Учет кассовых и фактических расходов

     Финансирование  за  счет средств бюджета производится  в строгом соответствии с назначениями,  предусмотренными в сметах расходов,  с учетом внесенных в установленном порядке изменений.

     Расходование  бюджетных  ассигнований, предусмотренных  в сметах текущего  финансового  (бюджетного)  года, прекращается по окончании счетного  периода,  после  чего  остатки  неиспользованных бюджетных ассигнований   на   счетах   закрываются  Министерством  финансов  и соответствующими  местными  финансовыми  органами и используются для финансирования   расходов   соответствующих   бюджетов  в  очередном финансовом (бюджетном) году.

     Основной задачей учета кассовых расходов является обеспечение контроля за целевым расходованием бюджетных средств в соответствии с утвержденной сметой расходов в разрезе подразделений бюджетной классификации (по каждому параграфу соответствующего раздела, подраздела, вида расходов в разрезе статей, подстатей, элементов). Например, в смете расходов Барсуковской СШ подведомственной Докшицкому РОО (Приложение В) выделены расходы на заработную плату рабочих и служащих, на страховые взносы в ФСЗН, приобретение предметов снабжения и других материалов, командировки и служебные разъезды и прочие расходы.

      Также отчетность  бюджетных организаций о произведенных  кассовых расходах, представленная  в финансовые органы, используется  для организации учета исполнения  соответствующего бюджета.

     Фактическими    расходами   считаются действительные   затраты организации, подтвержденные соответствующими документами, включая расходы по неоплаченным счетам кредиторов, обязательствам перед бюджетом, по начисленной заработной плате и стипендиям.

      Эти расходы  отражают фактическое выполнение  расходных норм, утвержденных по  смете, и являются показателями  окончательного исполнения смет  расходов в разрезе подразделений  бюджетной классификации (по каждому  параграфу соответствующего раздела,  подраздела, вида расходов в разрезе статей, подстатей, элементов).

     Примеры фактических  расходов: стоимость продуктов питания,  израсходованных на питание детей  в детских дошкольных организациях, предоставленные, например, накопительной ведомостью расхода продуктов питания по Бегомльскому ясли-саду за сентябрь 2011г., где отражены данные по расходу продуктов питания за каждый день месяца (Приложение Г); сумма начисленной заработной платы работникам; сумма использованных денежных средств согласно авансовому отчету по командировке и др.

     При составлении  отчетности об исполнении бюджетной сметы должна быть произведена увязка кассовых и фактических расходов по подразделениям бюджетной классификации, что позволит не допустить ошибок в учете кассовых и фактических расходов и использовании бюджетных средств по целевому назначению.

     Для их увязки  необходимо располагать данными  об остатках материальных запасов,  денежных средств, дебиторской  и кредиторской задолженности  на начало и конец отчетного  периода, образовавшихся за счет  бюджетного финансирования.

     Увязка производится  по следующей формуле:

 

Рф – Омн – ДЗн + КЗн + ОМк + ДЗк – КЗк = Рк,

 

где Рф – фактические  расходы за отчетный период;

      ОМн –  остаток материалов на начало  отчетного периода;

      ДЗн –  дебиторская задолженность на  начало отчетного периода;

      КЗн –  кредиторская задолженность на  начало отчетного периода;

      ОМк –  остаток материалов на конец  отчетного периода;

      ДКз – дебиторская задолженность на конец отчетного периода;

      КЗк –  кредиторская задолженность на  конец отчетного периода;

      Рк –  кассовые расходы.[3,с.120]

      Все расходы  бюджетной организации подразделяются  на кассовые и фактические.  Следует четко разграничивать  эти расходы, т.к. часто на  практике эти расходы не совпадают.  Разделение этих расходов позволяет проследить за правильным и целенаправленным исполнением сметы расходов бюджетной организации.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Первичная документация  по учету кассовых и фактических  расходов

 

     Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными  документами.  Оправдательные  документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения.

     Первичные  учетные документы составляются  по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

     Поступившие    в    бухгалтерию  первичные   учетные   документы обязательно    подвергаются   проверке  как  по  форме  (полнота   и правильность  оформления  первичных  учетных  документов, заполнение реквизитов),   так  и  по  содержанию  (законность   документируемых операций,  логическая  увязка  отдельных  показателей,  правильность арифметических подсчетов и др.).

     Первичные  учетные документы должны иметь   следующие  реквизиты: наименование   документа  (формы);  дату  составления;  наименование организации,  от  имени  которой  составлен   документ;   содержание хозяйственной   операции;   измерители   хозяйственной   операции  в натуральном  и  денежном  выражении;  наименование  должностей  лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;  личные  подписи  и  их  расшифровка   (включая   случаи составления   документов   с  применением  средств  автоматизации  и передачи их в системах телекоммуникаций).

     В зависимости   от  технологии  обработки   учетной  информации в первичные  учетные  документы  могут  быть  включены  дополнительные реквизиты   (коды,   контрольные  отметки  и  т.п.),  не  нарушающие требований нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету.

     За достоверность   содержащихся в документах данных,  а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных  документов несут ответственность лица, составившие и подписавшие эти документы.

     В документах  на приобретение материальных  ценностей  (основных средств;   предметов,   находящихся  в  составе  оборотных  средств; материальных   запасов)    должна    быть    расписка    материально ответственного  лица,  подтверждающая  получение  этих  ценностей на ответственное  хранение,  а  в   документах,   подтверждающих   факт выполнения  работы,  -  подписи ответственных (уполномоченных) лиц о принятии результатов работы.

