Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

 

По окончании месяца общая сумма НДС по данным операциям проверяется и сравнивается с суммой, выделенной в счет-фактуре, полученной от АЗС и в бухгалтерском учете отражается проводкой:

Дебет 68 Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при покупке бензина.

ООО «Александрит» заключило договор № 11 от 03.01.2010г. с АО «РОСНЕФТЬГАЗ». Согласно договору, автомобиль предприятия ВАЗ 21093, гос.№ Т444АВ, заправляется на АЗС №1112. Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки.

Водитель автомобиля Петров Т.Т. (таб.№07), согласно приказа руководителя № 03 от 03.01.2010г. еженедельно, получает путевой лист и денежные средства под отчет в размере 1400рублей на приобретение бензина.

Петров Т.Т. получил путевой лист № 01 от 08.01.2010г. и денежные средства - 1400р. по расходному кассовому ордеру № 02 от 08.01.2010г. в 9.00ч. Задолженности по подотчетным суммам у Петрова Т.Т. нет.

В бухгалтерию он предоставил авансовый отчет №2 от 15.01.2010г., к которому приложил:

1) путевой  лист № 01 от 08.01.2010г., с подписями  всех сотрудников, эксплуатирующих  данный автомобиль в период  с 09.00ч. 08.01.2010г. по 18.00ч. 13.01.2010г.;

2) чеки, полученные на АЗС №1112 в период  с 08.01.10г. по 13.01.2010г.

на общую сумму 1368руб., в каждом из которых указана цена одного литра бензина 19руб.

В бухгалтерском учете ООО «Александрит» денные операции отражаются следующим образом (таблица 2.3).

АО «РОСНЕФТЬГАЗ» 02.02.2010г. предоставляет счет-фактуру № 111 от 01.02.2010г., где указано, что:

- продавец  АО «РОСНЕФТЬГАЗ», ИНН 63626362,

- покупатель  ООО «Александрит» ИНН 63636363,

- согласно  договора № 11 от 03.01.2010г.,

- в период  с 08.01.2010 по 31.01.2010г.,

- приобретение  ГСМ за наличный расчет,

- количество - 288литров,

- цена - 16,10руб. (без НДС),

- стоимость  – 4637,29руб.,

- сумма  НДС – 834,71руб.,

- итого  сумма с НДС: 5472руб.

 

Таблица 2.3

Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и содержание операции	Сумма, руб.	Корресп.счет (субсчёт)
РКО №02 от 08.01.10г. Выдано под отчет Петрову Т.Т., приобретение ГСМ за наличный расчет	1400	71	50
Оприходовано топливо в бак, а/м гос.№ Т444АВ, без НДС	1159,32	10/3	71
НДС, выделенный расчетным путем от стоимости топлива (1900руб. х18/118)	208,68	19	71
ПКО №03 от 15.01.2010г. Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Петрова Т.Т.	32	50	71

 

Счет-фактура подписана руководителем и главным бухгалтером АО «РОСНЕФТЬГАЗ» Переверзиным И.И. и Воропиной А.А.

Бухгалтер Сохина У.Х. сверяет данные в счет-фактуре с данными авансовых отчетов Петрова Т.Т., выданными ему в течение января 2010г. И на основании счета-фактуры №111 от 01.02.2010г. оформляет к возмещению НДС, уплаченный при покупке товаров: Дебет 68 Кредит 19 – 834,71рублей.

Срок командировки работника определяется руководителем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается, но не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководителем организации.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

За время временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки.

Главному бухгалтеру ООО «Александрит» Тараниной А.М. (таб. №03) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 25000руб. по расходному кассовому ордеру № 05 от 13.01.2010г. на командировку в Москву на 11дней в Московский Университет Управления для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Тараниной А.М. на 13.01.2010г. нет.

Для обоснования командировки Тараниной А.М. имеются следующие документы:

1) договор  с Московским Университетом Управления, имеющим лицензию на образовательную  деятельность, на обучения Тараниной А.М. по 60 часовой программе по теме « Бухгалтерский учет валютных операций» с 15.01.2010 по 26.01.2010.;

2) приказ  руководителя №5 от 12.01.2010г. о направлении  в командировку Тараниной А.М. сроком на 11дней, с 14.01.2010г. по 27.01.2010 в г. Москва в Московский Университет Управления для повышения квалификации; с разрешением выдачи суточных в сумме 700 рублей в день;

3) плановая  смета командировочных расходов  Тараниной А.М.: - железнодорожные билеты (туда-обратно) - 2800руб.,

- номер  в гостинице «Москва» на 9 дней  х 1250руб. в сутки - 11250руб.,

- суточные 11 дней х 900 руб. – 9900руб.,

Итого: 23950 рублей;

4) командировочное  удостоверение №01 от 13.01.2010г. Тараниной А.М., подписанное руководителем и заверенное печатью ООО «Александрит».

Таранина М.А. зарегистрировалась в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 13.01.2010г.

Авансовый отчет №3 об израсходованных средствах Таранина А.М. предоставила в бухгалтерию 29.01.2010г. К авансовому отчету приложены следующие документы:

1) железнодорожные  билеты Волжский - Москва и Москва - Волжский на общую сумму 2800рублей;

2) счет  № Е-144 от 26.01.2010г. и счет-фактуру  №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва»  за 9 дней проживания на общую  сумму 11250руб.; в том числе НДС  – 1716,10руб.;

3) приказ  директора Череда А.П. №5 от 12.01.2010г. на оплату суточных из расчета 900 руб. за день (на 11 дней командировки) 9900 руб.;

4) отчет  о проделанной работе в командировке  и копия свидетельства об окончании  курсов повышения квалификации  Московского Университета Управления  на имя Тараниной А.М.;

5) командировочное  удостоверение Тараниной А.М., отмеченное в Московском Университете Управления.

