Учет денежной наличности в кассе

Кроме ответственности, рассмотренной  выше, согласно Указу Президента РФ от 23 мая 1994г. №1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и других обязательных платежей»

предусмотрена следующая ответственность  за нарушение правил ведения операций в наличными денежными средствами:

1) за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности –

штраф в 3-кратном размере неоприходованной суммы;

2) за осуществление расчетов  наличными денежными средствами  с другими

предприятиями, учреждениями и организациями  сверх установленных предельных сумм – штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа.

Согласно пункту 5 письма ЦБ РФ от 16 марта 1995г. №14-4/95 штрафные санкции подлежат применению в одностороннем порядке с покупателя;

3) за несоблюдение действующего  порядка хранения свободных денежных  средств, а также за накопление в кассах наличных денежных средств сверх установленных лимитов – штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной наличности (под сверхлимитной кассовой наличностью понимается средняя величина, рассчитанная исходя из суммы и количества дней превышения лимита остатка денег в кассе).

На руководителей предприятий, учреждений, допустивших указанные  нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством размере минимальной месячной оплаты труда.

За неустановление лимита кассы ответственность не установлена. Однако, как уже отмечалось, согласно Правилам по предприятию, не предоставившему расчет на установление лимита остатка кассы ни в одно из учреждений банков, лимит

остатка считается нулевым, а не сданная предприятием денежная наличность – сверхлимитной. Не установлены штрафные санкции также полученных наличных денег. Такая ответственность может быть установлена между предприятием и банком.

В том случае, если по условиям договора на расчетно-кассовое обслуживание о сборе денежной наличности между предприятием, обслуживающем его банком и управлением инкассации установлен сверхлимитный остаток в кассе в случае неприбытия инкассатора, то это не является нарушением порядка ведения кассовых операций. Согласно п.9 Указа Президента РФ от 23.05.94 № 1006 административная ответственность за накопление в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов, при таких обстоятельствах не применима.

Данный вывод подтверждается постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 5 ноября  1996г.  №3561/96.

Исчисление сумм административного  штрафа производится из расчета минимального размера оплаты труда, действующего на момент совершения указанного нарушения.

За нарушение требований Закона РФ “О применении  контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением” применяются штрафные санкции к организациям от 10-кратной до 350 - кратной величины установленного размера минимальной месячной оплаты труда в зависимости  от характера нарушения. Рассмотрим эту данный пункт подробнее: в случае ведения расчетов с населением без контрольно-кассовых машин -350-кратная величина ; при использовании неисправных машин -200-кратная величина ; если не вывешен ценник  на продаваемый товар или прейскурант на оказываемые услуги-100- кратный размер; в случае невыдачи чека или занижения суммы в чеке-10-кратная величина, но не менее 20%  от стоимости покупки).

 

1.1.4. Аудит  кассовых операций

 

Цель аудита кассовых операций:

• Проверка правильности оформления первичных документов и их обобщения в учетных регистрах.
• Проверка обоснованности хозяйственных операций.
• Правильность отражения на счетах синтетического и аналитического учета.
• Проверка соблюдения лимита остатка денег в кассе и расчета наличными деньгами в пределах установленных норм.

 

Источники информации для аудита кассовых операций:

• Приходный кассовый ордер (правильность заполнения, отражение хозяйственных операций, подписи, регистрация в журнале приходных/расходных ордеров).
• Расходный кассовый ордер (целевое использование наличных денег, есть ли две подписи – руководителя и главного бухгалтера, фактическое получения денег – соответствует ли дата получения, отражен ли документ удостоверяющий личность получателя – паспорт, военный билет).
• Журнал регистрации приходных и расходных документов (прошнурован, пронумерован и указано количество листов, подпись руководителя, регистрация в момент выписки ордера).
• Кассовая книга (прошнурована, пронумерована, подписи, печать, есть ли исправления).
• Журнал ордер №1 и ведомость №1 (правильность отражения хозяйственных операций).

 

Расчет лимита остатка денег в кассе:

Лимит остатка  денег в кассе – предельное значение количества денег в кассе, зависит от среднедневного поступления  денег в кассу.

1. Поступление денег за 3 мес. (квартал) – 50000 руб.
2. Количество рабочих дней кассы за 3 мес. (квартал) – 50 дней.
3. Среднедневное поступление 50000руб/50дн=1000 руб.
4. Испрашиваемый лимит у банка – 2000 руб.
5. Установленный лимит – 1200-1500 руб.

