Учет кассов операций на примере неторговой организации

 

 

Введение

 

Все предприятия, осуществляя производственную и  хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими  предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг. Все расчеты по выполнению обязательств и предъявлению требований осуществляются через учреждения банков. Расчеты наличными деньгами между предприятиями носят ограниченный характер и строго регламентированный.

Бухгалтерский учет и аудит денежных средств  имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании  финансовых ресурсов. Умелое распределение  денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому необходимо всегда думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли .

Бухгалтерский учет денежных средств выполняет  следующие основные задачи:

∙ проверка правильности документального оформления и законности

операций с  денежными средствами, своевременное  и полное отражение их в учете;

∙ обеспечение  своевременности, полноты и правильности расчетов;

∙ своевременное  выявление результатов инвентаризации денежных средств, денежных документов и расчетов;

∙ обеспечение  сохранности денежных средств, бесперебойное  обеспечение денежной наличностью  неотложных нужд организации 

∙ изыскание  возможностей наиболее рационального  вложения свободных денежных средств  как источника финансовых инвестиций, приносящих доход.

Актуальность  выбранной темы заключается в  том, что предприятия в условиях рыночных отношений имеют хозяйственные  связи с другими предприятиями. Четкая организация расчетов способствует ускорению оборачиваемости оборотных средств, своевременному поступлению денежных средств, а следовательно эффективной работе предприятия.

Цель дипломной  работы: изучить и раскрыть порядок  ведения кассовых операций на примере  неторговой организации.

Проанализировать  обеспечивает ли организация бухгалтерского учета денежных средств их полный, точный и своевременный учет и операции по их движению.

Способствует  ли система учета денежных средств  контролю за сохранностью, наличием и  целевым использованием денежных средств.

Данная тема дипломной работы будет рассмотрена на примере организации ООО «Дженерал Компании Ресурс». В дипломном проекте будут рассмотрены кассовые операции за январь месяц 2004 года.

 

«Методика учета и аудита кассовых операций»

 

1.1 Учет кассовых  операций

 

Денежные средства являются наиболее подвижными активами предприятий и организаций. Операции с денежными средствами носят массовый характер, затрагивают практически все сферы финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта и наиболее уязвимы с точки зрения нарушений и злоупотреблений.

Наибольшую  подвижность имеют наличные денежные средства, движение которых совершается  посредством кассовых операций.

При всем многообразии кассовых операций можно выделить основные из них, среди которых – выдача денежных средств на оплату труда, на административно-хозяйственные нужды, в подотчет и т.д.

Денежные средства могут поступать в кассу с  расчетных счетов, от покупателей  и заказчиков за оказанные им работы (услуги); от покупателей за проданные  им товары и т.д.

Государство уделяет пристальное внимание регулированию кассовых операций. Агентами контроля кассовых операций являются банки.

Вся информация о наличии и движении денежных средств в кассе собирается на счете 50 "Касса". К этому счету  могут быть открыты следующие субсчета: 50-1 "Касса организации", 50-2 "Операционная касса", 50-3 "Денежные документы" и др.

Основными бухгалтерскими проводками, отражающими движение наличных денег, будут:

дебет счета 50 кредит счета 90 "Продажи" - на сумму полученной выручки от реализации продукции, работ или услуг основного производства (по обычным видам деятельности);

дебет счета 50 кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы" - на сумму полученных прочих доходов (включая реализацию прочего имущества  и выручку от реализации продукции (работ, услуг), не относящихся к обычным видам деятельности);

дебет счета 50 кредит счета 51 "Расчетные счета" - на сумму денежных средств, полученных с расчетного счета и оприходованных в кассе;

дебет счета 50 кредит счета 75 "Расчеты с учредителями" - на сумму наличных денежных средств, полученных в качестве вклада в уставный (складочный) капитал организации;

дебет счета 50 кредит счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" - на сумму полученных авансов (под поставку товаров или  продукции, выполнение работ или оказание услуг);

дебет счета 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда" кредит счета 50 - на сумму произведенных  выплат, начисленных работникам организации (оплата труда, премии и т.п.);

дебет счета 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" кредит счета 50 - на сумму денежных средств, выданных подотчетному лицу;

дебет счета 51 кредит счета 50 - на сумму сверхлимитного остатка  наличных денег, сданных по объявлению в кредитное учреждение;

дебет счета 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками" кредит счета 50 - на сумму выданных авансов под приобретение продукции, оплату выполненных работ или оказанных услуг (от выдачи денег под отчет отличается тем, что аванс передается в кассу организации - поставщика).

Кроме того, на счете 50 отражается приобретение за наличный расчет различных денежных документов (почтовых марок, марок госпошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, путевок в дома отдыха и др.), а также выбытие денежных документов.

В том случае, когда денежные документы приобретаются  кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка:

дебет счета 50, субсчет "Денежные документы", кредит счета 50 - на сумму денежных документов, приобретенных за наличный расчет.