Неиспользованная подотчетная сумма в размере 1050рублей возвращена Тараниной А.М. по приходному кассовому ордеру №6 от 29.01.2010г.

Определим все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций (таблица 2.4).

 

Таблица 2.4

Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и содержание операции	Дт	Кт	Сумма (руб.)
Расходный кассовый ордер № 05 от 13.01.2010г. Выдано Тараниной А.М. подотчет на командировочные расходы	71	50	25000
Авансовый отчет №3 от 29.01.2010г. Тараниной А.М.: - расходы на проезд - расходы на проживание, без НДС - НДС на проживание (счет-фактура  №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва») - суточные Итого:	26 26 19   26	71 71 71   71	2800 9533,90 1716,10   9900 23950
Приходный кассовый ордер №06 от 29.01.2010г. Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Тараниной А.М.	50	71	1050

 

Оформим к возмещению НДС, согласно счет-фактуре №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва»:

Дебет 68 Кредит 19 – 1716,10рублей.

Расходы на командировки, в частности на: проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а так же наем жилого помещения, соответствуют нормам по этой статье расходов, указанных в учетной политике ООО «Александрит». Соответственно сумма 23950рублей полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно ст.261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации.

Для целей налогообложения НДФЛ составим расчет командировочных расходов Тараниной А.М. (таблица 2.5):

 

Таблица 2.5

Расчет командировочных расходов

Вид расходов	По норме	Сверх нормы	Итого (руб.)
Суточные (11суток х 700р.)	7700	2200	9900

 

В нашем случае суточные, выданные Тараниной А.М., превышают данную норму на 2200р., т.е. 2200 × 13% = 286руб.

Дебет 70 Кредит 68 – 286рублей. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Тараниной А.М.

Рассмотрим пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета.

Для получения иностранной валюты, организация до убытия работников в зарубежную командировку, представляет в банк заявление, в котором указывает номер и дату приказа о командировании работников за границу, а также вид валюты и количество, необходимое для данной командировки.

В бухгалтерском учете организации делается запись:

Дебет 52/3 Кредит 50 – на сумму полученной валюты.

Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.

Заместителю директора ООО «Александрит» Федулову Н.А. (таб.№02) в соответствии с приказом по организации по расходному кассовому ордеру № 07 от 31.01.2010г. выдан аванс в сумме 2200евро на командировочные расходы в Германию для проведения переговоров о поставке запасных частей а/м ВАЗ за границу.

Курс евро на день выдачи - 31руб., курс доллара США – 29руб. Срок командировки 4 дня с 01.02.2010 по 04.02.2010г. Задолженности по подотчетным суммам у Федулова Н.А. на 31.01.2010г. нет.

Для обоснования командировки имеются следующие документы:

1) приглашение  немецкой фирмы «BERGER» для проведения переговоров в Берлине в управлении немецкой фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона;

2) приказ  руководителя организации № 7 от 30.01.2010г. о направлении в командировку  Федулова Н.А. в г. Берлин для проведения переговоров с фирмой «BERGER» сроком на 4 дня;

3) плановая  смета командировочных расходов  Федулова Н.А.: авиабилеты (туда-обратно) авиакомпания «Авиаком» - 700 евро, номер в гостинице «UNION» (3дня х300евро) - 900евро, суточные 4дня х100евро – 400евро, оформление визы – 100евро. Итого: 2100евро.

Федулов Н.А. зарегистрировался в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 31.01.2010г.

Авансовый отчет №4 об израсходованных суммах представлен в бухгалтерию Федуловым Н.А. 05.02.2010г. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) авиабилеты (туда-обратно) авиакомпания «Авиаком» - 700евро.;

2) счет  № Cht-0204 от 04.02.2010г. гостиницы «UNION» - 960евро, в т.ч.: проживание 3 дня х300евро = 900евро, расходы по международным телефонным переговорам – 40евро;

3) квитанция  немецкого консульства об уплате  услуг по выдаче визы – 100евро.;

4) распоряжение  руководителя об оплате суточных  по норме, указанной в учетной  политике ООО «Александрит» (4 дня х100евро) – 400евро;

5) отчет  о работе проделанной Федуловым Н.А. с указанием того, что цель командировки достигнута и заключен договор о поставке запасных частей а/м ВАЗ в Германию;

6) загранпаспорт  Федулова Н.А. с отметками заграничных постов.

По приходному кассовому ордеру №08 от 05.02.2010г. в кассу был внесен остаток неиспользованных подотчетных сумм от Федулова Н.А.

Курс евро на дату утверждения авансового отчета 05.02.2010г. – 32руб.; курс доллара США – 28руб.

Определим все хозяйственные операции по ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем информацию в журнал регистрации операций (таблица 2.6):

 

Таблица 2.6

Журнал регистрации операций

Документ и содержание операции	Корресп. счета		Сумма, руб.
	Дт	Кт
РКО №07 от 31.01.2010г. Выдано под отчет Федулову Н.А.	71	50	68200
Авансовый отчет №4 от 05.02.2010г. - затраты на проезд - затраты на проживание - суточные (4 дня х100евро), - прочие расходы (оформление  визы) Итого:	26 26 26 26	71 71 71 71	22400 30080 12800 3200 68480
Продолжение таблицы 2.6
ПКО №08 от 05.02.2010г. Возврат неиспользованных подотчетных сумм от Федулова Н.А.	50	71	1920
Расчет курсовой разницы. Списана курсовая разница по операции	71	91/2	2200