Учет и аудит движения основных средств

Новые отчёты по закрытию месяца – обеспечивают прозрачность завершающих  операций и повышают доверие к  программе. Все промежуточные расчёты  могут быть проанализированы с помощью  специальных отчётов – справок  – расчётов, которые можно формировать  с различной степенью детализации, в различных разрезах. В результате пользователь видит связь введённых  им данных с результатами расчётов.

Экспресс – проверка ведения  учёта. Обеспечивает анализ данных на соответствии заложенной в программе  методологии учёта и законодательству, помогает выявить ошибки в ведения  учёта, подсказывает возможные причины  возникновения ошибок и даёт рекомендации по их исправлению.

 

 

ГЛАВА 3. Современное  состояние аудита основных средств

3.1 Современное  состояние аудита основных средств

Основные средства формируют  основную составляющую материально-технической  базы организаций и играют важную роль в осуществлении ведущих  направлений их деятельности. С развитием  рыночных отношений в учете основных средств произошли существенные изменения. Эти изменения коснулись: состава и структуры основных средств; амортизации их стоимости; учета долгосрочных инвестиций; учета  операций, связанных с лизингом и  арендой имущества; переоценки стоимости  основных средств; учета и финансирования затрат на ремонт основных средств; учета  реализации и прочего списания основных фондов. Аудиторская проверка, следовательно, должна проводиться по указанным  направлениям.

Конкретная цель аудита основных средств - проверка правильности формирования состава, полноты и реальности учета  основных средств и достоверности  амортизации их стоимости.

Обзор внутреннего аудита и системы  учета основных средств необходимо осуществлять при большом количестве операций. Перечень основных средств  в проверяемой организации может  быть небольшим, но операции по их движению могут оказаться многочисленными  и риск неэффективности аудита может  считаться высоким. Когда же налицо небольшое количество основных операций и существенный аудит каждой уже  проведен, то тест аудита обычно не используется. Однако в любом случае аудиторские  процедуры должны быть направлены на изучение системы учета, поскольку  требуется определить, какая информация может быть получена. Аудиторские  процедуры должны быть направлены на изучение систем учета и аудита.

Основные задачи аудита учета  основных средств:

1. обеспечить контроль за наличием и сохранностью основных средств;
2. правильность отнесения предметов к основным средствам, их группировки по классификации, принадлежности и характеру участия в производственном процессе;
3. правильность оценки основных средств в учете;
4. правильность оформления и отражения в учете операций по поступлению и выбытию основных средств;
5. правильности начисления и отражения в учете износа и ремонтов основных средств;
6. правильность и эффективность использования основных средств;
7. правильность отражения данных о наличии и движении основных средств в бухгалтерском учете и отчетности.

Источниками информации для проверки операций с  основными средствами являются:

Договоры  купли-продажи основных средств, акты (накладные) приемки-передачи основных средств (ф.№ОС-1), акты приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. №ОС-3), акты ввода в эксплуатацию, товарные накладные, счета-фактуры, инвентарные карточки (ф.№ ОС-6), описи инвентарных карточек (ф. №ОС-7), инвентарные книги, инвентарные списки основных средств (ф. №ОС-9), карточки учета движения основных средств (ф. №ОС-8), акты на списание (ф. № ОС-4), наряд-заказы на ремонт основных средств, договоры на передачу (получение) в аренду объектов основных средств, учетные регистры по счетам 01 «Основные средства», 02 «Амортизация основных средств», 03 «Доходные вложения в материальные ценности», 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложение во внеоборотные активы», 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 91 «Прочие доходы и расходы», 96 «Резервы предстоящих расходов», 97 «Расходы будущих периодов» и другие. Главная книга, не зависимо от количества операций с основными средствами на предприятии.

Аудит основных средств, также  как и любой другой аудит, подразделяется на: внешний и внутренний.

Внешний аудит осуществляется независимыми аудиторскими фирмами; его  основной целью является подтверждение  достоверности финансовой отчетности.

Внутренний аудит можно  рассматривать как систему внутреннего  аудита и систему мер безопасности предприятия с целью сохранения и достижения конкретных результатов  в деятельности предприятия. Он включает совокупность планов предприятия, методов  и процедур, применяемых внутри него для защиты активов, увеличения прибыли, обеспечения четкого выполнения указаний руководства предприятия.

