Учет денежной наличности в кассе

Приходные кассовые ордера и квитанции  к ним, а также расходные кассовые

ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в кассовых документах не допускаются.

Деньги по кассовым ордерам принимаются  и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги.

При завершении операций кассир обязан подписать расходные и приходные

кассовые ордера, а приложенные  к ним документы погашаются штампом  или

надписью: приходные – «Получено», расходные -  «Оплачено» с указанием  даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО – 3) (Приложение 3). По данным журнала регистрации контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Кассовая книга.

 

Кассовая  книга ведется кассиром. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью организации. На последней странице книги делается надпись: “В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц” и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в  кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Подчистки и недоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Разрешается ведение кассовой книги с использованием вычислительной техники.

Записи в  кассовую книгу производятся сразу  после получения или выдачи денег. Кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег  в кассе и передать в бухгалтерию  отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров.

Для учета  наличия и движения денежных средств  организации используется активный счет 50 "Касса". Сальдо счета указывает  на наличие суммы свободных денег  организации на начало месяца; оборот по дебету - поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1 .

Основанием  для заполнения журнала-ордера № 1 и  ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

В кассе организации  могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности.

К денежным документам относятся путевки в  дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные).

Бланки строгой  отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т.п.) учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".

 

 

                    1.3. Аналитический учет кассовых  операций                   

Для осуществления расчетов наличными  деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают  в кассовой книге  (форма № КО-4). Согласно п. 23 разд. 3 Порядка ведения кассовых операций в РФ предприятие должно вести только одну кассовую книгу (Приложение 4). В то же время для каждого кассового аппарата должна вестись отдельная книга кассира-операциониста.

В обязанность кассира входит ведение кассовой книги, которая

пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Количество листов в ней заверено подписями руководителя предприятия  и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся  в 2 экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются.

Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного

бухгалтера предприятия или  лица, его заменяющего.

В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. А затем передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях, при условии  обеспечения полной сохранности  кассовых

документов, кассовая книга может  вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного

бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном ордере или в другом, заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

На предприятиях, где работает несколько  кассиров, их работу координирует

старший кассир, который перед началом  рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег (форма №КО-5). Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денежных денег и кассовые документы по произведенным операциям старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

              

 

1.4. Инвентаризация денежных средств,  ревизия кассы

В соответствии с приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 года № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

|

При подсчете фактического наличия  денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты я др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные в обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

Кроме того, Порядком ведения кассовых операций предусмотрены внезапные ревизии кассы. Они проводятся в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Результаты инвентаризации оформляется актом (форма инв.-15). При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения (для этого кассир представляет комиссии письменное объяснение).

Примерная форма акта ревизии наличия  денежных средств приведена в приложении к Порядку. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Акт инвентаризации составляется в 2-х экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой – у кассира.

Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств могут

производится:

1) учредителями предприятий, вышестоящими  организациями (в случае их

наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с

заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины;

2) учреждениями банков, которые  обязаны систематически проверять  соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций;

3) в бюджетных организациях —  соответствующими финансовыми органами;

4) органами внутренних дел в  пределах своей компетенции —  проверки

технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий

сохранности денег и ценностей  на предприятиях.

 

Инвентаризация кассы.

 

Кассир несет  полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб организации. Руководитель организации обязан после издания приказа о назначении кассира ознакомить его с порядком ведения кассовых операций, после чего кассир заполняет письменное обязательство (договор) о материальной ответственности.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о порядке ведения кассовых операций не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.

Расписки  на выданные суммы наличными, не оформленные  расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв. 15).

На оборотной  стороне акта материально ответственное  лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации.

В случае выявления  недостач их суммы подлежат взысканию  с материально ответственного лица (кассира) .

При осуществлении  внешнеэкономической деятельности и ведении переговоров с иностранными партнерами у организации может возникнуть необходимость в использовании наличной иностранной валюты. Отдельного счета для учета ее движения не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 "Касса" следует открыть отдельный субсчет, например субсчет 50-4 "Касса в иностранной валюте". Для проведения операций в иностранной валюте, как правило, открывают отдельную кассовую книгу или в имеющейся кассовой книге выделяют несколько страниц в зависимости от предполагаемого объема операций. Учет операций организуется по видам валют. В настоящее время банк выдает организации наличную инвалюту только на командировочные расходы.

В любом случае, как и по счету 52 "Валютный счет", учет движения наличной валюты ведут в двух оценках - в валюте и в рублях. Для этого используют такие учетные регистры, как журнал-ордер № 1/1 и ведомость №1/1.

Остатки кассовой наличности в валюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся у организации иностранной валюте.

ЦБ РФ возложил на коммерческие банки обязательства  по контролю за соблюдением организациями работ с денежной наличностью. В приложении № 7 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации приведены "Рекомендации по осуществлению кредитными организациями проверок соблюдения организациями порядка работ с денежной наличностью".

Периодичность и круг организаций, подлежащих проверке, определяются руководителем банка самостоятельно в зависимости от  имеющейся в банке информации о соблюдении организациями установленного порядка и условий работы с денежной наличностью. Период, за который рассматривается состояние кассовой дисциплины на месте, должен быть не менее трех месяцев.