Учет кассов операций на примере неторговой организации

 

Регистром для  учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством  норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

По возвращении  из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную — на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 80), отрицательную — на убыток (дебет счета 80, кредит счета 71).

По командировкам  в пределах Российской Федерации:

определение служебной командировки;

правила документального  оформления командировки (командировочное  удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника  в командировку);

предельные  сроки командировок (сроки устанавливает  руководитель, но не более 40 дней);

необходимость ставить в командировочном удостоверении  отметки о дне прибытии и дне  выбытия из места командировки;

формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки;

указание на сохранение за работником находящимся в командировке среднего заработка;

указание на выплату работникам суточных;

перечень расходов, возмещаемых командированному работнику;

предписание в  течение 3-х дней после возвращения  работника из командировки составить  авансовый отчет;

другие положения относительно командировок.

По командировкам  за границу:

За время  пребывания в командировке работнику  выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по проезду, провозу багажа, по найму жилого помещения, на получение заграничного паспорта и виз, а также за прописку паспорта и комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту (п. 71). Дата пересечения границы определяется по отметке в загранпаспорте работника.

ПИСЬМО Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О  ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ РАБОТНИКАМ, НАПРАВЛЯЕМЫМ В КРАТКОСРОЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ ЗА ГРАНИЦУ" — содержит дополнение к правилам п.72-75 документа [13] — суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ — нормы для страны-назначения (при этом документ [13] запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.)

ПИСЬМО Минфина  РФ от 16.12.93 N 11-02/49 (ред. от 29.03.96) "О  РАЗМЕРАХ И ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ" — содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках. (При этом, в случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей свыше 60 дней выплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.)

ПИСЬМО Минфина  РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94) "О НОРМАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ  ЗАГРАНКОМАНДИРОВКАХ" — поскольку  размер суточных по загранкомандировкам (кроме суточных в долларах США  командированным в Афганистан и в ОАЭ) изменен более поздним Письмом Минфина РФ [15], из данного Письма используются лишь нормы возмещения расходов по найму жилого помещения.

ПОЛОЖЕНИЕ ЦБР  от 25.06.97 № 62 “О ПОРЯДКЕ ПОКУПКИ И  ВЫДАЧИ ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЫ ДЛЯ ОПЛАТЫ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ”.

По представительским  расходам:

определение представительских  расходов;

расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год (но не более норм);

требования к первичным документам, подтверждающим представительские расходы;

предельные  нормы 

представительских размеров в год, принимаемые при  налогообложении прибыли (0,5 % от объема реализации (при реализации до 2 млн. руб. в год).

Состав первичных  документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами.

Состав первичных  документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят  свое отражение в следующих бухгалтерский  регистрах:

журнал-ордер  № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

главная книга;

иные регистры аналитического и синтетического учета  расчетов с подотчетными лицами, в  зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

УКАЗАНИЯ 
ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ 
”АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ” (ФОРМА N АО-1)

 

Применяется для учета средств, выданных подотчетным  лицам на административно-хозяйственные  расходы.

Составляется  в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На  оборотной стороне формы подотчетное  лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 – 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 – 8), и счета (субсчета), которые дебетируются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы  и графы 6 и 8 оборотной стороны  формы), заполняются лишь в случае выдаче подотчетному лицу денежных средств  в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем  или уполномоченным на это лицом  и принимается к учету. Остаток  неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На  основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

 

1.1.2 Учет финансовых  вложений.

Финансовые  вложения представляют собой инвестиции в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, а также предоставленные  другим организациям займы.

Согласно ст.142 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее по тексту - ГК РФ) ценной бумагой  считается документ, удостоверяющий с соблюдением установленной  формы и обязательных реквизитов имущественные права, осуществление  или передача которых возможно только при его предъявлении.

С передачей  ценной бумаги переходят все удостоверяемые ею права в совокупности.

К ценным бумагам  относятся государственные облигации, облигации, векселя, чеки, депозитные и  сберегательные сертификаты, банковские сберегательные книжки на предъявителя, коносаменты, акции, приватизационные ценные бумаги и другие документы, которые законами о ценных бумагах или в установленном ими порядке отнесены к числу ценных бумаг.

