Учет, анализ и контроль расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

Рассмотрим пример расчетов за выполненные работы. Так, КГТТ заключил договор с ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии» на проведение работ по санитарно-эпидемиологическим обследованиям помещений за счет бюджетных средств. Цена договора 6 359,89 рублей, оплата производится в размере 100% после фактического выполнения всех работ согласно договора. После подписания акта сдачи-приемки выполненных работ (Приложение П) и получения счет-фактуры с ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии» был произведен расчет. В бухгалтерском учете сделаны записи (таблицу 3).

Таблица 3 – Бухгалтерские записи по расчетам за выполненные работы

Наименование операции	Корреспонденция счетов		Сумма, руб.
	Дебет	Кредит
Приняты к учету выполненные  работы по санитарно-эпидемиологическим обследованиям	140101226	130209730	6359,89
Оплата выполненных работ на основание счет-фактуры и акта сдачи-приемки выполненных работ	130209830	130405226	6359,89

Согласно ст. 73 БК РФ в КГТТ ведется реестр закупок, осуществленных без заключения государственных контрактов. Реестр закупок – это документ, в котором должен быть прописан перечень приобретенных товаров (работ, услуг), оплаченных учреждением. К нему предъявляются обязательные требования, в частности, он должен содержать следующие сведения:

1) краткое наименование закупаемых товаров, выполняемых работ и оказываемых услуг;

2) наименование и местонахождение поставщиков, подрядчиков и исполнителей услуг;

3) цену и дату закупки [1].

Наименования поставщиков, подрядчиков и исполнителей устанавливаются их учредительными документами. Местом нахождения поставщиков, подрядчиков и исполнителей считается место их государственной регистрации в качестве юридического лица, а если поставщиком, подрядчиком или исполнителем является индивидуальный предприниматель, то его место жительства. Датой закупки считается дата заключения договора поставки, подряда или возмездного оказания услуг [46].

Одним из условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, является инвентаризация. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие имущества и обязательств, их состояние и правильность оценки. В КГТТ инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками не проводится, что является грубым нарушением методологии учета.

Порядок проведения инвентаризации определяется учреждением самостоятельно и закрепляется в учетной политике, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным. Случаи обязательного проведения инвентаризации:

1) при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

3) при смене материально ответственных лиц;

4) при выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи имущества;

5) в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

6) при реорганизации или ликвидации организации;

7) в других случаях, предусмотренных законодательством РФ [6].

Следовательно, в обязательном порядке должна проводиться инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (не ранее 1 октября отчетного года). Результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без пропусков или изъятий.

В соответствии с п. 7 Инструкции № 148н инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств осуществляется учреждением в соответствии с нормативными правовыми актами Минфина. Следовательно, при проведении инвентаризации следует руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 [15]. 

Инвентаризация расчетов может быть не только частью обязательной полной инвентаризации имущества и обязательств, проводимой перед составлением годового отчета, но и действенным механизмом текущего контроля, способствующим повышению эффективности использования бюджетных средств организации, сокращению дебиторской и кредиторской задолженностей, улучшению взаиморасчетов по заключенным договорам и своевременности поставок товарно-материальных ценностей.

К основным целям инвентаризации расчетов относятся выявление дебиторской задолженности организации для сопоставления с данными бухгалтерского учета и проверка полноты отражения в учете кредиторской задолженности. Наиболее целесообразной и рациональной представляется ежеквартальная инвентаризация расчетов.

Порядок проведения инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками в учреждении условно можно разделить на следующие этапы:

– подготовительный этап, включает в себя следующие мероприятия:

1) назначение инвентаризационной комиссии;

2) подготовка приказа о проведении инвентаризации;

3) определение сроков проведения инвентаризации;

4) определение сумм дебиторской и кредиторской задолженности по учетным данным.

Кроме того, необходимо, чтобы к началу проведения инвентаризации все денежные средства бюджета и внебюджетных источников были подтверждены банковскими выписками и актами сверок. Приказ о проведении инвентаризации готовится не менее чем за 10 дней до наступления срока ее проведения.

– сравнительно-аналитический этап:

1) проверка и сопоставление данных инвентаризационной описи и актов инвентаризации с данными бухгалтерского учета;

2) выявление расхождений;

3) оформление заключения комиссии (подготовка предложений по отражению в учете результатов инвентаризации).

– заключительный этап:

1) оформление инвентаризационной описи и акта о результатах инвентаризации;

2) внесение бухгалтерских записей в учетные регистры по результатам инвентаризации.

Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся в учете. Для этого составляются акты сверки (Приложение Р) расчетов с контрагентами, в которых указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), суммы оплаты и реквизиты платежных документов. Акты сверки оформляются по состоянию на отчетную дату. Их форма законодательно не утверждена, поэтому учреждение может ее самостоятельно разработать и утвердить в качестве отдельного приложения к учетной политике организации.

Результаты проведенной инвентаризации оформляются Инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089), утвержденной Приказом Минфина РФ №123н [17].

Инвентаризационная опись отражает:

– сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;

– наименование дебитора (кредитора);

– номер счета бюджетного учета;

– общую сумму задолженности по балансу, в том числе подтвержденная дебиторами (кредиторами), не подтвержденная дебиторами (кредиторами), с истекшим сроком исковой давности. Подтвержденной считается задолженность, по которой получен акт сверки подписанный контрагентом.

