Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

Также в приказе должны быть установлены:

• сроки и предельный размер денежных средств, на которые они выдаются;
• порядок представления авансовых отчетов;
• запрещение выдачи денег сотруднику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
• запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного сотрудника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним. Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.

2. Командировочное удостоверение в ООО «Александрит» не выписывается, если сотрудник возвращается из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Однако рекомендуется все же оформлять командировочное удостоверение, так как в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

3. По невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которым прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «прокладка» или «смесь».

Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрело подотчетное лицо.

К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят претензию.

Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено.

Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

4. Достаточно часто, по неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к приходному кассовому ордеру) с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами.

В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2008 г., между юридическими лицами установлен предельный размер по расчетам в 100000 рублей.

В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

5. В ООО «Александрит» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей.

Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетному лицу на приобретение той или иной продукции. ООО «Александрит» необходимо сначала всю наличную выручку сдать в банк, после этого, с расчетного счета снять необходимые денежные средства и оприходовать их в кассу.

А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно тратить на приобретение нужных товаров, выдавая денежные средства в подотчет. Самое главное - не превышать лимит наличности по кассе. Для данного предприятия банк установил лимит 33700 рублей.

6. Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя ООО «Александрит» или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания.

В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров. Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. ООО «Александрит» ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта. А данные карты не соответствуют понятию первичных учетных документов, описанному в п.2 ст.9 ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли.

Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составлять первичную учетную документацию, в том числе авансовый отчет и бухгалтерскую справку.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Поэтому перечень документов, которые косвенно подтверждают произведенные затраты, является открытым, следовательно карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Суды чаще всего подтверждают обоснованность таких расходов.

Затраты на телефонные переговоры могут компенсироваться сотруднику, но, поскольку эти компенсации не относят к командировочным расходам и они не предусмотрены действующим законодательством то должны производиться из прибыли, которая остается в распоряжении ООО «Александрит» после налогообложения, и включаются в общие доходы физического лица, для исчисления НДФЛ с отчислениями во внебюджетные фонды.

В любом случае расходы сотрудника ООО «Александрит» на приобретение экспресс-карт должны быть возмещены работодателем. Учитывая недоработку экономической базы РФ по этому вопросу, можно рекомендовать, затраты относить на командированного работника ООО «Александрит» на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафов налоговых инстанций.

7. Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа ООО «Александрит» не вправе принять к вычету НДС.

Налоговая служба настаивает на том, что основанием для вычета суммы НДС (уплачиваемой по командировочным расходам), является бланк строгой отчетности, с выделением в нем отдельной строкой суммы налога, или при отсутствии бланков строгой отчетности счета-фактуры и документация, подтверждающая факт уплаты налога, в том числе чеки кассовые, с выделением в них суммы налога.

Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным денежным средствам нужно вести вспомогательную ведомость, в которой сличают товарные чеки и счета, со складскими карточками учета, с накладными на оприходование материальных ценностей, с отчетами движения приобретенных товарно-материальных ценностей.

8. Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки. Также необходимо вести журнал регистрации работников, направленных в командировку.

9. Для того чтобы меньше допускать ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат ООО «Александрит» необходимо ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

10. Внедрение автоматизированного учета в процесс оформления первичных документов может служить одним из эффективных путей по совершенствованию первичного учета в ООО «Александрит».

Это позволит:

снизить вероятные ошибки при переносе информации из первичной документации в регистры учета;

сократить количество первичных учетных документов, это будет способствовать повышению оперативного и точного учета по расчетам с подотчетными лицами в ООО «Александрит».

Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит», а также соблюдение всех «подотчетных» нюансов позволит обеспечить контроль за использованием денежных сумм и не появятся проблемы при налогообложении и аудиторской проверке.

 

3.2. Предложения по совершенствованию аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит»

 

На заключительной стадии аудиторской проверки после сбора всех необходимых аудиторских доказательств и их соответствующей оценки аудитор должен подготовить и представить клиенту аудита свое заключение.