     Записи в   первичные  учетные  документы   производятся  одним из способов,  обеспечивающих  сохранность  записей:  чернилами,  пастой шариковой   ручки   или   при   помощи   пишущих   машин  и  средств автоматизации.  Свободные  строки  в  первичных  учетных  документах прочеркиваются.

     Документы,  приложенные  к  приходным   и   расходным   кассовым ордерам, документы, послужившие основанием для начисления заработной

платы,  иных  выплат,  оправдательные   документы,   приложенные   к авансовым   отчетам,   погашаются  штампом  или  надписью  от  руки: "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

     В первичных   учетных  документах (как в  текстовой части,  так и цифровых  данных)  подчистки   и   недоговоренные   исправления   не допускаются.

     Исправление  ошибки в первичном учетном  документе  оговаривается надписью:  "Исправлено" с подтверждающими подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

     В кассовых  и банковских документах исправления  не допускаются.

     Организации  обязаны хранить  первичные   учетные  документы, регистры  бухгалтерского  учета и бухгалтерскую  отчетность в течение сроков,  установленных Законом Республики  Беларусь от 6 октября 1994 года "О  Национальном архивном фонде  и архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi  Беларусь,  1994  г.,  №  29, ст.507; Национальный реестр правовых  актов Республики Беларусь, 1999г.,  № 4, 2/11), и по истечении сроков  хранения дела в установленном  порядке сдаются в соответствующий  государственный архив.  Документы,  удостоверяющие  сдачу  дел   в  архив,  хранятся  в   бухгалтерии   с постоянным  сроком хранения.

     Первичные  учетные  документы  брошюруются   в   бухгалтерии   по участкам  учета в хронологическом порядке  по номерам пачек за месяц.  Выходные  формы  документов  (машинограммы)  хранятся  отдельно   по

каждому   разделу   учета   и   соответствующему   к  нему  субсчету (субсчетам).

     Первичные  учетные  документы,  регистры  бухгалтерского  учета, бухгалтерские  отчеты  и  балансы  до  передачи  их  в  архив   должны храниться  в  бухгалтерии  в специальных помещениях или  закрывающихся

шкафах.

     В  случае  пропажи  или   уничтожения   первичных   учетных документов  руководитель  организации назначает  приказом комиссию по расследованию  причин их пропажи или уничтожения.

     В необходимых   случаях   для   участия   в   работе   комиссии приглашаются   представители   следственных   органов,   охраны    и государственного  пожарного надзора.

     Результаты  работы   комиссии   оформляются    актом,    который утверждается  руководителем  организации.  Копия акта направляется в вышестоящую организацию.

      Централизованные    бухгалтерии  для  учета   ассигнований, кассовых и фактических  расходов применяют:

     карточку аналитического  учета кассовых расходов формы 294б;

     книгу учета  ассигнований и фактических расходов  формы 309Б.

     При составлении   централизованными  бухгалтериями   общих  смет расходов по  однотипным организациям для  ведения аналитического учета  фактических   расходов   применяется   книга  учета  ассигнований  и фактических расходов формы  309 (Приложение Д).

     Карточки хранятся  в картотеках,  в которых они  располагаются по субсчетам   с  подразделением   внутри   субсчетов   по   материально  ответственным  лицам,  а   в  централизованных  бухгалтериях  -  и по обслуживаемым организациям.

     В регистрах   бухгалтерского  учета  (бухгалтерских   книгах)  до начала  записей   нумеруются  все  страницы  (листы).  На   последней странице  листа за подписью главного  бухгалтера составляется надпись:

"В книге пронумеровано  ________________________ страниц (листов)".

                                             (цифрами и прописью)

     Каждая книга  надписывается с указанием наименования  организации и  года,  на  который  книга открыта.  В  начале книги (в оглавлении) указывается   количество  открытых  в  ней   субсчетов.  При  переносе записей   на  другую  страницу книги  в оглавлении по данному субсчету  делается  отметка  о  переносе  записи  с  указанием  номеров   новых страниц.

     Книги бухгалтерского  учета при наличии в них  по истечении  года свободных   листов  могут  быть  использованы  для  записей  операций следующего  года. В этих случаях книги  сдаются в архив один раз  в два года.

     Записи в  регистрах бухгалтерского учета  производятся чернилами, пастой  шариковой  ручки  или   при  помощи  пишущих  машин  и средств автоматизации с  первичных учетных документов  не  позднее  следующего дня  после их получения.

     По окончании  каждого месяца в  регистрах   бухгалтерского  учета подсчитываются итоги оборотов и выводятся остатки по субсчетам.[6]

     Проверенные   и  принятые  к  бухгалтерскому  учету первичные учетные документы систематизируются  в  хронологическом  порядке  по датам  совершения  операций  и оформляются раздельными мемориальными ордерами - накопительными ведомостями по операциям за счет бюджетных

средств  и  средств,  полученных  за  счет  внебюджетных источников, которым присваиваются следующие постоянные номера:

     мемориальный  ордер  1  (накопительная  ведомость   по  кассовым операциям формы 381);

     мемориальный  ордер  2  (накопительная  ведомость   по  движению денежных средств на счетах по бюджету формы 381);

     мемориальный  ордер  3  (накопительная  ведомость   по  движению денежных средств на счетах по внебюджетным средствам формы 381);

     мемориальный  ордер  5 (свод расчетных ведомостей  по заработной плате и стипендиям формы 405);

     мемориальный  ордер  8  (накопительная  ведомость  по расчетам с подотчетными лицами формы 386);

     мемориальный  ордер 12 (свод накопительных ведомостей  по расходу продуктов питания формы 411);