным расходам с начала года. Для централизованной бухгалтерии можно создать возможность отражать данные по расходам нескольких организаций в одной книге по учету ассигнований, кассовых и фактических расходов.