Учет и анализ дебиторской и кредиторской задолженности организации

- дата возникновения задолженности;

- реквизиты первичных документов, подтверждающих факт ее возникновения (например, номер и дата накладной  на отгрузку и т. д.);

- сумма задолженности;

- реквизиты документов, свидетельствующих  об истребовании долга.

На основании представленного бухгалтерией письменного обоснования (бухгалтерской справки) руководителем организации издается приказ (распоряжение) о списании дебиторской задолженности.

Списание задолженности не означает ее полного аннулирования. В течение пяти лет с момента списания организация продолжает учитывать сумму этой задолженности на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов".

Отражение в учете списания дебиторской задолженности зависит от того, создается в организации резерв по сомнительным долгам или нет.

В этом случае списанная дебиторская задолженность (в сумме, в которой она была отражена в бухгалтерском учете организации, т. е. с учетом НДС) включается в состав внереализационных расходов (пункты 12, 14.3 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Эта операция отражается в учете следующими проводками:

Дебет 91/2 - Кредит 76- списана на убытки сумма дебиторской задолженности (включая НДС);

Дебет 007 - учтена за балансом сумма списанной задолженности.

Одной из основных задач бухгалтерского учета является формирование достоверной и полной информации о деятельности предприятия и его имущественном положении. В рамках решения данной задачи немаловажное значение имеет своевременное и полное выявление должников предприятия, достоверное и обоснование отражение дебиторской задолженности на счетах бухгалтерского учета, контроль за её погашением. Кроме того, необходимо учитывать , что четкое знание и соблюдение правил списания дебиторской задолженности обезопасит предприятия от привлечения к ответственности за нарушение налогового законодательства, особенно при исчислении налога на прибыль.

В бухгалтерском учете нашего предприятия дебиторская задолженность формируется на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» .

В соответствии с п. 67 Положения о бухгалтерском учете дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек по решению руководителя предприятия подлежит отнесению непосредственно на финансовые результаты деятельности предприятия. В бухгалтерском учете предприятия ООО «АВИАСЕРВИС» делаются следующие записи:

Дт 80 (Уставный капитал) Кт 76/9 (Расчеты с разными дебиторами и кредиторами)

Если подобное списание производится вследствие неплатежеспособности должника, то эта задолженность отражается за балансом в течении пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью её взыскания в случае изменения имущественного положения должника. Указанные суммы подлежат отражению на счете 007 « списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»

В результате инвентаризации, проведенной 30.06.2008, организация выявила дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности в сумме 42 000 руб. (в том числе НДС 20% - 7000 руб.) за оказанные покупателю в мае 2005 г., но не оплаченные им услуги.

Срок исковой давности закончился 20.06.2008 году. Организация в 2008 г. определяла выручку для целей исчисления НДС и прибыли по отгрузке.

В июле организацией принято решение списать эту задолженность.

Резерв по сомнительным долгам не создавался.

В бухгалтерском учете указанные операции отражаются следующим образом.

Май 2008 г.:

Дебет 62 - Кредит 90/1 - 42 000 руб. - отражена выручка от продажи товаров;

Дебет 90/3 - Кредит 68 - 7000 руб. - начислен НДС с выручки.

Июль 2008 г.

Дебет 91/2 - Кредит 62 - 42 000 руб. - списана дебиторская задолженность, по которой закончился срок исковой давности;

Дебет 007 - 42 000 руб. - списанная дебиторская задолженность учтена за балансом.

Аналитический учет по счету 007 ведется по каждому должнику, чья задолженность списана в убыток, и по каждому списанному в убыток долгу.

Списание неистребованной дебиторской задолженности ухудшает финансовое положение кредитора, так как значительную часть денежных средств, не полученных по сделке, он обязан уплатить в бюджет в виде налогов. Поэтому дебиторскую задолженность нужно пытаться взыскать: отсылать должнику претензионные письма, требовать от него частичной оплаты, обращаться с иском в суд и т.д. Ведь даже если предпринятые меры не помогут и оплата не поступит, дебиторскую задолженность, по крайней мере, можно будет считать истребованной. Следовательно, списать ее нужно будет по истечении срока исковой давности с уменьшением налоговой базы по налогу на прибыль.

Очевидно, что суммы дебиторской задолженности, списываемые таким образом на убытки организации, как и оставшаяся на ее балансе дебиторская задолженность за отгруженную, но не оплаченную продукцию, оказывают непосредственное влияние на размер прибыли, остающейся в распоряжении организации, в сторону ее уменьшения, сокращая тем самым объем налоговых поступлений в бюджет.

Следует отметить, что списание просроченной дебиторской задолженности является обязательной процедурой для всех организаций независимо от их организационно-правовой формы. Так как дебиторская задолженность - это статья баланса, несписанная задолженность будет искажать данные баланса. Это может повлечь за собой ошибочные расчеты при определении стоимости чистых активов организации, а также ее платежеспособности и эффективности деятельности, что делает отчетность организации менее реальной, чем это должно быть, и нарушает предписания положения по бухгалтерскому учету.

Для целей налогообложения сумма списанной задолженности не уменьшает финансовый результат, учитываемый при налогообложении прибыли кредитора.

