Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

 

Сумма 68480 рублей полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно ст.261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации, т.к. нормы расходов по этой статье прописаны в учетной политике ООО «Александрит».

Для целей налогообложения НДФЛ составим расчет командировочных расходов Федулова Н.А. по следующей форме (таблица 2.7):

 

Таблица 2.7

Расчет командировочных расходов

Расходы	По норме, руб.	Сверх нормы, руб.	Итого, руб.
Суточные (2500 х4дня)	10000	2800	12800

 

В этом случае суточные, выданные Федулову Н.А., превышают норму на 2800р., (2800 × 13% = 364руб.).

Дебет 70 Кредит 68 – 364руб. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Федулова Н.А.

Движение денежных средств организации, выданных под отчет отражены в учетных регистрах счета 71»Расчеты с подотчетными лицами»: «карточка счета» 71, «анализ счета» 71.

 

 

 

 

2.3.  Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит»

 

Сбор аудиторских доказательств, подтверждающих правильность расчетных операций ООО «Александрит», производилось в соответствии с Федеральным правилом (стандартом) аудиторской деятельности № 4 «Существенность в аудите».

После подписания договора на проведение аудита аудиторской фирмой и ООО «Александрит» была надлежащим образом спланирована предстоящая работа по аудиту, предполагалось:

оценить материальность (существенность);

изучить систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля посредством тестирования;

рассчитать аудиторский риск и риск необнаружения;

разработать план и программу аудиторской проверки.

Руководитель аудиторской фирмы Теренков А.С.

Далее была составлена программа аудита. Программа аудита составляется на основе общего плана аудита, является его детальным развитием и представляет собой процедуры, которые необходимы для реализации общего плана аудита.

Она включает в себя цели и задачи по каждому участку проверки, характер и методику проверок, распределение и закрепление обязанностей между проверяющими аудиторами, сроки выполнения работ, уровень ответственности и оплаты труда аудиторов, форму и порядок оформления результатов аудита.

Фактически программа аудита служит инструкцией для аудиторов и средством контроля для руководителей аудиторской организации.

Общий план аудита по расчету с подотчетными лицами и планируемые виды работ в ООО «Александрит» представлен в таблице 2.8 и 2.9.

 

Таблица 2.8

Общий план аудита по расчету с подотчетными лицами в ООО «Александрит»

Аудируемое лицо	ООО «Александрит»
Аудируемый период	С 01.01.2010 по 30.11.2010
Количество человеко-дней	20(140)
Руководитель аудиторской группы	Теренков Александр Сергеевич
Состав аудиторской группы	4
Планируемый аудиторский риск	1,6%
Планируемый уровень существенности (тыс.руб.)	929

 

Таблица 2.9

Планируемые виды работ в ООО «Александрит»

Планируемые виды работ	Период проведения	Исполнители
Аудит оформления первичных документов	С 01.11.2010 до 05.11.2010	Сожикова Е.С.
Аудит порядка оплаты расходов по командировкам.	С 01.11.2010 по 04.11.2010	Хмелев Е.А.
Аудит отчетности подотчетных лиц	С 01.11.2010 по 10.11.2010	Теренков А.С.

 

Программа аудита составляется в виде тестов средств контроля (перечня процедур для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета) и аудиторских процедур по существу (перечень процедур, применяемых при сборе информации непосредственно об оборотах и остатках на счетах)

По окончании процесса планирования аудита общий план и программа аудита должны быть оформлены документально и завизированы в установленном порядке.

При проверке соблюдения налогового законодательства аудитор устанавливает: правильность учета для целей налогообложения расходов на командировку; соблюдение норм расходов по найму жилья и суточным; облагаются ли налогом суточные сверх установленных норм; правильность выделения и обоснованность возмещения НДС.

При аудите расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит» внешние аудиторы проводили проверку по следующим направлениям: проверка порядка выдачи денежных средств в подотчет, проверка порядка оплаты расходов по командировкам, проверка отчетности подотчетных лиц.

В ООО «Александрит» отсутствует список подотчетных лиц. Выдача подотчетных сумм производится любому сотруднику ООО «Александрит».

Денежные средства выдаются подотчетному лицу на командировочные расходы только после приказа руководителя ООО «Александрит».

При проверке установлено, что в октябре месяце 2010 года инженер Майоров С.В. командирован в город Рязань на трое суток для приобретения нового оборудования.

Дт 71 Кт 50- выданы денежные средства на командировочные расходы в сумме 5000 рублей.