Внутренний аудит организационно представлен как структурное  подразделение предприятия и  подчиняется руководителю предприятия. Задачи внутреннего аудита могут  быть разнообразными:

• проверка правильности ведения бухгалтерского учета;
• проверка правильности ведения счетов по расходам и доходам предприятия (правомерность отнесения расходов на те или иные статьи, законность сформированной прибыли, своевременность списания расходов по счетам и так далее);
• проверка законности выполнения отдельных операций и другие.

Для организации и проведения внутреннего аудита рекомендуется  разрабатывать методические указания или инструкции, которые должны определять процесс проведения аудита на данном участке работы. Внутренний аудит  проводится в соответствии с утвержденными  годовыми планами. Руководитель аудита несет полную ответственность за всю организацию и проведение проверки.

В ходе аудиторской проверки учета основных средств подтверждается правильность ведения аналитического учета основных средств. Такой учет организуется по отдельным объектам, каждому из которых присваивается инвентарный номер на весь период его эксплуатации. По - объектный учет ведется в инвентарных карточках. Исследовано ведение карточек, а также подтверждается правильность присвоения шифра амортизационных отчислений и наличие всех справочных данных, а так же наличие объектов основных средств, по которым не ведутся инвентарные карточки. Проверенно состояние учета основных средств в местах их размещения (в эксплуатации, на складе, в ремонте и так далее). Полнота и своевременность оприходования основных средств устанавливают путем изучения первичных документов и записей по счетам 01 «Основные средства», 08 «Капитальные вложения», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и других.

Можно утверждать правильность начисления износа (амортизации) и возмещения уплаченного поставщикам налога на добавленную стоимость по основным средствам. Отражение НДС отдельной строкой в расчетно-платежных документах. Несвоевременное оприходование основных средств влечет за собой недоначисление износа, что приводит к искажению остаточной стоимости объектов и финансовых результатов деятельности организации, а также увеличение платежей в бюджет по НДС в данном периоде.

Для обеспечения достоверности  бухгалтерского учёта и отчётности ОАО «Шебекинский машиностроительный завод» проводит инвентаризацию имущества  и финансовых обязательств. Инвентаризация – это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путём сопоставления  их с данными бухгалтерского учёта  на определённую дату. Такая проверка аудитору крайне необходима для того, чтобы убедиться, насколько можно  доверять результатам внутреннего  аудита, чтобы скорректировать аудиторский  риск и, соответственно, аудиторские  процедуры.

Инвентаризация по основным средствам в ОАО «Шебекинский машиностроительный завод» проводится не реже 1 раз в 3 года, а так же перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности. Проводится постоянно действующей  инвентаризационной комиссией, в состав которой включаются представители администрации, работники бухгалтерии, специалисты, которых назначает руководитель предприятия. В результате проведения инвентаризации составляют инвентаризационную опись в одном экземпляре по каждому местонахождению ценностей и должностному лицу, ответственному за сохранность основных средств. Опись подписывает комиссия, материально ответственное лицо и передают в бухгалтерию. В бухгалтерии данные описи сличают с данными учёта и составляют сличительную ведомость, в которой определяют недостачи или излишки.

Таблица 9

Анкета тестов, состояния внутреннего  аудита движения основных средств

в ОАО «Шебекинский машиностроительный завод»

Содержание вопроса или объекта исследования	Содержание ответа (результат проверки)	Выводы и решения аудитора
А	1	2
Определен ли круг материально ответственных  лиц, обеспечивающих сохранность основных средств.	Имеется приказ, заключены договоры с материально ответственными лицами	Приказ и договоры отвечают установленным  требованиям
Созданы ли условия, обеспечивающие сохранность  основных средств	Территория огорожена, ряд объектов основных средств не имеют инвентарных номеров.	Уточнить порядок регистрации  объектов основных средств
Проводятся ли инвентаризации объектов основных средств	Проводятся только в конце года инвентаризационной комиссией, назначенной  приказом руководителя	Слабый контроль. Необходимо провести выборочную инвентаризацию
Каков порядок санкционирования операций по движению основных средств?	Фактов не санкционированного перемещения  отдельных объектов основных средств  не обнаружено	Системе аудита соответствует
Проводятся ли проверки полноты и своевременности оприходования и ввода в эксплуатацию основных средств?	Выборочно по первичным документам.	Риск аудита высокий. Необходимо провести выборочную проверку.

