Учет денежной наличности в кассе

Кассир согласно законодательства о материальной ответственности  рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Денежные расчеты при осуществлении  торговых операций или оказании услуг  на территории РФ, производятся всеми предприятиями с обязательным применением применении контрольно-кассовых машин, согласно ст.1 Закона РФ от 18 июня 1993г. №5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением».

Поступление денежных средств осуществляется: с расчетного счета в банке

(заработная плата, пособия, хозяйственные  расходы и т.д.); с платежей

наличными за реализованные товарно-материальные ценности; возврат ранее

выданных сумм.

Предприятия не имеют права накапливать  в своих кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты.

Наличные деньги, полученные кассой, расходуются на выплату заработной платы и других платежей работникам, выдаются на хозяйственные и другие расходы или вносятся на счета в банках.

     С 1 января 2012 года на территории  Российской Федерации вводится  в действие новый порядок ведения  организациями и индивидуальными  предпринимателями кассовых операций  с наличностью. 

Минюст  России 24.11.2011 под номером 22394 зарегистрировал  Положение Банка России от 12.10.2011 № 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой  Банка России на территории Российской Федерации" (далее по тексту - Положение), которое опубликовано 30.11.2011 в журнале "Вестник Банка России" № 66.

Положение вступает в силу с 1 января 2012 года в  соответствии с решением Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 12.10.2011 № 18). Новый документ заменит прежний Порядок, утвержденный решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40 (далее по тексту - Порядок). ЦБ РФ Указанием от 13.12.2011 № 2750-У отменил старый порядок.

 

              1.1.1. Ограничения хранения наличных  денежных средств             

Согласно действующему законодательству предприятия вправе иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятия. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно по всем предприятиям имеющих кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие

представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое

обслуживание, расчет по установленной  форме. По предприятию, в состав

которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса  и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений.

При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях  банков предприятие, по своему усмотрению, обращается в одно из учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие должно направить уведомления об установленном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета.

Предприятия, которые не предоставили расчет на установление лимита остатка наличных в кассе ни в одно из учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета.

     Суть лимитирования хранения денежных средств состоит в том, что остаток денег в кассе на конец дня (конечное сальдо по счету №50 «Касса» за день) не должен превышать установленного лимита остатка. Обороты же по счету №50 за день могут превышать установленный лимит.

Неиспользованные в 3-дневный срок наличные денежные средства, полученные в банке на оплату труда, а также вся денежная наличность, превышающая установленный лимит хранения наличных денег, подлежит сдаче в обслуживающие учреждения банков.

Сдача сверхлимитных денежных средств  может производиться:

-непосредственно в кассу учреждения  банка;

-предприятиям Государственного  комитета РФ по связи и информатизации

(Госкомсвязи) для перевода на  соответствующие счета в банках;

-на договорных условиях через  инкассаторские службы учреждений  банков или специализированные службы, имеющие лицензию ЦБ РФ на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителем исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков. При этом устанавливаются следующие сроки сдачи предприятиями наличных денежных средств:

-для предприятий, расположенных  в населенном пункте, где имеются  учреждения банков, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;

-для предприятий, которые в  силу специфики своей деятельности  и режима

работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы

учреждения банка не могут ежедневно  в конце рабочего дня сдавать  наличные

денежные средства в учреждения банков, - на следующий день;

-для предприятий, расположенных  в населенном пункте, где нет  учреждений

банков, а также находящихся  от них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в

несколько дней.

Наличные деньги, принятые от физических лиц в уплату налогов, страховых  и других сборов, сдаются непосредственно в учреждения банков.

В отдельных случаях предприятия  имеют право хранить в своих  кассах и

сверхлимитные денежные средства.

В таких случаях предприятиям необходимо соблюдать следующие условия:

-данные сверхлимитные средства  быть предназначены для оплаты  труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий;

-срок наличия сверхлимитных  средств в кассе не должен превышать 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – до 5-ти дней);

-указанные сверхлимитные остатки  должны быть получены в обслуживающем предприятие банковском учреждении, а не накоплены за счет выручки, поступающей в его кассу.

Таким образом, для правильного  определения потребности предприятия  в наличных денежных средствах с учетом установленного ему лимита, сумма, подлежащая снятию с расчетного счета, определяется по формуле:

                              П = ОР + Л – ОП – О,                             

Где П – потребность; ОР – ожидаемый расход; Л – лимит хранения денежных средств;

ОП – ожидаемый приход наличных денежных средств в кассу предприятия за счет выручки от реализации и других операций; О – остаток наличных денежных средств в кассе на дату определения потребности.