При возвращении из командировки Майоровым С.В. предоставлены оправдательные документы, на основании которых бухгалтером даны следующие проводки:

Дт 26 Кт 71- отражена стоимость проездных билетов (без НДС) - 700 рублей;

Дт 19 Кт 71- отражен НДС по проездным билетам - 106 рублей;

Дт 26 Кт 71- отражается стоимость проживания в гостинице (без НДС) (относится на соответствующие расходы) - 2800 рублей;

Дт 19 Кт 71- отражен НДС по оплате за проживание в гостинице - 427 рублей;

Дт 26 Кт 71 суточные - 800 рублей

Дт 50 Кт 71 - внесена в кассу не использованная сумма полученного аванса, полученного в подотчет - 167 рублей.

На данном этапе проверки аудитор не выявил нарушений.

К документам, используемым при учете расчетов с подотчетными лицами, относят: приходный кассовый ордер; расходный кассовый ордер; командировочное удостоверение; платежную ведомость; авансовые отчеты; прочие документы (счета, квитанции, проездные билеты, акты закупки товарно-материальных ценностей и т.п.).

Подотчетное лицо должно отчитаться по выданным подотчетным суммам в трехдневный срок, предоставив авансовый отчет. К авансовому отчету для подтверждения всех произведенных расходов прилагаются оправдательные документы- билеты на проезд, квитанция гостиницы, билет на проезд в автобусе, троллейбусе, денежный и товарный чеки.

На данном этапе проверки аудитором выявлены следующие нарушения:

-отсутствует  дата утвержденного авансового  отчета от 18.02.2010 г. на сумму 2420 руб.;

- отсутствует расшифровка подписи главного бухгалтера (а/о №2 от 15.03.2010 г.);

- не заполнены реквизиты назначения аванса (а/о от 9.04.2010 г. Петровой И.А. на сумму 500 руб.);

-отсутствует  расшифровка подписи подотчетного  лица;

-предоставлены  не все оправдательные документы  подотчетным лицом;

-отсутствуют  отметки о пересечении границы  при заграничных командировках.

Также занижаются денежные средства при сверх лимите, что влечет за собой занижение уплаченных налогов.

Направление работников в командировки не оформляется установленной формой приказа (распоряжения) № Т-9, Т-9а.

В ходе сопоставления аналитических позиций в журнале-ордере № 7- со списочным составом работников организации были выявлены уволившиеся работники, с которыми не произведен окончательный расчет по подотчетным суммам. Реестр уволившихся работников, с которыми не произведен окончательный расчет по подотчетным суммам представлен в таблице 2.10.

 

Таблица 2.10

Реестр уволившихся работников, с которыми не произведен окончательный расчет по подотчетным суммам

Ф.И.О. работника	Дата возникновения задолженности	Сумма задолженности (сальдо счета71)
		Подотчетных лиц перед организацией (ДТ)	Организации Перед подотчетными лицами (КТ)
Капустин А. Н.	15.11.2010	-	144,08
Светлов С. Н.	30.03.2010	-	735,70
Кукушкин А. М.	1.06.2010	-	114
Чернов А.	17.11.2010	-	1,80

 

Организации следовало удержать сумму невозвращенных авансов из заработной платы работников при их увольнении, и возместить сумму перерасхода.

По результатам проведенного аудита расчетов подотчетными лицами в ООО «Александрит» составлены рабочие документы, аудиторское заключение.

В соответствии с вышеизложенным можно сделать следующие выводы:

Во первых, ООО «Александрит» осуществляет учет результатов своей деятельности, ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность в порядке, установленным законом и несет ответственность за её достоверность. На предприятии утвержден Приказ об учетной политике.

Во вторых, учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит» ведется в соответствии с законодательством РФ. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов. Для ускорения всякого рода расчетов, в том числе и с подотчетными лицами, в ООО «Александрит» используются автоматизированные системы учета, которые позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных и повысить многие экономические показатели работы предприятия.

В третьих, планирование аудита в ООО «Александрит» осуществляется с целью: установить объем проверяемой информации, время проведения проверки, а также величину и состав группы аудиторов, привлекаемых для проверки; определить перечень аудиторских процедур и методику их применения; определить состав информации, которую клиент должен предоставить для установления возможности применения выборочных методов контроля. По результатам проведенного аудита расчетов подотчетными лицами в ООО «Александрит» составлены рабочие документы, аудиторское заключение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «АЛЕКСАНДРИТ»

3.1. Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит»

 

В ходе проведенного исследования было выявлено, что учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит» ведется в соответствии с законодательством РФ. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.

Однако был выявлен ряд недостатков, которые следует рассмотреть более подробно:

1. В ООО «Александрит» в командировку направляется любой сотрудник по усмотрению генерального директора, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет.

Это может привести к тому, что при проверке, налоговая служба посчитает, что срок выдачи подотчетных денежных средств не установлен, и, следовательно, расчеты по подотчетным денежным средствам должны осуществляться в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

Чтобы избежать этого, на ООО «Александрит» необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств в подотчет.