Учет кассов операций на примере неторговой организации

Аудитор оценивает  состояние внутреннего контроля аудируемого лица с помощью специально составленного опросного листа, дает предварительную оценку соблюдению кассовой дисциплины, определяет наиболее уязвимые точки зрения нарушений и злоупотреблений места и планирует состав основных процедур (аудиторских процедур по существу).

Состав процедур может быть различным в зависимости от того, когда начинается аудиторская проверка – в течение отчетного периода, период за который будет подтверждена аудиторским заключением, или после окончания данного отчетного периода.

Признаками  отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением денежных средств в кассе предприятия являются:

отсутствие  на предприятии налаженной системы  проведения внезапных инвентаризаций кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой  других ценностей, находящихся в кассе;

отсутствие  на предприятии приказа устанавливающего периодичность проверок;

наличие признаков  формального проведения инвентаризаций кассы;

предоставление  права подписи приходных и  расходных кассовых ордеров другим лицам помимо главного бухгалтера и руководителя аудируемого лица, не отраженное в распоряжениях руководителя предприятия;

формальное  проведение инвентаризаций кассы при  смене (увольнении) кассиров;

отсутствие  в штате кассира, когда функции  последнего возложены на счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;

отсутствие  заключенных договоров с кассиром (кассирами) о полной материальной ответственности.

Источниками информации для проверки являются первичные  документы, регистры аналитического и синтетического учета, журналы регистрации первичных документов, бухгалтерская отчетность.

Состав первичных  документов по кассе, с одной стороны, достаточно узок (это приходные и  расходные кассовые ордера, кассовая книга), а с другой, он чрезвычайно  разнообразен, так как кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например продажами, расчетами с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, и, следовательно, при проведении тестов средств внутреннего контроля необходимо сопоставление кассовых документов с прочими бухгалтерскими документами.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке кассовых операций, являются:

отчеты кассира;

приходные кассовые ордера;

расходные кассовые ордера;

кассовая книга;

оправдательные  документы к кассовым документам;

авансовые отчеты и др.

К таким документам относятся также:

регистры  аналитического учета:

 журнал· (книга) регистрации приходных кассовых ордеров;

 журнал· (книга) регистрации расходных кассовых ордеров;

 журнал· (книга) регистрации выданных доверенностей;

 журнал· (книга) регистрации депонированных сумм;

 журнал· (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей;

регистры  синтетического учета:

 главная· книга (счет №50 «Касса»);

 журнал-ордер· №1 «Касса»;

 ведомость· №1 «Касса»;

 оборотно-сальдовая· ведомость и др.

бухгалтерская отчетность:

 бухгалтерский· баланс (форма №1), раздел «Оборотные активы», статья «Денежные средства», подстатья «Касса»;

 отчет о· движении денежных средств (форма №4) – в части движения наличных денежных средств.

Виды нарушений  при ведении операций по кассе.

Возможны следующие  нарушения при ведении операций по кассе: 
1)Прямое хищение денежных средств (ничем не замаскированное или замаскированное неоформленными документами и расписками). Прямое хищение денежных средств без подлогов выявляется при проверке кассы путем инвентаризации кассовой наличности. Иногда оно маскируется расписками должностных лиц, покрывающими, по существу, растраты, совершенные кассиром либо другими должностными лицами, в частности работниками счетного аппарата. 
2) Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам, от различных юридических лиц по доверенности). 
Неоприходование денег по кассе связано со списанием полученных сумм непосредственно на расходы или сокрытием приходных операций. Наиболее часто встречаются случаи неоприходования в кассу денег, полученных с расчетного счета. Присвоение денежных средств в этом случае вскрывается взаимной проверкой операций кассы и банка. Необходимо сверить в первую очередь корешки выданных чеков с приходными документами по кассе. 
3) Излишнее списание денег по кассе (повторное использование одних и тех же документов, неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах, списание сумм без оснований или по подложным документам, подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний). 
4) Присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям (присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям; присвоение сумм, причитающихся другим предприятиям). Наиболее распространенным видом неоприходованных платежей по кассовым ордерам являются платежи увольняющихся лиц, погашающих при расчете свою задолженность.

Расчеты суммами  наличных денежных средств, которые  превышают предельную величину (с  другими юридическими лицами и предпринимателями, действующими без образования юридического лица; поступающими в кассу проверяемого предприятия). Борьба с присвоением денег, полученных от других предприятий, требует в первую очередь осуществления безналичных расчетов во всех возможных случаях.

Расчеты с населением наличными за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные  услуги (без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах).

Некорректное  отражение кассовых операций в регистрах  синтетического учета.

Ответственность предприятий, если условия работы с  денежной наличностью и порядок ведения кассовых операций не соблюдены

В соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1994 г. N 1006 "Об осуществлении комплексных  мер по своевременному и полному  внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей" предусмотрена  ответственность за следующие виды нарушений: 
- расчеты наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм - штраф в двукратном размере суммы произведенного платежа; 
- денежная наличность не оприходована в кассу - штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы; 
- несоблюден действующий порядок хранения свободных денежных средств и сумма наличных денег в кассе превышает установленный лимит - штраф в трехкратном размере суммы, превышающей установленный лимит.