Изменение в  пользу увеличения лимита остатка денег  в кассе:

разбиваем 50000 руб. за квартал по месяцам:

за 1мес. – 10000 руб.,

за 2 мес. – 20000 руб.,

за 3 мес. – 20000 руб. при 15 днях работы кассы лимит = 1300руб.

и доказываем управляющему банка что нужно не 1000 руб., а 1500 руб. т.к. среднедневное поступление денег 1300руб.

 

Превышать лимит  можно в течение 3 дней, включая  день получения денежных средств, при  выдаче заработной платы.

 

Предельный  размер расчета наличными деньгами в РФ (Постановление ЦБ РФ за 1997г) 10000 руб. по одной сделке в день с  юридическим лицом, для потребкооперации – 15000 руб.

Штрафная  санкция рассчитывается так –  если выплачена наличными деньгами юридическому лицу сумма превышающая предельный размер расчета наличными деньгами, то штраф составит двойной размер суммы сделки: 10200*2=20400руб.

 

Проверяется также правильность хранения денег  в кассе и безопасность рабочего места кассира.

 

 

2. Документальное оформление кассовых операций     

 Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Минфином РФ.

Касса принимает  наличные деньги по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. При этом выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром. Отметим также, что при получении денег по чеку с расчетного счета выписывается приходный кассовый ордер, который регистрируется в журнале регистрации и на оборотной стороне корешка чека записываются номер и дата чека. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.

 Наличные  деньги выдаются по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которые ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера.

Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. Выписываются приходные и расходные кассовые ордера бухгалтером общего или финансового отдела или главным бухгалтером.

Деньги отдельному лицу, не работающему в данной организации, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.

Заработная  плата, пособия, премии выплачиваются  кассиром по платежным ведомостям без  составления расходного кассового  ордера на каждого получателя. По истечении  трех рабочих дней, установленных  для выплаты заработной платы, бухгалтер  выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и  выдаются только в день составления  этих документов. Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности она прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.

При завершении операции кассир обязан подписать расходный  или приходный кассовые ордера вместе с приложенными к ним документами, погасить их штампом или надписью; приходные документы - "получено", расходные - "оплачено", с указанием числа, месяца, года. Все приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных - кассовых ордеров и документу присваивается порядковый номер.

Журнал  регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

 

        

С принятием ГК РФ по статистике постановления  № 88 от 18 августа 1998 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Внесены изменения в постановление № 241 от 28 декабря 1989 г. «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций»

Утверждены согласованные с  Минфином России и Минэкономики России

унифицированные формы первичной учетной документации вступающие в действие с 1 января 1999 года: № КО-1 «Приходный кассовый ордер», № КО-2 «Расходный кассовый ордер», № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов», № КО-4 «Кассовая книга», № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств». Надо отметить, что постановление № 88 не внесло изменений в перечисленные первичные документы.

Прием наличных денег кассами предприятий  производится по приходным кассовым ордерам (унифицированная форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

При этом выдается квитанция, сдающему деньги лицу, о приеме денежной суммы, подписанная главным бухгалтером и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. (Приложение 1)

Кассир выдает деньги по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2),

платежным ведомостям (№№ Т-49; Т-51) или другим надлежаще оформленным документам (заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). (Приложение 2)

Расходные кассовые документы подписываются  главным бухгалтером. А на

ведомостях и заявлениях, кроме того, обязательна и разрешительная надпись

руководителя предприятия. В тех  случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру или заменяющему его

документу отдельному лицу кассир требует  предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Расписка в получении денег  может быть сделана получателем  только

собственноручно чернилами или  шариковой ручкой с указание / полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумм прописью не указывается.

Заработную  плату, пособия по  временной нетрудоспособности, премии кассир выплачивает по платежным  ведомостям.  На  титульном листе   платежной ведомости  делается  разрешительная  надпись  в  кассу  о  выдаче  денег  за подписями  руководителя   предприятия  и  главного бухгалтера,  с указанием сроков  выдачи денег   и  их  суммы  (прописью).

По истечении  трех  рабочих  дней  после получения денег  из учреждения

банка  для  оплаты  труда,  пособий,  премий  кассир  в  платежной  ведомости против фамилии  лиц, не  получивших деньги, делает  пометку  от  руки “Депонировано”,  затем  составляет  реестр    депонированных   сумм.  В

ведомости  кассир  делает  надпись    о  фактически   выплаченных   и

неполученных   суммах,   которую  заверяет  своей подписью. На выписанный по платежной   ведомости  сумму  выписывают  расходный  кассовый  ордер.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача по доверенности производится лицу, указанному в доверенности, при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.