При ведении  бухгалтерского учета ценных бумаг  и операций с ними следует руководствоваться Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Федеральным законом от 22.04.1996 N 39-ФЗ "О рынке ценных бумаг", Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 26.07.1998 N 34н, Порядком отражения в бухгалтерском учете операций с ценными бумагами, утвержденным Приказом Минфина России от 15.01.1997 N 2, Письмом Минфина России от 31.10.1994 N 142 "О порядке отражения в бухгалтерском учете и отчетности операций с векселями, применяемыми при расчетах между предприятиями за поставку товаров, выполненные работы и оказанные услуги" (с учетом изменений, внесенных Письмом Минфина России от 16.07.1996 N 62), Планом счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности предприятий и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина СССР от 01.11.1991 N 56 (с изменениями, внесенными Приказами Минфина России от 28.12.1994 N 173д, от 28.07.1995 N 81 и от 1997 г. N 81). Профессиональные участники рынка ценных бумаг руководствуются также Правилами отражения профессиональными участниками рынка ценных бумаг и инвестиционными фондами в бухгалтерском учете отдельных операций с ценными бумагами, утвержденными Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 27.11.1997 N 40, а также Письмом Госкомимущества России от 25.05.1993 N ДВ-2/3498 и Минфина России от 21.05.1993 N 62 "О порядке оценки чистых активов, особенностей состава затрат, формирования финансовых результатов и бухгалтерском учете в инвестиционных фондах", в части, не утратившей силу в связи с вышеназванным Постановлением, Письмом Банка России и Минфина России от 04.02.1997 N 408/10 "О порядке применения статей 2, 9 и 10 Закона Российской Федерации "О налоге на прибыль предприятий и организаций" при совершении операций с государственными ценными бумагами".

Для учета приобретенных  ценных бумаг организации используют:

счет 06 "Долгосрочные финансовые вложения" - по ценным бумагам, установленный срок погашения которых превышает один год или вложения в которые осуществлены с намерением получать доходы по ним более одного года;

счет 58 "Краткосрочные  финансовые вложения" - по ценным бумагам, установленный срок погашения которых  не превышает одного года или вложения в которые осуществлены без намерения получать доходы по ним более одного года;

счет 56 "Денежные документы", субсчет "Собственные  акции, выкупленные у акционеров", - для учета собственных акций, выкупленных акционерным обществом  у акционеров для их последующей перепродажи или аннулирования.

К финансовым вложениям  относятся инвестиции организаций  в государственные ценные бумаги, облигации и иные ценные бумаги других организаций, в уставные (складочные) капиталы других организаций, а также предоставленные другим организациям займы.

Финансовые  вложения принимаются к учету  в сумме фактических затрат для  инвестора.

Фактическими  затратами на приобретение ценных бумаг  могут быть:

суммы, уплачиваемые в соответствии с договором продавцу;

суммы, уплачиваемые специализированным организациям и иным лицам за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением ценных бумаг; вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям, с участием которых приобретены ценные бумаги; расходы по уплате процентов по заемным средствам, используемым на приобретение ценных бумаг до их принятия к бухгалтерскому учету;

иные расходы, непосредственно связанные с  приобретением ценных бумаг.

Для предварительного учета фактических затрат по приобретению ценных бумаг используется счет 08 "Капитальные вложения", субсчет "Вложения в ценные бумаги".

По государственным  ценным бумагам разрешается разницу  между суммой фактических затрат на приобретение и номинальной стоимостью в течение срока их обращения  равномерно (ежемесячно) относить на финансовые результаты у коммерческих организаций или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации (до 1 января 1999 г.).

Стоимость ценных бумаг, средств в расчетах (включая  по заемным обязательствам), выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учете и отчетности подлежит пересчету в рубли.

Указанный пересчет в рубли производится по курсу  иностранной валюты к рублю, котируемому  Банком России, действующему на дату совершения операций в иностранной валюте.

Пересчет стоимости  краткосрочных ценных бумаг, средств  в расчетах (включая по заемным  обязательствам), выраженной в иностранной  валюте, в рубли, должен производиться  на дату совершения операции в иностранной  валюте, а также на дату составления  бухгалтерской отчетности.