Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

 

 

Таблица 2.1

Основные показатели деятельности ООО «Александрит», тыс. руб.

Показатель	2008	2009	2010	Темп роста
				2009 к 2008	2010 к 2009
1. Выручка от реализации услуг	38467	25249	32569	65,6	129,0
2. Себестоимость реализации	40519	25162	31549	62,1	125,4
3. Валовая прибыль	(2052)	87	1020	-	11,72
4. Прибыль (убыток) от продаж	(2663)	(857)	228	-	-
5. Прибыль (убыток) до налогообложения	331	2916	1491	881,0	51,1
6. Среднесписочная численность работников, чел.	113	113	109	100,0	96,4
7. Фонд заработной платы	8678	9221	9936	106,3	107,8
8. Среднемесячная зарплата	6400	6800	7200	106,3	105,9
9. Чистая прибыль (убыток) от хозяйственной  деятельности	41	2228	530	в 54,3 раза	23,8
10 . Дебиторская задолженность	15554	12679	12984	81,5	102,4
11. Кредиторская задолженность	25648	19132	18302	74,6	95,7

 

Аналогично выручке от продажи меняется и себестоимость услуг, то есть себестоимость продукции в 2009 году уменьшается в связи с уменьшением объема реализации услуг и составляет 62,1% от показателя 2008 года. В 2010 году себестоимость увеличивается в связи сростом объема реализации и составляет 31549 тыс. руб. от величины 2009 года. Необходимо отметить, что темп роста выручки от реализации услуг опережает темп роста себестоимости и в 2009  и в 2010 годах, что является положительным моментом в работе предприятия и привело к тому, что предприятие в 2009 году, не смотря на сокращение объема реализации, вместо убытка в 2052 тыс. руб. получило 87 тыс. руб. валовой прибыли.

В 2010 году рост валовой прибыли продолжался и этот показатель составил 1020 тыс. руб., что оказалось весьма существенно для предприятия. Тем не менее, учитывая коммерческие и управленческие расходы, прибыль от продаж стала иметь положительную величину только в 2010 году и составила 228 тыс. руб. В 2008 и в 2009 году наблюдался убыток в размере 2663 тыс. руб. и 857 тыс. руб. соответственно. Такая динамика говорит об улучшении работы предприятия.

В ООО «Александрит» работает стабильный коллектив сотрудников, его численность составляет 113 человек в 2008 и в 2009 годах и сокращается на 4 человека в 2010 году. Среднемесячная заработная плата постепенно увеличивается. Увеличивается и общий фонд заработной платы, причем его рост опережает рост среднемесячной заработной платы.

Как положительный факт в работе ООО «Александрит» можно отметить снижение дебиторской и кредиторской задолженности в 2009 году, что говорит об улучшении расчетной дисциплины предприятия.

При этом кредиторская задолженность превосходит дебиторскую, то есть ООО «Александрит» больше «живет в долг», чем отвлекает средств из оборота, что также является положительным моментом в работе предприятия.

В общем, можно охарактеризовать динамику всех показателей на протяжении 2010 года как положительную.

 

2.2. Порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит»

 

Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, оформляются оправдательными документами. Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит» подразделяются на три вида.

К первому виду относятся документы, которые составляются в отделе кадров и бухгалтерии ООО «Александрит», на основании служебной записки от заинтересованного цеха, подразделения, отдела. К этим документам относят: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) - документ, который является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). В нем указываются: фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок и цель командировки. Служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а), определяются на основании приказа, выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10).

Сотрудникам ООО «Александрит», командированным для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенными предварительными расчётами сумм командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, а также на проживание и питание.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) применяют для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы ООО «Александрит», выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем ООО «Александрит» и главным бухгалтером. Регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

Если на документах, прилагаемых к расходным кассовым ордерам, имеется разрешительная надпись руководителя ООО «Александрит», то его подпись на расходном кассовом ордере необязательна. В расходном кассовом ордере указываются содержание хозяйственной операции и перечень прилагаемых первичных документов (с указанием номера и даты составления).

Ко второму виду относятся документы, которые сотрудник получает во время нахождения в командировке, по оплате работ, при приобретении ТМЦ, услуг.