Содержание, форма и порядок подготовки аудиторского заключения устанавливаются федеральным правилом (стандартом) «Аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской) отчетности», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 23 сентября 2002г. №696 (в ред. Постановлений Правительства РФ от 4 июля 2004г. №405, от 7 октября 2005 г. №532, от 16 апреля 2006г. №228, от 25 августа 2007г. №523).

Аудиторское заключение должно содержать во всех существенных отношениях оценку степени точности и соответствия данных финансовой (бухгалтерской) отчетности российскому законодательству. Оно должно быть составлено на русском языке, стоимостные показатели в нем должны быть выражены в российской валюте (рублях). Исправления в аудиторском заключении не допускаются.

Аудиторское заключение по результатам проведенной проверки расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит».

Реквизиты аудиторской организации: Закрытое Акционерное общество «Аудит Про».

Юридический адрес: Волгоградская область г. Волжский, ул. Мира, д. 36/А.

Почтовый адрес: Волгоградская область г. Волжский, ул. Мира, д. 36/А, Государственная регистрация от 04.02.2008 г.

Лицензия Минфина на осуществление аудиторской деятельности от 20.05.07 г.

Реквизиты аудируемого предприятия:

Общество с ограниченной ответственностью «Александрит» Зарегистрировано главой администрации г. Волжского Волгоградской области 10.12.1998 г. постановлением за №1848. Волгоградской область, г. Волжский, ул. Сталинградская д. 3.

Аудит расчетов с подотчетными лицами предприятия Общество с ограниченной ответственностью «Александрит».  Отчетность предприятия состоит из:

-бухгалтерского  баланса;

- отчета  о прибылях и убытках;

А также по данному разделу аудита проверялись следующие документы:

- приказ  о списке подотчетных лиц;

- приказ  о сроках выдачи под отчет  денежных средств;

- расходные  кассовые ордера, приходные кассовые  ордера;

- приказ  о направлении работника в  командировку;

- оправдательные  документы (авансовые отчеты, счет, квитанция к приходному ордеру, проездные билеты, накладные, акты  закупки и др.).

Ответственность за представление бухгалтерской (финансовой) отчетности несет ООО «Александрит». Обязанность аудиторов заключается в том, чтобы выразить мнение о достоверности данной отчетности (во всех существенных отношениях) и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации на основе проведенного аудита.

Аудит проведен в соответствии:

- с Федеральным  законом «Об аудиторской деятельности»  от 30.12.2009 г.;

- с внутренними  правилами (стандартами) аудиторской  деятельности профессионального  объединения «Московская Аудиторская  Палата» (МоАП);

- правилами (стандартами) аудиторской деятельности  аудитора;

- нормативными  актами органа, осуществляющего  регулирование деятельности аудируемого  лица.

Аудит планировался и проводился таким образом, чтобы получить разумную уверенность в том, что бухгалтерская (финансовая) отчетность не содержит существенных искажений.

Аудит проводился на выборочной основе и включал в себя:

- анализ  доказательств, подтверждающих сведения  и суммы, содержащиеся в отчетности;

- оценку  применяемых принципов, методов  бухгалтерского учета и правил  подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности;

- исследование  существенных оценочных значений, полученных руководством клиента  аудита.

Проведенный аудит предоставляет достаточные основания для выражения нашего мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству РФ.

Отчетность предприятия ООО «Александрит» достоверно отражает, во всех существенных отношениях финансовое положение на 30 ноября 2010 года и результаты финансово- хозяйственной деятельности за период с 1 января по 30 ноября 2010 года включительно.

Не изменяя мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности, обращаем Ваше внимание на то, что на ООО «Александрит» принимаются к учету недооформленные авансовые отчеты.

1.Описание ситуации

-Принимаются  к учету недооформленные авансовые  отчеты,

-отсутствует  дата утвержденного авансового  отчета от 28.04.2010 г. на сумму 2420 руб.

-отсутствует  расшифровка подписи главного  бухгалтера, например, а/о №2 от 15.03.2010 г. Беляев Ю.А. на сумму 372,50 руб.

-не заполнены  реквизиты назначения аванса - авансовый  отчет от 09.11.09 г. Евстигнеевой И.П. на сумму 500 руб.