Если нарушены требования Закона РФ от 18 июля 1993 г. N 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", то будут  применены следующие штрафные санкции: 
- предприятие ведет расчеты с населением без применения ККМ - штраф в 350-кратном размере минимальной месячной оплаты труда; 
- при расчетах используются неисправные контрольно-кассовой машины - штраф в 200-кратном размере минимальной месячной оплаты труда; 
- предприятие не вывесило ценник на продаваемый товар - штраф в 100-кратном размере минимальной месячной оплаты труда; 
- покупателю не выдан чек или в чеке указана сумма менее уплаченной - штраф 10-кратном размере минимальной месячной оплаты труда, но не менее 20 процентов от стоимости покупки (услуги).

 

1.2.1 Аудит расчетов  с подотчетными лицами.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются:

авансовый отчет;

приказы о направлении  сотрудников в командировки;

командировочные удостоверения;

копии загранпаспортов  с отметками о пересечении  границы;

список лиц, которым разрешено получение  наличных денег из кассы;

сметы представительских  расходов;

приказы об утверждении  смет представительских расходов;

оправдательные  первичные документы.

При проверке авансовых отчетов необходимо обратить внимание на следующее:

имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку с указанием цели командировки, страны пребывания и  сроков командировки;

правильность  возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда). Согласно Инструкции Росналогслужбы от 11 октября 1995 г. № 39 «О порядке начисления и уплаты налога на добавленную стоимость» суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС. При этом сумм НДС, оплаченная при возмещении таких расходов (в пределах нормы), определяется по расчетной ставке от суммы указанных расходов, а сверх нормы — налог возмещению не подлежит;

имеется ли командировочное  удостоверение с отметками в  месте пребывания в командировке;

правильность  и своевременность составления авансовых отчетов;

правильность  возмещения затрат на хозяйственные  нужды;

наличие оправдательных документов;

полнота и своевременность  сдачи в кассу остатка подотчетной  суммы;

правильность  возмещения затрат на представительские расходы. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) проводится в пределах смет предприятия и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны: дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов;

правильность  возмещения затрат при краткосрочных  загранкомандировках. При этом следует  помнить, что пересчет расходов по загранкомандировке, выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника из командировки (любой из трех дней, в течение которых командированный обязан сдать авансовый отчет по командировке).

 

1.2.2 Аудит операций  по займам

Методика проведения аудита операций по займам в основном не отличается от проверок операций по кредитам. Аудитор должен убедиться в правильности составления и заключения договора займа. Аудитор должен убедиться в правильности составления и заключения договора займа. По сравнению с кредитным договором он имеет упрощенное оформление, так как ст. 808 ГК РФ определены два случая, когда договор займа должен быть заключен в простой письменной форме:

если в качестве заимодавца и заемщика выступают  физические лица и сумма договора не менее чем в 10 раз превышает  установленный законом МРОТ;

если заимодавцем  является юридическое лицо независимо от суммы.

Для организации  отсутствие договора в письменной форме  может иметь негативные последствия (например, при возникновении споров по вопросам размера процентов за пользование займом, порядка и сроков возврата займа; даже при отсутствии разногласий между сторонами налоговые органы предъявляют претензии, связанные с отсутствием договора как документа, подтверждающего факт совершения операций по договору займа).

Организации могут получать займы от других юридических лиц (кроме банков). В бухгалтерском учете займы, как и кредиты, подразделяются на краткосрочные (выдаваемые на срок до одного года) и долгосрочные (выдаваемые на срок более одного года).

Договоры займа  часто включают требования к заемщику о соблюдении определенных условий. К таким условиям, в частности, могут относиться:

уровень собственных  оборотных средств и доходов;

предоставление  кредитору периодической информации.

Необходимо  проверить законность и обоснованность полученных займов.

Договор займа  является реальным, т.е. он считается  заключенным с момента передачи денег или других вещей. Момент передачи денег или других вещей является датой отражения хозяйственных  операций в бухгалтерском учете  у заимодавца и заемщика. Если у аудитора возникнут сомнения в реальности данного договора, то в этом случае целесообразно сделать запрос в организацию, предоставившую заем, с целью подтверждения задолженности по выданному займу, согласования суммы долга и сроков погашения. Если выяснится, что у организации, предоставившей заем, данная сумма в учете не числится, то после сверки расчетов у организации, получившей кредит, она должна быть отражена как выручка с начислением всех необходимых налогов.

Согласно ст. 807 ГК РФ по договору займа заимодавец передает в собственность заемщику деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу сумму займа или ровное количество полученных им вещей того же рода и качества. Заимодавец имеет право на получение с заемщика процентов на сумму займа в размере и в порядке, определенных договором. В связи с тем что расчеты в РФ производятся только в рублях, получение займов в иностранной валюте от организаций – резидентов, не являющихся банковскими учреждениями, запрещено. В отношении займов полученных от нерезидентов – небанковских организаций полученных в иностранной валюте применяются одни и те же нормы валютного законодательства.

Аудитор уточняет, в какой форме был взят заем – о форме денег или вещи. На практике встречаются случаи, когда по условиям договора (особенно долгосрочного) организация получает деньги, а по истечении определенного времени возвращает заем имуществом или ценными бумагами, что без изменения условий договора не допускается.

При проверке операций погашения займов внимание уделяется погашению займов путем реализации ценных бумаг по ценам, превышающим их номинальную стоимость, а также проверке учета займа под выданный вексель; отражению в учете курсовых разниц по предоставленным валютным займам и займов по направлениям их использования.