К ним относятся: проездные документы, товарные чеки с указанием НДС, чеки ККМ, накладная, счет, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Кроме этого, командированный должен сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупке за наличный расчёт у ООО «Александрит» продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый чек - это документ, подтверждающий факт оплаты товара. Он обязан содержать реквизиты: наименование предприятия-продавца; заводской номер ККМ, идентификационный номер (ИНН); порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима. Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, которые утверждены Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты: наименование и дату составления документа; наименование предприятия, от имени которого составлен документ; содержание хозяйственной операции; единицы измерения (натуральная и денежная, например «ткань», «хозяйственные товары»); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) предприятия-продавца.

Счёт-фактура содержит следующие реквизиты: порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами, его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работ, услуг); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость; страна происхождения товара.

Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

И к третьему виду документов относится итоговая документация. Работник, вернувшийся из командировки, должен сделать отметку в командировочном удостоверении о прибытии в течение трех дней после окончания командировки, по приказу представить подробный отчет руководству ООО «Александрит» о результате выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Рассмотрим порядок отражения на счетах бухгалтерского учета ООО «Александрит» хозяйственно-операционных расходов.

Завхозу ООО Александрит» Стратовой О.З. (таб.№ 06) на основании приказа руководителя организации Череда А.П. «Список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет» № 02 от 03.01.2010г., по расходному кассовому ордеру №03 от 10.01.2010г. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 4000рублей. Деньги выданы сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 10.01.2010г. у Стратовой О.З. нет.

Стратова О.З. представила в бухгалтерию авансовый отчет №1 от 11.01.2010г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) товарный  чек №07 от 10.01.2010г. и кассовый чек  магазина розничной торговли  «Электротехника» на радиотелефон  «Philips»по цене 980руб. - 1шт.; на общую сумму 980руб.;

2) накладная  №11 от 10.01.2010г. и счет-фактура №11 от 10.01.2010г. организации ООО «Маркет» на электронные калькуляторы «Citizen» - по цене 350руб. - 2шт.; на общую сумму 700руб., в т.ч. сумма НДС – 106,78руб.;

3) квитанция  к приходному кассовому ордеру  №08 от 10.01.2010г. ООО «Маркет» на сумму 700руб., полученных от Стратовой. О.З.;

4) договор  купли-продажи №02 от 10.01.2010г. и акт  купли-продажи, составленные с предпринимателем  Селезневым С.С. на приобретение  стульев по цене 870руб. – 3шт.; на  общую сумму 2610руб.

Поступление инвентаря подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: радиотелефон - 1шт.; калькулятор - 2шт.; стул - 3шт. Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Сохина У.Х., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Таранина А.М., утвердил отчет директор Черед А.П. 11.01.2010г.

Перерасход подотчетных сумм выдан Стратовой О.З. по расходному кассовому ордеру №04 от 11.01.2010г.

Сформулируем все хозяйственные операции, возникшие в данной ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций (таблица 2.2).

При отражении, в учете, расходов на оплату ГСМ следует учитывать особенности исчисления НДС при наличной и безналичной формах оплаты. Единственным документом, в соответствии с которым сумма уплаченного НДС может быть принята к возмещению, является счет-фактура.

Автозаправочные станции обязаны выдавать юридическим лицам счет-фактуру, но чаще всего это происходит один раз в месяц, на все операции, совершенные за данный период.

В бухгалтерском учете данные операции отражаются проводками:

Дебет 71 Кредит 50 – на сумму выданного водителю аванса для приобретения бензина;

Дебет 10 Кредит 71 – на сумму, приобретенного на АЗС топлива, без НДС, (налог извлекается расчетным путем);

Дебет 19 Кредит 71 – на сумму НДС, (сумма х18/118).

 

Таблица 2.2

Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и содержание операции	Дт	Кт	Сумма (руб.)
Расходный кассовый ордер №03 от 10.01.2010г. Выдано под отчет	71	50	4000
Авансовый отчет №1 от 11.01.2010г. Стратовой О.З. - приобретен 1 радиотелефон  в розничной торговли и оприходован  на склад; - приобретены 2 калькулятора  в организации «Маркет» и оприходованы на склад (без НДС); - НДС (счет-фактура №11 от 10.01.2010г.) - приобретены 3 стула у  предпринимателя Селезнева С.С. и  оприходованы на склад. Итого:	10   10     19 10	71   71     71 71	980     593,22   106,78 2610   4290
Расходный кассовый ордер №04 от 11.01.2010г. Выдан перерасход подотчетных сумм Стратовой О.З.	71	50	290