Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

-отсутствует  расшифровка подписи подотчетного  лица.

2.Требования  нормативных актов.

Согласно п.2 ст. «первичные учетные документы» закона №129 ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной документации.

3.Финансовые  последствия.

Не могут быть приняты к учету, т.к. отсутствуют первичные документы.

Согласно ст. 120 «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения» взыскивается штраф в размере 5000 руб. Если нарушения совершаются в течение более одного налогового периода -15000 руб.

В случае налоговой проверки подобное оформление авансовых отчетов может привести к исключению из состава затрат расходов принимаемых на основании данных авансовых отчетов.

Это приведет к взысканию недоимки по налогу на прибыль, начислению штрафа в размере 20% от неуплаченной суммы (ст. 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога» НК РФ) и пеней в размере 1/300 установленной ставки рефинансирования за каждый день просрочки уплаты налога (ст.75 НКРФ «Пеня»).

4.Рекомендации.

Предприятию рекомендуется оформлять авансовые отчеты, учитывая все требования, предъявляемые к первичным документам (ФЗ «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ).

Настоящий отчет имеет строго конфиденциальный характер. Он является собственностью предприятия и не подлежит предъявлению третьим лицам без согласования с ЗАО «Аудит Про». Настоящий отчет составлен в 2-х экземплярах.

На основании проведенного контроля законности, своевременности и точности отражения в учете и отчетности установлены следующие существенные ошибки:

• не утвержден список лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет.
• отсутствует порядок выдачи в организации наличных денежных средств в подотчет, установленный приказом руководителя организации.
• отсутствует график документооборота по учету расчетов с подотчетными лицами.
• корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами не соответствует требованиям плана счетов и инструкции по его применению.

В целях совершенствования учета и контроля расчетных операций целесообразно:

Разработать приложения к учетной политике организации; утвердить список лиц имеющих право получать денежные средства в подотчет.

Список лиц должен быть утвержден руководителем и может иметь следующую форму (табл. 3.1).

 

Таблица 3.1

Список лиц имеющих право получать денежные средства в подотчет

Номер по порядку	Фамилия, имя, отчество работника	Заминаемая должность
1.	-	-

 

Разработать положение закрепляющее порядок выдачи в организации наличных денежных средств в подотчет.

В данном положении необходимо отразить на какие цели могут выдаваться денежные средства в подотчет, каким образом в бухгалтерском учете должны отражаться эти операции, кто ответственен за их проведение и другие аспекты учета расчетов с подотчетными лицами.

Скорректировать бухгалтерские записи по счету 71 (табл. 3.2)

 

Таблица 3.2

Ррекомендуемая корреспонденция счетов

Отражены не возвращенные в срок подотчетные суммы и удержаны из заработной платы

94 70 50

71 94 70

 

Разработать график документооборота (Приложение 5).

В соответствии с вышеизложенным сделаны следующие выводы:

Во первых, в ходе проведенного исследования было выявлено, что учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит» ведется в соответствии с законодательством РФ. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.

Во вторых, был выявлен ряд недостатков:

1. В ООО «Александрит» в командировку направляется любой сотрудник по усмотрению генерального директора, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. ООО «Александрит» рекомендовано создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств в подотчет.

2. Командировочное удостоверение в ООО «Александрит» не выписывается, если сотрудник возвращается из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. ООО «Александрит» рекомендовано оформлять командировочное удостоверение, так как фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

3. К учету принимаются авансовые отчеты, к которым прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где указано «прокладка» или «смесь». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

4. По неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. ООО «Александрит» рекомендовано замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

5. В ООО «Александрит» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды. ООО «Александрит» рекомендовано заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму хранить в кассе предприятия и постепенно тратить на приобретение нужных товаров, выдавая денежные средства в подотчете, не превышая лимит наличности по кассе.

6. Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя ООО «Александрит» или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях ООО «Александрит» не компенсирует стоимость переговоров. Это является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. ООО «Александрит» рекомендовно, затраты относить на командированного работника ООО «Александрит» на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафов налоговых инстанций.

7. Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа ООО «Александрит» не вправе принять к вычету НДС. Налоговая служба настаивает на том, что основанием для вычета суммы НДС, является бланк строгой отчетности, с выделением в нем отдельной строкой суммы налога, или при отсутствии бланков строгой отчетности счета-фактуры и документация, подтверждающая факт уплаты налога, в том числе чеки кассовые, с выделением в них суммы налога. Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным денежным средствам рекомендовано вести вспомогательную ведомость, в которой сличают товарные чеки и счета, со складскими карточками учета, с накладными на оприходование материальных ценностей, с отчетами движения приобретенных товарно-материальных ценностей.

8. Для контроля за прибывшими из командировки подотчетными лицами необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки. Также необходимо вести журнал регистрации работников, направленных в командировку.

9. Для того чтобы меньше допускать ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат ООО «Александрит» необходимо ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

10. Внедрение автоматизированного учета в процесс оформления первичных документов может служить одним из эффективных путей по совершенствованию первичного учета в ООО «Александрит». Это позволит:

• снизить вероятные ошибки при переносе информации из первичной документации в регистры учета;
• сократить количество первичных учетных документов, это будет способствовать повышению оперативного и точного учета по расчетам с подотчетными лицами в ООО «Александрит».

Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит», а также соблюдение всех «подотчетных» нюансов позволит обеспечить контроль за использованием денежных сумм и не появятся проблемы при налогообложении и аудиторской проверке.

В третьих, группой аудиторов была проведена аудиторская проверка ООО «Аудит», которая подтвердила:

• соблюдение нормативно-законодательных актов;
• обоснованность, целесообразность и законность выдачи денег в подотчет, путем формальной и арифметической сверки документов подтверждающих выдачу;
• своевременность погашения задолженности и полноту путем сверки кассовых документов.

Но в части оформления оправдательных документов, а именно авансовых отчетов, выявлены нарушения, и как следствие, они не могут быть приняты к учету. Поэтому предприятию рекомендуется оформлять авансовые отчеты, учитывая все требования, предъявляемые к первичным документам.

Аудиторы фирмы «Аудит Про» дали руководству ООО «Александрит» соответствующие советы и разъяснения по исправлению и предупреждению допущенных нарушений в будущем. Изучение типичных ошибок, которые допускаются в ООО «Александрит» при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что ошибки происходят не из-за сложностей в учете, а из-за недостаточно точного ведения бухгалтерского учета и не достаточного и своевременного контроля расчетов с сотрудниками ООО «Александрит».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

В соответствии с проведенным исследование по первой главе дипломной работы были сделаны следующие выводы:

Во первых, организации во время осуществления своей деятельности часто сталкивается с выдачей денежных средств, согласно плану счетов, утвержденному приказом Министерства финансов от 31.10.00 №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» (в в последней редакции - приказ Минфина РФ от 18.09.06 № 115н), в бухгалтерском учете организации для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие нужды предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Во вторых, проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

В третьих, подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность.

В четвертых, аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы. Изучение типичных ошибок, допускаемых на предприятиях при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Совершаемые  на предприятиях нарушения в операциях  расчетов с подотчетными лицами позволяют сделать вывод, что они допускаются в результате низкого уровня системы внутреннего контроля за использованием денежных средств на предприятии и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Оценка ведения учета и аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит» во второй главе, показала что:

Во первых, ООО «Александрит» осуществляет учет результатов своей деятельности, ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность в порядке, установленным законом и несет ответственность за её достоверность. На предприятии утвержден Приказ об учетной политике.

Во вторых, учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит» ведется в соответствии с законодательством РФ. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов. Для ускорения всякого рода расчетов, в том числе и с подотчетными лицами, в ООО «Александрит» используются автоматизированные системы учета, которые позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных и повысить многие экономические показатели работы предприятия.