Инвентаризационная опись подписывается  председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии учреждения [17]. В инвентаризационную опись, а также в акты инвентаризации вносятся сведения о реальности дебиторской и кредиторской задолженности. Инвентаризационная комиссия КГТТ должна обеспечивать полноту и точность внесения в Опись данных бюджетного учета. Опись составляется в одном экземпляре и хранится не менее пяти лет.

Исправление ошибок в описи производится путем зачеркивания одной чертой неправильных записей с проставлением над ними правильных данных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии; незаполненные строки в описи прочеркиваются.

Инвентаризацию проводят в присутствии лица, ответственного за ведение документов по расчетам с контрагентами. Если ответственный  работник отсутствует, выверка сумм и документов проводится без него. На результаты инвентаризации это не влияет. В то же время отсутствие одного из членов комиссии в момент инвентаризации дает основание считать ее результаты недействительными. В данной ситуации рекомендуем назначить таким сотрудникам приказом руководителя замену. При выявлении расхождений между данными бухгалтерского учета и фактическим состоянием расчетов бухгалтер должен составить соответствующие записи, которые привели бы данные бюджетного учета в полное соответствие с полученными в результате инвентаризации данными о реальных суммах задолженностей и обязательств.

Результаты годовой  инвентаризации должны найти отражение  в бухгалтерском учете не позднее 31 декабря текущего года.

По результатам инвентаризации выявляются безнадежная дебиторская и невостребованная кредиторская задолженности, которые при несвоевременном списании могут привести к искажению данных бюджетной отчетности, а следовательно, к их недостоверности. Прежде чем отразить в бюджетном учете списание указанных задолженностей, необходимо их выявить, то есть определить, какую числящуюся в учете задолженность можно признать безнадежной (нереальной для взыскания) или невостребованной. ГК РФ предусматривает следующие основания признания задолженности безнадежной:

1) истечение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ);

2) прекращение обязательства вследствие невозможности его исполнения (ст. 416 ГК РФ);

3) прекращение обязательства на основание акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ);

4) ликвидация юридического лица (ст. 419 ГК РФ) или смерть гражданина (ст. 418 ГК РФ) [2].

Инструкция по бюджетному учету № 148н регулирует только порядок отражения в бюджетном учете операций по списанию дебиторской и кредиторской задолженностей с истекшим сроком исковой давности и других долгов, нереальных для взыскания (погашения). В соответствии со статьей 195 ГК РФ исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Различают следующие сроки исковой давности:

1) общий, который равен трем годам (ст. 196 ГК РФ);

2) специальный (ст. 197 ГК РФ) – для отдельных видов требований он может быть сокращенным или более длительным по сравнению с общим сроком. Например, согласно п. 2 ст. 181 ГК РФ срок исковой давности по требованию о признании оспоримой сделки недействительной и применении последствий ее недействительности равен одному году.

По общему правилу (п. 1 ст. 200 ГК РФ) течение срока исковой  давности начинается со дня, когда лицо узнало (должно было узнать) о нарушении  своего права. Трудностей не возникает, если срок исполнения обязательства обозначен в договоре. В этом случае течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. Сложнее, если договор не предусматривает срока исполнения обязательства. В такой ситуации применим пункт 2 статьи 314 ГК РФ: обязательство, которое не предусматривает срока исполнения и не содержит условий, позволяющих его определить, должно быть исполнено в разумный срок после возникновения (к примеру, 30 дней с даты фактической передачи товаров (работ, услуг), указанной в накладной).

Сроки исковой давности и порядок их исчисления не могут  быть изменены соглашением сторон. Основания приостановления и перерыва течения сроков исковой давности устанавливает ГК РФ [2] и другие законы (ст. 198 ГК РФ). В случае прерывания течение срока исковой давности начинается заново, а время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок (ст. 203 ГК РФ).

Прерывание срока исковой  давности означает, что задолженность (как дебиторскую, так и кредиторскую) нельзя списать с бюджетного учета. Согласно статье 203 ГК РФ течение срока исковой давности прерывается в случае:

1) предъявления иска в установленном порядке, когда кредитор обращается с иском в суд (однако если суд оставляет иск без рассмотрения, то срок исковой давности по иску не прерывается);

2) совершения должником действий, свидетельствующих о признании долга. К таким действиям, в частности, могут относиться (п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 12 ноября 2001 г. № 15, Пленума ВАС РФ от 15 ноября 2001 г. № 18 «О некоторых вопросах, связанных с применением норм ГК РФ об исковой давности», письмо УФНС по г. Москве от 2 августа 2006 г. №20-12/68343):

3) претензии;

4) частичная оплата задолженности;

5) уплата процентов за просрочку платежа;

6) изменение договора, из которого следует, что должник признает наличие долга;

7) обращение к кредитору с просьбой об отсрочке платежа;

8) заявление о зачете взаимных требований;

9) соглашение о реструктуризации долга;

10) подписание акта сверки задолженности, то есть письменное подтверждение признания наличия задолженности и т. п.

Следует отметить, что  подписание акта сверки расчетов с  контрагентом служит доказательством  признания долга перед поставщиком  или подрядчиком. Однако получение письменного подтверждения долга после того, как срок исковой давности истек, никакого влияния на этот срок не оказывает. Срок исковой давности прерывается каждый раз, как только обязанное лицо совершило вышеперечисленные действия, и без какого-либо ограничения [44].