Если предприятием исчерпан остаток  наличных денежных средств в пределах лимита, согласно Указу Президента РФ от 18 августа 1996 г. №1212 предприятия имеют право на получение наличных денежных средств в размере, необходимом на оплату труда, хозяйственные нужды и командировочные расходы.

 

Для ведения кассовых операций юридические  лица, индивидуальные предприниматели  должны установить лимит остатка  наличных денежных средств, который  может храниться в кассе. Под  кассой имеется в виду место для  проведения кассовых операций. Это  место определяет руководитель юридического лица, индивидуальный предприниматель. Лимит определяется на конец рабочего дня после выведения остатка  в кассовой книге.

Лимит определяет само юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, а  не обслуживающий банк, как было указано в пункте 5 Порядка. Об установленном  лимите в обязательном порядке следует  издать распорядительный документ (к  примеру, приказ, распоряжение).

Наличные  деньги сверх установленного лимита следует хранить на банковских счетах в банках. Деньги в банк, инкассаторам или на почту должен сдавать уполномоченный представитель юридического лица, индивидуальный предприниматель или его уполномоченный представитель.

Накопление  денег сверх лимита допускается  не только в дни выплаты зарплаты, как раньше, но и в выходные (праздничные) дни, если в этот день организация  осуществляет кассовые операции (п. 1.4 Положения). По мнению автора, последнее  уточнение важно, поскольку часто  встречается ситуация, когда бухгалтерия  в выходные не работает, а структурное  подразделение бизнеса работает и принимает платежи от физических лиц. И бухгалтеры в этой ситуации часто задавали вопросы о том, как считать лимит кассы в  выходные дни.

Кроме того, выплата заработной платы теперь может осуществляться в течение  пяти рабочих дней (п. 4.6 Положения), а не трех, как было раньше (п. 9 Порядка).

Порядок расчета лимита кассы приведен в  приложении. Лимит рассчитывается по специальной формуле, в которой  задействованы объемы поступления  выручки, расчетный период (порядка 92 дней), а также период времени  между днями сдачи наличных в  банк. Впервые установлено, что этот период не должен превышать семи рабочих дней, а в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней. Исключение составляют только действия непреодолимой силы.

Приведена также формула расчета лимита для случая отсутствия поступлений  выручки.

Представляется, что с введением нового порядка  расчета лимита должен быть отменен  порядок и форма расчета лимита, установленные в Положении ЦБР  от 05.01.1998 № 14-П "О правилах организации  наличного денежного обращения  на территории Российской Федерации" (утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол № 47).

Отрадно отметить, что в Положении нет  требований по оборудованию специальной  кассовой комнаты. Мероприятия по обеспечению  сохранности наличных денег при  ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки  проведения проверок фактического наличия  наличных денег определяются юридическим  лицом, индивидуальным предпринимателем (п. 1.11 Положения).

В условиях, когда подотчетные денежные средства практически всеми организациями  перечисляются работникам в безналичном  порядке на банковские карты, формально  при прохождении по кассе незначительных сумм, к примеру, по возврату средств  из подотчета, трактовалось налоговым  органам как нарушение Порядка. Это позволяло налагать на организации  административные штрафы по статье 15.1 КоАП РФ. Напомним, что недавно Верховный  суд РФ в решении от 20.07.2011 № ГКПИ11-484 указал, что обособленные подразделения компаний не обязаны иметь специальные кассовые комнаты

 

           1.1.2. Предельный размер расчетов наличных денежных средств          

Во всех случаях при расходовании наличных денег предприятиям необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами.

Письмом ЦБ РФ от 7 октября 1998г. №375-У  «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами» был установлен предельный размер расчет:

-между юридическими лицами –  10 тыс. рублей;

-для предприятий потребительской  кооперации за приобретаемые  товары,

сельскохозяйственные продукты, сырье  – 15 тыс. рублей;

-для предприятий и организаций  торговли ГУИН МВД при закупке  товаров у

юридических лиц -  15 тыс. рублей.

Согласно п1 Письма ЦБ РФ от 16 марта 1995г. №14-4/95 «О разъяснениях по

отдельным вопросам Порядка ведения  кассовых операций в РФ и условий  работы с денежной наличностью»: под термином «один платеж» понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам.

Подтверждением расходования наличных денег при этом являются: копия  товарного чека, счет, накладная, отчет подотчетного лица о расходовании полученных наличных денег с приложением первичных документов.

  

1.1.3. Ответственность за несоблюдение Порядка ведения кассовых операций   

К предприятиям, не соблюдающим порядок  ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности,                    предусмотренные действующим законодательством РФ.