Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

С 1 января 2009 г. согласно п. 33 ст. 217 НК РФ установлены предельные нормативы суточных, которые не будут включаться в доход командированного работника и облагаться НДФЛ, - до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (Федеральный закон от 24.07.07 г. N 216-ФЗ).

Проверяя правильность корреспонденции счетов по данному объекту контроля необходимо обратить внимание на сторнированные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений. Для этих целей кредитовые обороты счета 71 в журнале-ордере № 7 сверяют: по счетам 25 и 26 - с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам, по счету 50 - с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1, по другим счетам - с данными соответствующих листов - расшифровок по дебету счетов либо журнала -ордера № 10 и ведомости № 46 по материальным счетам. Дебетовые обороты счета 71 сверяются: по счету 50 - с данными журнала-ордера № 1-, по счетам 51,52 - журнала - ордера № 2 и так далее [40, с.274].

Как свидетельствует аудиторская практика, основные нарушения, которые выявляются в ходе аудита расчетов с подотчетными лицами, можно объединить в следующие группы:

 1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

• выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
• выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
• выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
• несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
• списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.

2. Нарушения  при оформлении командировочных  расходов:

• отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
• отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
• несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
• отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
• отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм;

3. Нарушения  порядка налогообложения при  оформлении командировочных расходов:

• нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм;
• некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах суточных расходов;
• нарушения порядка учета представительских расходов;
• отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;

5. Нарушения  порядка ведения синтетического  учета расчетов с подотчетными  лицами:

• некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
• неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
• несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах [44, с.30].

В избежании этих ошибок аудитору необходимо как можно, более детально изучить систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля на предприятии.

Выявленные в ходе проверки существенные и несущественные нарушения действующего законодательства отражаются в рабочих документах аудитора.

В соответствии с вышеизложенным сделаны следующие выводы:

Во первых, организации во время осуществления своей деятельности часто сталкивается с выдачей денежных средств, согласно плану счетов, утвержденному приказом Министерства финансов от от 31.10.00 №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» (в в последней редакции - приказ Минфина РФ от 18.09.06 № 115н), в бухгалтерском учете организации для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие нужды предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Во вторых, проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

В третьих, подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность.

В четвертых, аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы. Изучение типичных ошибок, допускаемых на предприятиях при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Совершаемые  на предприятиях нарушения в операциях  расчетов с подотчетными лицами позволяют сделать вывод, что они допускаются в результате низкого уровня системы внутреннего контроля за использованием денежных средств на предприятии и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ УЧЕТА И АУДИТОРСКАЯ ПРОВЕРКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «АЛЕКСАНДРИТ»

2.1. Общая характеристика ООО «Александрит»

Общество с ограниченной ответственностью «Александрит» (далее - ООО «Александрит») было создано 20 декабря 1998 года. Юридический адрес предприятия: 404131, г. Волжский, Волгоградская обл., ул. Сталинградская д. 3.

ООО  «Александрит», являясь юридическим лицом, имеет в собственности обособленное имущество, которым оно отвечает по своим обязательствам.

Предприятие может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, а также нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Общество также имеет расчетный счет в банке, круглую печать со своим наименованием, штампы, бланки и другие реквизиты.

Учредителями ООО  «Александрит» являются физические лица, из вкладов которых образован уставный капитал предприятия.

Основными внутренними документами, регулирующим деятельность ООО  «Александрит», являются Устав предприятия, Учредительный договор, коллективный договор.

Главная задача фирмы «Александрит» - это получение максимальной прибыли на вложенный капитал путем осуществления различных видов деятельности, не противоречащих действующему законодательству.