Продолжение таблицы 9

Проверяется ли использование основных средств по различным направлениям деятельности?	Не проверяется.	Нет фактического аудита. Необходимо провести выборочную проверку.
Выявляются ли лица, виновные в  повреждении объектов основных средств?	Не выявляются из-за отсутствия систематического фактического аудита.	Риск аудита высокий. При инвентаризации следует выяснить состояние основных средств.
Проверяется ли объем и качество ремонтов основных средств?	Выборочно по машинам и оборудованию.	Следует провести выборочную проверку по зданиям.
Контролируется ли при списании основных средств оприходование материалов и отходов?	Да	Необходимо выборочно проверить  операции по списанию основных средств
Установлен ли и соблюдается  ли стоимостной критерий отнесения  объектов к основным средствам?	Да	Обосновано применение установленного критерия
Произведена ли классификация основных средств на соответствующие группы?	Да	Ошибок не выявлено
Разработаны ли схемы отражения  на счетах движения основных средств?	Определен только рабочий план счетов, схем нет.	Велика вероятность ошибок в  корреспонденции счетов.
Определен ли состав и порядок формирования инвентарной стоимости объектов основных средств?	Да	-
Организован ли эффективный аналитический  учет основных средств, ведутся ли инвентарные карточки учета основных средств?	Да	Необходимо проверить соответствие данных инвентарных карточек и инвентарной  описи основных средств

 

Окончание таблицы 9

А	1	2
Соблюдается ли график документооборота по учету движения основных средств?	График документооборота отсутствует	Имеется вероятность искажение  периодической отчетности из-за отсутствия данных
Выделяется ли НДС отдельной  строкой во всех расчетно-платежных  документах?	Иногда выделяется НДС.	Велика вероятность ошибок в  учете выделенного и возмещенного НДС.
С какой периодичностью сверяются  данные аналитического и синтетического учета основных средств?	Раз в три месяца	Существует вероятность искажения  периодической отчетности.

 

По  результатам тестирования установлено  фактическое отношение администрации  к организации учета и обеспечению  сохранности и целевого использования  основных средств на предприятии. Соответственно отмечены объекты повышенного внимания при планировании контрольных процедур, последовательность этапов проведения проверки, конкретные источники получения  данных, уточнен аудиторский риск. В ходе тестирования установлено, что  внутренний контроль ослаблен.

В ходе исследования было установлено соответствие фактического наличия основных средств учетным данным, изучен их состав и структура. Проанализирован полный список основных средств (всех) на дату составления отчета. В списке указаны наименование объекта, дата его поступления на предприятие, первоначальная (восстановительная) стоимость, норма и сумма амортизации, остаточная стоимость.

Наряду с этим изучены инвентаризационные описи  объектов основных средств, ведомости  с результатами их переоценки, инвентарные  карточки. подтверждается правильность отнесения отдельных объектов  к основным средствам, исходя из экономического содержания, срока полезного использования и стоимости основных средств.

Проверка условий  хранения и эксплуатации основных средств, обеспечения их сохранности предполагает получение сведений о том, за кем  закреплены отдельные объекты, как  организованы их охрана и использование. Для этого полезен осмотр складов, производственных помещений, опрос  сотрудников предприятия.

Путем изучения учетных  данных было устанавленно наличие объектов основных средств по отдельным классификационным  группам (производственные и непроизводственные, собственные и арендуемые) и местам размещения (подразделениям и материально-ответственным  лицам). Можно обратить внимание на правильность организации аналитического учета основных средств, на наличие инвентарных номеров, технической документации, сроки поступления и оприходования объектов. Состояние учета основных средств в местах их нахождения анализировалось по данным инвентарных карточек и описей. Полученные данные  были сопоставлены с записями по счету 01 в соответствующих учетных регистрах. Выяснено отсутствием расхождений данных аналитического и синтетического учета.