Таким образом, списание дебиторской задолженности производится при наличии следующих условий:

- просроченной дебиторской задолженности;

- бездействием кредитора в отношении  взыскания обязательств, подтверждающем  наличие в действиях сторон  умысла на совершение ничтожной  сделки;

По истечении срока исковой давности либо по мере наступления иных обстоятельств предусмотренных п.67 Положения о бухгалтерском учете и п. 15 Положения о составе затрат, финансовый результат деятельности предприятия в целях налогообложения подлежит уменьшению на сумму списанной ранее дебиторской задолженности.

Необходимость списания дебиторской задолженности в связи с истечением срока исковой давности может отодвигаться на неопределенный срок посредством подписания актов сверок с дебиторами. При этом вместе с моментом истечения срока исковой давности будет отодвигаться и момент начисления к уплате в бюджет налога на добавленную стоимость. Однако в случае, если дебитор-юридическое лицо ликвидировано в установленном порядке и не имеет правопреемников, предприятие -кредитор должно списать дебиторскую задолженность и уплатить в бюджет налог на добавленную стоимость.

Выявление непогашенной своевременно дебиторской задолженности осуществляется обычно в ходе инвентаризации имущества и финансовых обязательств предприятия.

Предприятию предоставлено право самостоятельно определять количество инвентаризаций проводимых в текущем году, а также перечень имущества и обязательств, проверяемых в ходе каждой из них.

Однако проведение инвентаризации является обязательным:

- перед составлением годовой отчетности;

- при смене материально ответственных  лиц;

- в чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями.

Инвентаризация расчетов с дебиторами непосредственно заключается в проверке правильности и обоснованности числящихся на счетах бухгалтерского учета сумм дебиторской задолженности.

2.4 Инвентаризация расчетов дебиторской  и кредиторской задолженности

В соответствии со статьей 12 Закона о бухгалтерском учете и пунктом 26 Положения по ведению бухгалтерского учета для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

В целом инвентаризация в организациях должна проводиться в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49.

Согласно данным указаниям в ходе инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей проводятся следующие мероприятия:

- инвентаризация расчетов с банками  и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета;

- инвентаризация расчетов, отражаемых  в бухгалтерском учете на счете 60, производится по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам  с поставщиками по неотфактурованным  поставкам;

- в ходе инвентаризации расчетов по задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам;

- при инвентаризации подотчетных  сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Кроме того, проверяются (инвентаризируются) расчеты по другим счетам бухгалтерского учета, связанные с дебиторской и кредиторской задолженностями перед контрагентами организации (73, 75, 76 и др.).

Созданная на предприятии инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженностей по недостачам и хищениям;

в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, по которым истекли сроки исковой давности.

Результаты инвентаризации расчетов оформляются унифицированными документами по учету результатов инвентаризации, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (с последующими изменениями), а именно:

"Актом  инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами  и кредиторами" (форма N ИНВ-17);

"Справками  к акту инвентаризации расчетов  с покупателями, поставщиками и  прочими дебиторами и кредиторами" (Приложение к форме N ИНВ-17).

Данные формы в свою очередь заполняются на основании актов сверок с контрагентами организации (дебиторами и кредиторами).

Для проведения инвентаризации на предприятии

создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств созданы рабочие инвентаризационные комиссии.. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утвержден руководителем организации. Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. При этом инвентаризационная комиссия устанавливает общий размер дебиторской задолженности, в том числе:

- подтвержденной дебиторами;

- не подтвержденной дебиторами;

- с истекшими сроком исковой  давности, а также суммы кредиторской задолженности (за что, дата начала, документ, подтверждающий задолженность)

На основании ст.307 ГК РФ должник обязан совершить в пользу другого лица ( кредитора) определенные действия, а именно : передать имущество, выполнить работу, уплатить деньги и т.п., либо воздержаться от определенного действия, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности.

Обязательства согласно ст. 309 ГК РФ должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями самого обязательства и требованиями закона, иных правовых актов.

Достоверной и полной считается бухгалтерская отчетность, сформированная из правил, установленных нормативными актами по бухгалтерскому учету.

При инвентаризации расчетов необходимо устанавливать дату возникновения и срок возврата задолженности, выявляя просроченную. Просроченной считается задолженность, не погашенная в срок, предусмотренный договором.

Кроме того, в ходе инвентаризации расчетов уточняется их оценка. Согласно ст.424 ГК РФ «исполнение договора оплачивается по цене, установленной соглашением сторон» в последствии изменение цены допустимо в случаях и на условиях, предусмотренных договором, законом.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности затрагивает проверку обоснованности сумм, числящихся на счете

76 « Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами».

Инвентаризационная комиссия заполняет акт инвентаризации расчетов с прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17 и справку к акту.

В справке к акту указывают :

- наименование, адрес и номер телефона дебитора, кредитора;

- Числится задолженность: за что, дата начала;

- Сумма задолженности ( руб., коп.): дебиторская, кредиторская;

- Документ, подтверждающий задолженность : наименование, номер, дата.

Подписанная бухгалтером справка с указанием видов задолженности в разрезе счетов бухгалтерского учета является основанием для составления акта по форме № ИНВ -17 и прикладывается к нему.

На основании данных проведенной инвентаризации и приказа руководителя организации просроченная дебиторская и кредиторская задолженность по которой истек срок исковой давности , списывается на внереализационные расходы или доходы : Дт 91-2 - Кт 76.

Долг, списанный на убыток из-за неплатежеспособности, должен отражаться за балансом в течении пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью взыскания задолженности в случае изменения имущественного положения должника.

Однако, по результатам инвентаризации расчетов может быть принято решение об образовании резерва по сомнительным долгам.