Основными видами деятельности ООО «Александрит» являются:

• оптовая торговля;
• розничная торговля санитарно-техническим оборудованием;
• специализированная розничная торговля прочими непродовольственными товарами, не включенными в другие группировки;
• предоставление услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию паровых котлов, кроме котлов центрального отопления;
• предоставление услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию насосов и компрессоров;
• предоставление услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию промышленного холодильного и вентиляционного оборудования;
• предоставление услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию прочего электрооборудования, не включенного в другие группировки;
• предоставление услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию приборов и инструментов для измерения, контроля, испытания, навигации, локации и прочих целей;
• монтаж приборов контроля и регулирования технологических процессов;
• производство электромонтажных работ;
• производство изоляционных работ;
• производство санитарно-технических работ;
• ремонт бытовых изделий и предметов личного пользования, не включенных в другие группировки;
• деятельность по обеспечению работоспособности тепловых сетей.

Форма организации управления ООО «Александрит» – линейная (линейное соподчинение) – непосредственное подчинение по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим.   

Предприятие возглавляет генеральный директор, который организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояние и деятельность прерии государством и трудовым коллективом.

Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством, принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

Коммерческий директор договаривается о поставках необходимых товаров, организует работу менеджеров по продажам, договаривается о размещении рекламы в СМИ.

Главный экономист, являющийся заместителем директора по экономическим вопросам, руководит работой по планированию и экономическому стимулированию на предприятии, повышению производительности труда, выявлению и использованию производственных резервов улучшению организации производства, труда и заработной платы, организации внутризаводского хозрасчета и др.

Бухгалтерский учет в ООО «Александрит» осуществляется бухгалтерской службой, которую возглавляет главный бухгалтер. Утверждена смета представительских расходов. Денежные средства выдаются на хозяйственные нужды в подотчет на срок, не более двух недель.

Одним из основных документов, которым руководствуется бухгалтер в своей работе, является «Учетная политика предприятия». Учетная политика ООО «Александрит» окончательно формируется директором предприятия и оформляется приказом. Данный документ содержит в себе варианты учета и оценки объектов учета, по которым разрешена вариантность, а также формы, техники ведения и организации бухгалтерского учета, которые наиболее эффективны и выгодны в деятельности данного предприятия.

Учетная политика предприятия на 2010 год регламентируется Приказом по учетной политике №71-п от 29 декабря 2009 г., принятого на основании ПБУ 1/2008, Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и других нормативных документов.

Рабочий план счетов предприятия составлен на основании Плана счетов и Инструкции по его применению, утвержденных приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. №94н.

Данное предприятие имеет два расчетных счета. Первый расчетный счет в Сбербанке России города Кораблино, второй расчетный счет в Мастер Банке (ОАО) г. Москва, которые открываются для расчетов с покупателями и поставщиками сырья и готовой продукции. Поставщиками ООО «Александрит» являются: ООО «Нью-Бренд», ООО «Кипарис», ООО «Таи-рис», ОАО «Полет», ООО «Грандэкс». Поставщиком давальческого сырья является ООО «Фирма Техноавиа». Поставка ткани производится самовывозом и транспортом заказчика.

Подотчетными лицами в ООО «Александрит», согласно распоряжению руководитель организации являются: директор - Черед Анатолий Петрович (таб. №01), заместитель директора – Федулов Николай Анатольевич (таб.№02), главный бухгалтер - Таранина Анна Михайловна (таб. №03), бухгалтер - Сохова Ульяна Харитоновна (таб. №04), кассир – Пенькова Евгения Денисова (таб. №05), завхоз - Стратова Ольга Зурабовна (таб. № 06), водитель дежурного автомобиля - Петров Тарас Петрович (таб. №07).

Основные показатели деятельности по итогам работы ООО «Александрит» за 3 года, представленные в таблице 2.1. Бухгалтерский баланс и отчет о прибылях за 2008-2010 гг. представлены в Приложениях 1-4.

Данные, представленные в таблице 2.1, характеризуют работу ООО «Александрит» за 2008 – 2010 годы следующим образом:

Судя по показателям выручки от реализации продукции, 2009 год был для предприятия менее удачным, чем 2008 и 2010.

Выручка от реализации услуг в 2009 году составила 65,6% от выручки от реализации услуг в 2008 г., то есть 25249 тыс. руб. В 2010 году предприятие вновь начинает выпускать большее количество продукции, выручка от реализации увеличивается по сравнению с 2009 годом в 1,29 раза и составляет 32569 тыс. руб.