Если же денежные документы приобретаются другим лицом, следует использовать счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

При выбытии  денежных документов кредитуется счет 50 и дебетуется счет учета источников возмещения затрат. Например:

дебет счета 99 "Прибыли  и убытки" кредит счета 50 - на сумму  стоимости путевок в оздоровительные учреждения, оплачиваемых за счет чистой прибыли организации;

дебет счета 26 "Общехозяйственные  расходы" кредит счета 50 - на сумму  стоимости почтовых марок, использованных для пересылки корреспонденции.

Если почтовые марки выдаются должностным лицам (например, секретарю или офис - менеджеру) для постепенного использования, в учете такая выдача оформляется как выдача подотчетных сумм: дебет счета 71 кредит счета 50, а на общехозяйственные расходы стоимость марок списывается по мере использования: дебет счета 26 кредит счета 71.

В силу того, что  кассовые операции носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Однако кассовые операции однообразны, а методы или  процедуры проверки достаточно просты. Именно при проверке этого участка основному аудитору целесообразно привлекать ассистентов.

Путем проведения сплошной проверки необходимо убедиться, соответствует ли принятый на предприятии  порядок учета денежных средств  порядку, установленному соответствующими нормативными документами. Так, порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен письмом Центробанка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 и Положением Центробанка РФ от 5 января 1998 г. N 14п "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации".

При проверке следует  установить, соблюдает ли предприятие  установленный лимит хранения наличных денег, так как в кассе можно  хранить лишь небольшие денежные суммы для оплаты мелких хозяйственных  расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам предприятия, пособий по временной нетрудоспособности и премий.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итог операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут через копировальную бумагу одновременно на двух листах. Один лист отрывной, его сдают в конце дня вместе со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям.

По желанию  аудитора или директора предприятия  можно провести инвентаризацию. Инвентаризация должна проходить в присутствии  кассира и главного бухгалтера. Кассир должен составить кассовый отчет. При инвентаризации кассы необходимо проверить: имеется ли приказ о назначении кассира; заключен ли с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы; соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами пожарно-охранной сигнализации.

После инвентаризации кассы аудитору необходимо проверить: - созданы ли условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк; 
- полноту и своевременность оприходования денег, полученных по чекам; 
- правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; 
- имеются ли подписи в получении денег, для чего нужно выборочно проверить подписи в расходных ордерах и ведомостях на соответствие; 
- правильность ведения кассовой книги и остатков денег по ней; 
- наличие или отсутствие штампов на кассовых документах (получено, оплачено); 
- соответствие фамилий в платежных ведомостях фамилиям в других документах; 
- соблюдается ли лимит хранения наличных денег в кассе; 
- правильность выдачи денег по доверенностям; 
- соблюден ли порядок регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах.

В кассе могут  храниться денежные документы. К  ним относятся путевки в санатории  и дома отдыха, почтовые марки, проездные  билеты, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие документы. Как уже было сказано, учет денежных документов ведется на субсчете 50-3 "Денежные документы", при этом аналитический учет ведется по каждому виду денежных документов.

Применение  контрольно-кассовой машины.

Федеральный закон  от 22.05.2003 № 54_ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» внес изменения в проведение и документальное оформление кассовых операций. В соответствии со ст.2 этого Закона при осуществлении всеми организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в обязательном порядке применяется контрольно- кассовая техника (ККТ), включенная в Государственный реестр. Принцип учета и документального оформления выручки от населения за проданные товары в розничных торговых организациях остался прежним. Изменения возникли в движении денежной наличности через кассу в организациях, ведущих оптовые поставки с последующими расчетами наличными денежными средствами за отгруженные покупателям товары, выполненные работы и оказанные услуги.

Прием и выдача денег, оформление кассовых документов, ведение кассовой книги, ревизия  кассы и контроль за соблюдением расчетно-кассовой дисциплины осуществляется в соответствии с Положением Банка России от 05.01.1998 № 14-П (в ред. От 22.01.1999 № 488-У, от 31.10.2002 №1201-У) «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ», Порядком ведения кассовых операций в РФ (утвержден Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40), согласно которым организации могут иметь наличные деньги в кассе в пределах лимитов, установленных обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями организаций.

 

1.1.1 Учет расчетов  с подотчетными лицами

Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных  расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

оплата мелкого  ремонта оргтехники, транспортных средств;

расходы на командировки по территории Российской Федерации  и за границу;

представительские расходы.

Все эти хозяйственные  операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия  или непосредственно из банка  по отчет.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

 

по дебету		по кредиту
Сальдо по счету 71 на начало периода — это остаток  долга подотчетного лица на начало периода
Остаток дебетовый  — выдача денег подотчетному лицу		Остаток кредитовый — списание с подотчетного лица
Сальдо дебетовой на конец периода — это остаток долга подотчетного лица на конец периода		Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток  долга подотчетному лицу на конец  периода